В 2016 году большое количество заказов поступает на различного рода корпоративные сессии, которые компании проводят со своими сотрудниками, решая куда двигаться дальше, как менять собственную бизнес-модель, как становиться более гибкими и адаптивными. При этом клиенты называют "стратегическими" мероприятия с очень разными целями и составом участников. В статье я поделюсь опытом проведения таких сессий, сделав акцент на самых важных моментах, о которых должен не забыть организатор и о которых необходимо однозначно договориться с заказчиком.
Итак, представим, что есть запрос на проведение стратегической сессиипродолжительностью от одного до трёх дней для 20–50 или даже 100 участников. Может быть также сложный вариант, с участием менеджеров из материнской компании или клиентов, что добавляет больше подготовительной работы.
В случае, если на сессии будут присутствовать люди из других компаний, стоит прояснить ещё несколько вопросов:
Важно также договориться о том, что главный заказчик откроет сессию и своими словами в течение минут пяти расскажет о целях и задачах, и почему так важно её провести здесь и сейчас. Для участников встречи — это подтверждение статуса и значимости данного мероприятия и зачастую дополнительная мотивация внести свой вклад в решение важных для компании вопросов. А для ведущего это подтверждение мандата на проведение мероприятия.
Сами формулировки вопросов для проработки командами очень полезно написать на языке, принятом в компании, узнаваемыми для них словами.
По моему опыту, в создаваемом сценарии мероприятия, сначала описывается максимальное количество активностей в идеальных условиях, когда не возникает ни единого сбоя и командам не требуется дополнительное время, а также никто ничего не уточняет и не комментирует. На практике же обязательно возникают задержки: ожидание того, пока все соберутся; какая-то тема так увлечёт, что нужно больше времени; разъяснение какой-то задачи. Поэтому ведущему надо быть готовым в любой момент перекроить план, понимая, какие обсуждения в командах обязательны, а чем можно пожертвовать. Нужен заранее проработанный запасной сценарий, сокращённая на половину версия основного плана.
Первые полчаса сессии обычно уходят на озвучивание её целей и задач, основных этапов предстоящей работы и правил работы.
Вот несколько полезных общих правил взаимодействия:
По мере того, как будет развиваться дискуссия, вам, возможно, нужно будет возвращаться к этим правилам и напоминать о них.
Для начала нужно растопить лёд и побудить участников сессии включать воображение. Этот инструмент очень важно задействовать, помимо строгой логики, которой придерживаются почти все сотрудники больших компаний. Могу порекомендовать работу с фотографиями. Как бы люди не были хорошо знакомы друг с другом, им нужно начать общаться и настроиться на проработку темы. Для этого лучше всего работает тема выбора фотообраза.
На этом этапе использовать фото можно для необычного представления участников и лучшего знакомства друг с другом. Например, можно предложить участникам выбрать из разных картинок мостов, зданий и механизмов то, что больше всего понравится, и рассказать, что привлекло внимание и похоже ли оно в чем-то на самого человека.
Если нет времени или задачи знакомить людей, то с помощью тех же фотографий можно сразу перейти к обсуждению темы работы группы. Самой простой вариант — попросить каждого участника выбрать две фотографии: как есть сейчас и как мы хотим, чтобы было в будущем. После чего начать создавать на стене общую картину: слева вывешивать образы как есть, а справа — как должно быть, и просить каждого кратко прокомментировать. Можно также зафиксировать ключевые слова к выбранным фото-образам. Это очень наглядно продемонстрирует всей группе то, как каждый понимает текущую ситуацию, есть ли похожие образы, и самое главное — начнётся процесс создание общего видения будущего всей командой.
Фотографии можно и нужно использовать самые разные, с разными эмоциями и красками жизни, поскольку люди, выбрав созвучный себе образ, обязательно расскажут свои ассоциации. После этого можно переходить непосредственно к проработке актуальных для компании вопросов.
В ходе сессии крайне важно отслеживать время на каждую из дискуссий и уметь управлять обсуждением, особенно если вдруг команданачинает уходить от темы. Бывает, что сам заказчик начинает "подруливать" и пытаться по привычке управлять ходом сессии самостоятельно. Здесь мягко и настойчиво стоит обозначить, что структура сессии и её ведение — ваша зона ответственности, а вот содержание получаемых результатов — его и его команды. Этого обычно бывает достаточно, чтобы все сфокусировались на своей теме.
Основное внимание на этом этапе нужно сделать на том, чтобы не упустить ничего ценного из предложенного командой и передать это заказчику в том формате, который максимально привычен и полезен ему.
Вспоминаю одну из первых своих сессий, перед которой я не уточнила, а в каком виде нужно предоставить итоги. Подготовив презентацию с большим количеством фото и видеоматериалов и подробный Excel-файл с планом действий, я была очень удивлена, когда узнала, что итоговый отчёт никуда не годится. Оказалось, что и для бухгалтерии, и для менеджера, который отслеживал реализацию договорённостей по сессии, было достаточно простого документа в Word, в котором зафиксированы основные решения команды. Обсудив это заранее, я бы сэкономила очень много времени на формировании и переделывании отчета.
В заключение хочу ещё раз отметить, что подготовка и проведение стратегической сессии — очень живой и динамичный процесс. Он очень похож на джазовую импровизацию: вы много готовитесь, разучиваете ноты и джазовые композиции. А в момент начала выступления доверяетесь музыкальному потоку и следуете своей интуиции и ощущению момента. Также и проведение стратегической сессии: очень важно организационно и содержательно подготовиться к ней, иметь как минимум два сценария в запасе, а уже по ходу сессии, наблюдая за тем как команды справляются с задачами, быть готовым следовать за потоком командной работы и оперативно вносить изменения.
|
|
||
e-xecutive.ru. | ||
|
||
27 июля 2016. | ||
|
||
Тренинги для руководителей; Управление персоналом. |