Насколько эффективна ваша система измерения производительности? Как эти измерения помогают вам понимать, эффективно ли вы управляете людьми? Нужны ли вам тренинги по управлению персоналом, связанные с производительностью? Все ли в порядке в вашей компании с производительностью или над чем стоит поработать?
Изменилась ли производительность после проведения серии тренингов по управлению персоналом или после новой корпоративной практики организации тимбилдингов? Как замеряют производительность на старте и в последующем, как часто это делают?
Многие компании задавались вопросом, насколько важно измерять эффективность производства и производительность труда. В связи с этим HR-платформа Hibob провела опрос: разные компании отвечали на вопросы на тему измерения производительности.
Что известно об измерении производительности в разных компаниях
Исследователей интересовало, как в разных компаниях измеряется производительность, насколько важны периодические проверки производительности, с какой периодичностью их нужно проводить.
Опрос включал, в частности, такие вопросы:
- Как вы измеряете производительность.
- Как производительность влияет на то, как вы управляете персоналом.
- Насколько точно вам удаётся измерить производительность.
- Насколько вам удаётся понять, выполняются ли меры по повышению производительности.
- Получают ли сотрудники достаточно обратной связи при выполнении программ по повышению производительности.
- Почувствовали ли вы недостаток информации для замеров производительности.
Чтобы измерять производительность, нужно иметь данные. Каждая компания сама для себя решает, какие данные и как собирать. Достаточно ли у компаний данных для замеров? Оказалось, что большинству компаний для измерения производительности данных хватает.
Результаты опроса показали, что 71% респондентов имеют достаточно информации для периодических измерений производительности. Остальная часть опрошенных призналась, что:
- Им не хватает чётких целей и задач, поэтому с измерениями возникают трудности.
- Менеджеры недостаточно инициативны, чтобы собирать фидбек от сотрудников.
- Документирование в компании ведётся непоследовательно, что не позволяет обеспечить полноту данных.
86,5% опрошенных считают, что установка целей является ключевым компонентом в измерении производительности. Как они это объясняют:
- Людям важно знать, зачем и с какой целью они работают и куда движутся. Для каждого члена команды ценно понимание чёткого направления.
- Если нет цели, невозможно измерить производительность.
- Постановка цели позволяет задать ожидания с обеих сторон.
73% опрошенных осознали, что у них есть детальное понимание того, какова структура производительности их предприятия.
Задавался также вопрос, как часто участники опроса проводят замеры производительности. Вот какие результаты были собраны:
- 35,2% делают замеры производительности раз в год.
- 34,2% каждые полгода.
- 9% раз в месяц.
- 21,9% непрерывно, по ходу работы.
Есть мнение, что если больше платить, то производительность автоматически будет выше. Но опрос предположение не подтвердил: это оказалось справедливым лишь для части опрошенных.
На вопрос, связано ли в компании обсуждение производительности напрямую с обсуждением заработной платы, ответ "да" дали только 32%, а 68% — дали ответ "нет": производительность прямо не связана с зарплатой.
63,9% верят, что производительность и обратная связь важны для сотрудников.
62,2% верят, что производительность и обратная связь важны для эффективности бизнеса.
На вопрос, что, по всей вероятности, больше всего мотивирует ваших сотрудников, много вариантов одновременно заняли высокие позиции — 4 из 5, с небольшим преимуществом в пользу вариантов "Ощущение своей ценности" (5 из 5) и "Социальный пакет" (4,5 из 5). Это позволяет сделать определённые выводы.
Вот как выглядит весь список самых важных факторов производительности:
- Зарплата.
- Соцпакет.
- Ощущение своей ценности.
- Обучение и развитие.
- Работа в окружении приятных людей.
- Успех компании.
На вопрос, насколько гибок ваш текущий инструмент управления производительностью, были получены следующие ответы:
- Не очень — 12,9%.
- Недостаточно гибок — 15,5%.
- Адекватно — 42,9%.
- Достаточно гибок — 22,3%.
- Очень гибок — 6,4%.
Как измеряют производительность офисных сотрудников
Понимая, что производительность важна для сотрудников и для эффективности бизнеса, каждая компания находит свой путь измерения производительности. С этим возникает ряд трудностей. Часто руководитель, поставив задачу, может зафиксировать только следующие моменты:
- Выполнена ли работа в срок.
- Удовлетворителен ли результат и каково его качество.
Вопросы, сколько времени было потрачено на работу, насколько усердно её выполняли, так и остаются без ответов. На тренингах по управлению персоналом можно обучиться некоторым приёмам управления производительностью, которые особенно актуальны для больших организаций. В крупных компаниях, в отличие от маленьких коллективов, во-первых, очень трудно отследить "на глаз" эффективность работы сотрудников, во-вторых, рост производительности может существенно повлиять на эффективность всего предприятия.
Основные вопросы, которые возникают у руководителей крупных предприятий с большим количеством линейных сотрудников:
- Насколько продуктивны сотрудники.
- Каким способом можно повысить их продуктивность.
Одним их способов ответа на эти вопросы может быть следующее вычисление:
- Взять время, отработанное сотрудником.
- Поделить его на результат труда сотрудника за это время.
- Получим производительность за единицу времени, например, количество звонков в час.
Но для того, чтобы это осуществить, нужно научиться измерять время и результаты труда. Во многих компаниях научились измерять результат труда, используя KPI, планирование и другие способы.
Как оказалось, больше сложностей возникает с измерением времени, поскольку просто ограничиться рабочими часами недостаточно. Несколько сотрудников могут выполнить за день один и тот же объем работ, затратив на работу разное количество времени. Для определения, на что уходит время сотрудника, используют метод фотографии рабочего дня, системы измерения рабочего времени, отчёты, опросы и другие инструменты.
Рассмотрим измерение производительности на примере учёта рабочего времени с помощью фотографии рабочего дня.
Предположим, в отделе работает несколько человек, которые готовят и загружают в базу документы. Результат их работы измеряется количеством документов. Норма — по 10 документов в течение рабочего дня.
Все сотрудники загружают по 10 документов в день. Казалось бы, руководителя ничего больше не должно интересовать. Однако у руководителя могут возникнуть такие вопросы:
- 10 — это максимальное количество, которое может загрузить один сотрудник в день?
- Сколько времени уходит на загрузку одного документа?
- Как можно добиться более высоких результатов?
Используя фотографию рабочего дня (фиксирование времени выполнения каждой операции на протяжении всего дня), выясняется, что один сотрудник на работу с документами потратил 8 часов (все рабочее время), а другой всего 4. Выходит, для некоторых сотрудников 10 документов — максимум, а для некоторых только половина из возможного.
Однако, это не значит, что первые ленивы или плохи: они трудолюбивы, упорны, и существуют причины, почему они делают работу медленнее. Выясняя причины, может оказаться, что они хуже знают программу, медленно печатают, или делают работу качественнее в отличие от сотрудников второй группы. В первом случае нужно провести обучение для медлительных сотрудников, во втором — для более быстрых.
Как использовать результаты замеров производительности
Существуют тренинги по управлению персоналом, где можно обучиться методам и инструментам сбора информации, которая может стать источником для принятия решений по оптимизации труда.
Если группа сотрудников имеет все возможности работать быстрее, но не стремится к этому, значит, ей недостаточно мотивации. В любом случае, зная реальную производительность, можно делать выводы и искать решения.
Измерение производительности может помочь обнаружить целые отделы с избытком или недостатком нагрузки, принять меры по повышению эффективности и мотивации, наметить дальнейшие шаги исследования обнаруженных "узких мест". На базе результатов измерения производительности можно установить другую норму, сегментировать норму для новичков и опытных и т.д. Иногда для обнаружения необходимости в замерах достаточно даже не проводить сложные измерения, такие как фотография рабочего дня и пр., а просто проанализировать выполненный объем работ отделов или отдельных сотрудников.
Важно не только собрать информацию, но и грамотно её интерпретировать, а ещё важнее — грамотно выбрать методы повышения эффективности. К примеру, обучение, назначенное персоналу с низкой мотивацией, будет неэффективным, тогда как мероприятия на сплочение коллектива могут поднять мотивацию и сформировать крепкие команды.
Организация тимбилдинга как метод повышения производительности
В свете рассматриваемой темы нельзя не вспомнить о важном методе повышения производительности, о котором часто забывают. Это организация тимбилдингов.
В любом коллективе важна психологическая атмосфера, о чем свидетельствуют и приведённые выше результаты опроса. Там было отмечено, что ощущение собственной ценности для сотрудников имеет первостепенную роль и самое высокое влияние на производительность. Дружная команда позволяет получать такое ощущение и усиливать его.
Роль предприятия, которое хочет влиять на человеческий фактор для увеличения производительности труда — наладить коммуникации внутри компании. Организация тимбилдинга позволяет решить эту задачу.
Основатель концепции тимбилдинга Элтон Мейо, в своё время изучив влияние различных факторов на производительность труда в компании Western Hawthorne Works, доказал, что социально-психологические факторы оказывают более сильное воздействие на производительность труда сотрудников, чем любые другие факторы. Тогда после ряда экспериментов и выводов он пришёл к идее тимбилдинга как к решению задачи повышения производительности самым оптимальным и здоровым путём. Тимбилдинги и другие подобные мероприятия, повышающие ощущение собственной важности и значимости, неизменно и естественно приводят к укреплению психологического здоровья, повышению интереса к работе, и, как следствие, к более высокой производительности.
