В результате деятельности каждой организации образуется масса различной документации. Существенную часть от общего объёма занимают документы, связанные с комплектованием и учётом персонала компании. Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью жизнедеятельности каждой организации, вне зависимости от организационно-правовой формы и численности компании. Трудовое законодательство Российской Федерации требует ведение кадрового делопроизводства с самого начала существования компании. Это достаточно сложный и трудоёмкий процесс, который требует профессиональных навыков и знаний. При этом далеко не каждый руководитель осознает важность именно этой группы документов, и, как следствие, кадровое делопроизводство зачастую ведётся по остаточному принципу, сотрудниками, не имеющими специальной подготовки — секретарями, менеджерами, бухгалтерами. О важности учёта кадров и наличия кадровых документов руководство вспоминает только при появлении проверяющего (государственного инспектора труда, налогового инспектора) или иска в суд, поданного уволенным работником.
Так давайте определим — зачем же нужно кадровое делопроизводство? Ответ довольно прост: во-первых, это требование Российского законодательства. Во-вторых, это помогает упорядочить взаимоотношения между работником и работодателем, сделать их прозрачными и понятными. И, в-третьих, правильное ведение кадровых документов позволит избежать досадных ошибок и, как следствие, штрафов со стороны Государственной инспекции труда и судебных издержек в случае трудовых споров или выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства РФ.
Рассмотрим данные утверждения более подробно.
Каждый работодатель должен понимать, что функционировать в правовом поле гораздо безопаснее. И, прежде всего, для него самого. Качественный трудовой договор, должностная инструкция и Правила внутреннего трудового распорядка помогут не только поддерживать дисциплину в компании, но и призвать работника к ответственности в случае нарушения им правил и распорядка, или если тот, например, раскрыл коммерческую тайну или оказался недобросовестным сотрудником, отвечающим за материальные ресурсы или денежные средства.
Также не стоит забывать, что по закону ответственность на нарушение трудового законодательства несут руководители и иные должностные лица организации. При отсутствии кадровых документов государственный инспектор труда вполне законно может привлечь организацию к ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ: "Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30.000 до 50.000 рублей. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей". Следует отметить, что повторное нарушение увеличивает сумму штрафов в разы, а также может повлечь дисквалификацию должностного лица на срок от 1 года до 3 лет.
Подобных неприятностей можно легко избежать, потратив гораздо меньшую сумму на профессиональное обучение сотрудников, ведущих кадровый учёт в организации в учебном центре "Класс-Сервис".
Казалось бы, что здесь сложного — принять сотрудника на работу или предоставить ему положенный по закону отпуск? Для наиболее скептически настроенных руководителей поясним: действительно, зная алгоритм работы с кадровой документацией, даже не очень опытному сотруднику по силам составить приказы такого характера. А как быть с не стандартными ситуациями? Поверьте, в работе кадровой службы достаточно "не идеальных" случаев, которые требуют от кадровика большего, чем простое знание технологии работы с документами и владение компьютерными программами.
Например, если вновь принятый работник менее чем 2 года назад занимал должность государственной или муниципальной службы, простой процедуры оформления приёма на работу будет не достаточно. И снова возвращаемся к ответственности за не соблюдение действующего законодательства: не выполнение дополнительных действий при приёме на работу вышеуказанного сотрудника влечёт штрафные санкции при проведении проверки Государственной инспекцией труда.
Или рассмотрим такой случай: оказалось, что у работника на иждивении находится несовершеннолетний ребёнок-инвалид. Как правильно оформить предоставление дополнительных дней отдыха такому работнику? Какие документы необходимо затребовать от работника для оформления дополнительных дней?
Сотрудники вашей организации могут принять решение стать донорами. Какие гарантии обязан предоставить работодатель данной категории работников? Как правильно оформить необходимые кадровые документы?
Немало вопросов у недостаточно подготовленных кадровых работников вызывает предоставление дополнительных отпусков за работу во вредных и (или) опасных условиях труда. Ещё больше проблем возникает при оформлении документов по расследованию несчастного случая на производстве.
Также стоит особенно отметить, что если кадровый учёт в организации ведётся в соответствии с требованиями трудового законодательства, впоследствии это поможет работодателю защитить свои права при обращении работников в суд по вопросам защиты трудовых прав.
Даже простое разъяснение кадровым работником норм действующего трудового законодательства, подкреплённое ссылками на статьи Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, позволит избежать не нужных конфликтов с персоналом и обеспечить здоровую рабочую атмосферу в организации.
Если всё вышесказанное убедило вас в необходимости уделить внимание обучению сотрудников организации, ответственных за кадровый учёт, вам осталось только выбрать учебный центр, программы которого позволят вашим работникам получить актуальную, качественную информацию в необходимом объеме.
Обучение на курсах нашего центра "Класс-Сервис" помогут вашим сотрудникам приобрести необходимые знания или структурировать уже имеющиеся для наиболее эффективного построения работы кадровой службы:
- Мы дадим актуальную нормативную базу, на которой основывается деятельность по документационному обеспечению кадровой службы организации;
- Поможем составить перечень конкретных документов, являющихся обязательными для учёта кадров;
- Покажем механизм и правила работы с документами по учёту персонала; остановимся на некоторых, наиболее часто встречающихся на практике, вопросах применения трудового права;
- Рассмотрим особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников;
- Определим алгоритм действий при несчастном случае на производстве;
- Уделим внимание мероприятиям по систематизации, хранению и уничтожению кадровой документации, а также ответственности за нарушение требований архивного законодательства.
Обучение можно пройти не только посещая очные занятия в учебном центре "Класс-Сервис", но и дистанционно, что даёт дополнительные преимущества нашим студентам: осваивать теоретический материал и выполнять практические задания можно в любое удобное время. При этом тематический материал курса изложен доступным языком, что облегчает его восприятие. Закрепление полученных знаний по каждой теме осуществляется при помощи контрольных вопросов либо практических заданий. В случае необходимости наши преподаватели всегда придут на помощь студенту и дадут исчерпывающие пояснения (как письменной, так и устной форме) по темам, освоение которых вызвало какие-либо трудности. По окончании обучения студенты выполняют практическую работу, охватывающую все темы курса, и получают документ об обучении установленного образца.
Будем рады видеть ваших сотрудников в числе наших студентов!
