Суть метода заключается в том, что функции сотрудников определяются исходя из функций их непосредственного руководителя пятью способами:
- Руководитель оставляет выполнение функции исключительно за собой и никому её не делегирует (Do — выполнять функцию).
- Руководитель делегирует функцию одному из своих непосредственных подчинённых (Delegate — делегировать).
- Руководитель "тиражирует" функцию, т.е. передаёт её без изменения всем или некоторым непосредственным подчинённым (Duplicate — тиражировать). В этом случае она становится общей функцией для нескольких сотрудников.
- Руководитель разделяет функцию на ряд однородных функций и передаёт их соответствующим сотрудникам (Divide — разделить). В этом случае каждый из них выполняет функцию руководителя, но в меньшем объёме (только в части его касающейся).
- Руководитель декомпозирует функцию на несколько подфункций и передаёт их соответствующим сотрудникам (Decompose — декомпозировать). В этом случае каждый из них выполняет свою уникальную функцию, отличную от остальных. Однако, выполнение всех функций сотрудников обеспечивает при этом выполнение функции их руководителя.
Получаем пять "чистых" вариантов распределения функций. Для краткости 5D. На практике возможны смешанные варианты как сочетание указанных пяти способов.
Процесс перехода от целей компании к функциям сотрудников выглядит примерно так. Функции генерального директора (CEO) — это цели предприятия, сбалансированные по четырём перспективам (финансы, рынок, процессы, развитие). Далее, начиная с уровня топ-менеджеров, составляем и заполняем 5D-матрицы для передачи функций верхнего уровня "вниз" по структуре организации.
Например, фрагмент 5D-матрицы верхнего уровня может иметь вид (Рис. 1).
В этом примере функция CEO "Рост общей выручки предприятия" каскадируется на уровень директора по производству и коммерческого директора путём декомпозиции, функция "Повышение удовлетворённости персонала" — путём разделения, а все остальные функции — путём делегирования. Далее функции топ-менеджеров каскадируются на уровень руководителей структурных подразделений.
Например, предположим, что коммерческому директору подчиняются начальники отделов продаж, закупок и маркетинга. Тогда фрагмент 5D-матрицы для этой должности может иметь вид (Рис. 2).
В этом примере мы видим четыре способа каскадирования функций — тиражирование (1 и 2 строки), делегирование (3 строка), декомпозиция (2 и 4 строки), разделение (5 строка). И, наконец, функции руководителей подразделений распределяются между сотрудниками этих подразделений.
Например, матрица для начальника отдела маркетинга может выглядеть следующим образом (Рис. 3).
В этом примере функции начальника отдела маркетинга распределяются между сотрудниками отдела с помощью разделения (1 строка) и делегирования (2 и 3 строки), разделения (3 строка). Функцию "Повышение удовлетворённости персонала в отделе маркетинга" руководитель подразделения берет на себя.
Таким образом, метод 5D-матриц позволяет передавать сбалансированную систему целей предприятия на нижние уровни управления. Полученные с его помощью "продуктные" функции логически вытекают из стратегических целей компании и обеспечивают их достижение.