Когда стратегические цели компании сформулированы, необходимо закрепить ответственность руководителей и сотрудников за их достижение. Другими словами, цели надо как-то "спустить вниз" или каскадировать по административной структуре, и при этом сохранить баланс целей на разных уровнях организации.
Опыт показывает, что одна из наиболее распространённых ошибок руководителей — неумение передать общефирменные цели на уровень подразделений и сотрудников. И это неслучайно. Именно в этом и состоит главная трудность и сущность метода управления по целям. Попробуем разобраться с тем, как это можно сделать. А сделать это можно с помощью продуктного метода определения служебных функций. Поэтому следующий шаг в нашей "дорожной карте" — определение служебных функций руководителей и сотрудников. Но в начале давайте разберёмся, что такое функция, вообще, и служебная функция, в частности.
Что такое "функция"? Гете писал, что "функция — это существование, мыслимое нами в действии". С этой точки зрения функция — это какие-то действия, выполняемая работа. Да и в переводе с латинского functio — это исполнение, осуществление. Поэтому и в менеджменте под функциями часто понимают обязанности, круг деятельности. Даже слэнг такой прижился: "функционал". И под этим обычно понимают должностные обязанности работников, т.е. действия, которые они должны выполнять на своём рабочем месте. Но есть и другие значения. Например,
- Функция — это назначение, роль.
- Функция — явление, зависящее от другого и изменяющееся по мере изменения этого другого явления. Кстати, в этом смысле функция используется и в математике как некоторая зависимость от одной или нескольких переменных.
- Внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений. Например, функция часов — показывать время, и эта функция может выполняться с помощью процессов, имеющих разную физическую природу; функция разума — решение и предотвращение проблем; функция инспектора ДПС — безопасность движения; функция денег — обращение товаров; функция уборщицы — чистый пол.
- Функция в социологии — роль, которую выполняет определённый социальный институт или процесс по отношению к целому (например, функция государства, предприятия, семьи и т.д.).
- Функция (опять же в социологии) — объективное следствие, благоприятное для адаптации и интеграции системы независимо от субъективных намерений, вкладываемых в действие "актёрами" (по Р. Мертону). Проще говоря, это некий результат деятельности, позволяющий системе (в частности, организации) выжить и продолжить своё существование. Итак, функция — это следствие внутренних процессов в системе, это её роль, назначение, полезный эффект. Именно в этом смысле и будем использовать данное понятие.
Согласно Трудовому кодексу РФ на любой должности в организации работник должен иметь некоторую трудовую или служебную функцию. Или несколько служебных функций. Что же это такое? Воспользуюсь определением, данным в книге моего учителя — профессора Пригожина А.И. "Методы развития организаций". Это общефирменная цель, переведённая на уровень конкретного подразделения или работника. Другими словами, это вклад подразделения или работника в достижение общих целей организации. Иначе говоря, это сделка между работником и организацией. Суть сделки в том, что работник обязуется обеспечить для организации некоторый результат, а организация обязуется компенсировать его затраты энергии и времени и создать условия, необходимые для достижения этого результата.
Исходя из этого определения, служебные функции руководителей и сотрудников определяются в три этапа:
- Каскадирование целей организации и определение "вертикальных" служебных функций.
- Проведение внутрифирменных переговоров и определение "горизонтальных" служебных функций.
- Оформление служебных функций и построение функциональной карты должности.
Для определения служебных функций используются две основные идеи — внутриорганизационного рынка и "портновского" подхода.
Идея внутриорганизационного рынка гласит, что в организации действует правило: "мы все друг другу клиенты". Это означает, что сотрудники организации независимо от занимаемой должности рассматриваются не как начальники и подчинённые или коллеги по работе, а как внутренние клиенты и внутренние поставщики. Почему? Потому что все работники что-то друг для друга делают, чтобы каждый из них мог выполнить свои функции, и в итоге организация могла достичь поставленных целей. Так устроены организации. Это целостные объекты — системы, способные функционировать только посредством эффективного внутреннего взаимодействия всех подразделений и сотрудников.
Идея "портновского" подхода — "не человек подбирается под функцию, а функция выстраивается под человека". Разве такое возможно? Не всегда, но возможно. И во многих случаях даже необходимо. Ведь, когда портной шьёт костюм для своего клиента, то он "сидит" на нем гораздо лучше, чем костюм, купленный в магазине. Если функция "выкраивается" под работника с учётом его особенностей и потенциала личности, то возможности и способности человека используются гораздо полнее, и отдача от такого работника гораздо выше. Расширение или изменение функций под личность конкретного работника помогает раскрыть его дремлющий потенциал, создаёт возможность для профессионального роста, повышает его мотивацию и лояльность, а главное — такой работник приносит существенно больше пользы для организации. Многим людям тесно в узких рамках их функций и обязанностей, жёстко закреплённых в должностных инструкциях. Они хотят больше свободы, творчества, самовыражения. И это им необходимо предоставить в полной мере, но направить их энергию не просто на самореализацию, а на достижение целей организации. Подобная синергия и гармония между интересами компании и человека как раз и достигаются с помощью механизма определения служебных функций. Главное — уметь это правильно делать.
Для определения служебных функций используются два метода — традиционный описательный метод и пока ещё нетрадиционный продуктный метод.
В соответствии с описательным методом функции работника определяется как перечень действий, выполняемых им на рабочем месте. Так обычно описывают должностные обязанности. Например,
- "поиск новых клиентов",
- "организация разработки и реализации планов внедрения новой техники",
- "выработка предложений по оптимизации логистических процессов в компании",
- "выбор наиболее эффективных методов проведения рекламы",
- "организация эффективной коммерческой деятельности",
- "уборка помещений офиса",
- "проведение технического обслуживания и ремонта оборудования",
- "подготовка и проведение программ обучения сотрудников",
- "ведение базы данных о товарных остатках продукции на складе" и т.д.
Подобные формулировки "функций" мы частенько встречаем в должностных инструкциях руководителей и сотрудников. Правда, называются они там не функции, а обязанности. Но должностные обязанности и служебные функции — это не одно и тоже. Мы будем различать эти понятия. Почему описательный метод не работает и не приводит к желаемым результатам?
Основные причины следующие:
- Перечень действий редко бывает полным, а значит, порождает реакцию работника в отношении того, что "не входит в мои обязанности". Чтобы бороться с этим, в состав должностных обязанностей работника частенько включают фразу "выполнение поручений непосредственного руководителя". Но согласитесь, это уже произвол. Мало ли что руководителю захочется поручить своему подчинённому? Должны быть определённые ограничения. Такими ограничениями служат функции сотрудника.
- Выполнение перечисленных действий совсем не означает их результативность, т.е. все предписанное может делаться, а результата не будет. Сотрудник может "в поте лица" старательно и добросовестно выполнять все свои обязанности и придраться к нему в этом смысле будет не за что. Но если его бурная активность не приведёт к желаемому результату деятельности, можно ли сказать, что он выполнил свою функцию? Конечно, нет.
Подобных неприятностей позволяет избежать продуктный метод определения служебных функций.
