Особенности постановки задач в бизнесе

Управление бизнесом это всегда сложный и многоуровневый процесс, который предполагает наличие продуманной структуры задач. Глава компании даёт своё видение руководителям отделов, а те, в свою очередь, передают информацию своим сотрудникам. Чтобы эта система работала эффективно, важно, чтобы руководители на всех уровнях ставили задачи правильно. Как это сделать? Автор статьи в семи пунктах раскрывает структуру эффективной бизнес-задачи на примере привлечения новых клиентов.

Из материала вы узнаете, почему большинство сотрудников не может выполнить задачу, которая, с первого взгляда, очень чётко поставлена.

Перед прочтением обязательно подумайте над фразой "Почему то, что для меня кажется очевидным, другие воспринимают как полное откровение?" Очень часто мы думаем, что сотрудникам все должно быть понятно. "Это же очевидно! Почему он не может сделать?"

Статья даст собственникам бизнеса и руководителям понимание основ постановки задач не только для того, чтобы они выполнялись, но и ещё для того, чтобы они выполнялись автономно от вас.

Знаете, начинаю замечать одну простую деталь, которая очень сильно влияет на успех компании — мы не умеем ставить задачи!

Очень часто задачи, которые руководитель ставит своему подчинённому, выглядят:

• Двусмысленно с точки зрения понимая.
• Отсутствуют какие-либо сроки. Результат должен быть срочно или того хуже внезапно.
• Нет понимания что значит хорошо, а что значит плохо.
• Негде найти порядок действий для достижения результата.

Давайте попробуем разобраться с этим вопросом.

Что такое задача?

На мой взгляд, это подробно описанный порядок действий.

Что такое действие?

Это шаги, правильное выполнение которых приводит к результату.

Что такое результат?

Выполнение поставленной задачи с учётом получения положительного эффекта от проделанных действий.

Теперь подведём некий предварительный итог.

Получается, что задача должна быть не только поставлена, но она должна обладать понятным алгоритмом действий. При этом выполнение этой задачи должно давать положительный и, желательно, измеримый эффект.

Вроде понятно, но давайте рассмотрим пример.

Задача — привлечь 3 новых клиентов за 14 рабочих дней.

Порядок действий:

• Найти контакты потенциальных клиентов на просторах интернета.
• Узнать, кто в компании является ЛПРом (лицо принимающее решение).
• Связаться с ним по телефону.
• Отправить коммерческое предложение.
• Дожать до сделки.
• Выставить счёт и заключить договор.
• Получить оплату.

Вроде бы есть задача, в ней прописан результат, даже порядок действий описан. Только…

Выполняя эту задачу, сотрудник то и дело будет бегать к руководителю и спрашивать:

— Скажите, а на этом сайте можно искать список компаний?

— А вот эта компания подойдёт?

— А ЛПРом может быть вот эта должность?

— Я не могу секретаря пройти, что делать?

— А какое коммерческое предложение отправлять?

— Он никак не закрывается, говорит, не нужно это ему… Что делать?

— Проверьте, я правильно договор заполнил?

— Он спрашивает почему мы без НДС работаем, что ответить?

Таким образом получается, что вроде задача поставлена, результат определён, порядок действий тоже, но работа идёт очень медленно. Причём тормозит не только сотрудник, но и руководитель вынужден постоянно отвлекаться на решение различных вопросов.

Конечно, можно сказать, что сотрудники тупые, можно говорить о том, что он должен сам принимать решение, также можно использовать супер-фишку: "Перед тем как что-то спрашивать, предложи 3 варианта решение данной ситуации". Только это никак не снизит влияние человеческого фактора на ваш бизнес, человек может быть и научится, но при найме новых людей круг повторится. А если обученный человек уволится и новички будут "тупить", то руководителю снова нужно нырять в "океан бизнес-бытовухи".

Решение должно быть другим — нужны инструкции, которые помогут менеджеру выполнить порядок действий максимально качественно, при этом не отвлекая руководителя.

Как это выглядит?

1. Найти контакты потенциальных клиентов на просторах интернета.

• Список сайтов для поиска контактов;
• Видео-инструкция по поиску контактов;
• Инструкция по заведению клиентов в CRM и проверка дублей.

2. Узнать, кто в компании является ЛПРом (лицо принимающее решение).

• Инструкция по поиску ЛПРа через открытые источники.

3. Связаться с ним по телефону.

• Алгоритм ведения переговоров при первом контакте.

4. Отправить коммерческое предложение.

• Шаблоны коммерческих предложений;
• Инструкция по их заполнению.

5. Дожать до сделки.

• Алгоритм обработки возражений и модели действий при их возникновении.

6. Выставить счёт и заключить договор.

• Шаблон договора;
• Инструкция по его заполнению;
• Шаблон счета;
• Инструкция по заполнению счета;
• FAQ вопросов, которые могут возникнуть у клиента и варианты ответов на них.

7. Получить оплату.

• Инструкция по получению выписки из бухгалтерии.

Давайте подведём итог: получается, что задача должна обладать не только набором действий. Каждое действие должно дополняться инструкциями, которые позволят выполнить это действие эффективно и без отрыва от работы других коллег.