Делить день на блоки не помогает? Как справиться с работой, выбрав простоту во всём

Секретом продуктивности нередко называют чёткое разделение задач по времени. Но что делать, если вам звонят не во "время звонков" и присылают срочное письмо, когда вы на совещании? Будьте проще!

Работа отнимает у людей очень много сил и времени. Оказывается, часто дело в плохих рабочих привычках. Кэл Ньюпорт, автор книги "В работу с головой", рассказывает, как упростить рабочие процессы до предела.

— Когда я перехожу от размеренной свободы лета к ограниченной энергии осени, сразу начинаю задумываться об основных проблема продуктивности. Моё внимание регулярно привлекает различие между рабочими привычками и рабочими процессами.

Большинство людей, говоря о личной производительности, сосредоточены на улучшении привычек и приёмов, которые используют в своей работе. Например, распределение времени по блокам или деление задач по дням, чтобы контролировать течение рабочего дня и недели.

Конечно, это важно, но есть ещё одна важная задача. Это ключевой рабочий процесс, который определяет, над чем вы работаете и как работа выполняется. Например, вы менеджер проекта в консалтинговой фирме и тратите большую часть рабочего дня на переписку по электронной почте с членами команды, чтобы получить ответы на вопросы клиентов. Такая схема работы говорит о том, что асинхронный, неструктурированный обмен сообщениями — ваш предпочтительный метод получения необходимой информации от команды.

Такие фундаментальные процессы важнее, чем конкретные приёмы управления временем, но об этом так часто забывают. Для большинства людей процессы, которые управляют их профессиональной жизнью, — это процессы, которые возникли случайно, без особого намерения или внимания.

Я считаю, что это необходимо изменить. Если осмыслить эти процессы и найти самый оптимальный вариант для каждого члена команды, можно порядком усовершенствовать работу.

Рассмотрим тот же пример с менеджером проекта. Улучшать приёмы работы с входящей почтой и применять умные стратегии распределения рабочего времени на блоки — конечно, полезно, но если основной рабочий процесс требует асинхронного, неструктурированного обмена сообщениями в течение дня, от нововведений не будет особой пользы.

С другой стороны, если рассмотреть процесс объективно, можно найти более полезные альтернативы. Разумный менеджер проекта, который хочет получить от труда максимальную отдачу, может решить, что каждый будет работать лучше, если все сообщения заменить 10-минутными встречами в 12:00 и в 16:00 каждый день. Этого времени хватит на то, чтобы эффективно обсудить все вопросы и планы.

Другими словами, стоит подумать о том, чтобы потратить время на оценку рабочих процессов и подумать о том, какими приёмами вооружиться, чтобы справиться с огромным потоком дел.