Экспедайтинг как инструмент контроля для выполнения контракта в срок

Часто компании при заказе оборудования или услуг сталкиваются с тем, что производитель не может выполнить работу в срок. Несмотря на скрупулёзную оценку возможностей поставщиков, аудиты поставщиков, ресурсы, внедрённые процессы управления и т.д., всегда будут риски задержки поставки поставщиком товарно-материальных ценностей. В этом случае заказчик, основываясь на оценке последствий срывов сроков поставки оборудования, проводит экспедайтинг. Экспедайтинг имеет цель — получение объективной информации не только о статусе выполнения заказа и существующих угрозах для выполнения заказа в срок, но и ещё "подталкивание" производителя к выполнению своих обязательств.

Экспедайтинг это периодический аудит за ходом выполнения этапов заказа, таких как разработка конструкторской документации, закупка материалов, заказа материалов и комплектующих, производства, испытаний, устранения выявленных несоответствий, заказа транспорта, отгрузки, и поставки продукции. Сроки выполнения этапов определяются графиком выполнения проекта, в котором определены сроки выполнения каждого этапа и эти сроки определены заказчиком и согласованы с производителем. Например, для поставки теплообменников российским предприятием для итальянской компании, будет создан график выполнения работ, который включает проектирование (с тремя циклами утверждения чертежей и расчётов), заказ основного материала и компонентов, заключение договоров на поставку материалов, оплату заказных материалов, получение материалов и компонентов и их входной контроль, производство, приёмо-сдаточные испытания, оформление технической документации включая сертификаты соответствия и отправку ТМЦ заказчику. На каждом этапе выполнения, может "что-то пойти не так как планировалось", например, устранение ошибок в конструкторской документации может занять больше времени, браковка поковок при входном контроле, потребует поставок новых поковок, задержка согласования конструкторской, могут привести к задержке поставки ТМЦ. Проведя экспедайтинг, заказчик сможет получить достоверную информацию о статусе проектов и подтолкнуть производителя выполнить контракт поставки.

Аудитор периодически выезжает на предприятие и оценивает ход выполнения проекта, оценивает выполнение этапов графика производства. Это, как правило, однодневные аудиты. В случае выявления задержки, аудитору нужно определить причины. Разрабатываются и обсуждаются с производителем корректирующие действия, которые должны устранить задержку выполнения этапа. Вместе с этим определяются угрозы, которые требуют внимания заказчика. По результатам выпускается отчёт по экспедайтингу, в котором даётся общая характеристика выполнения заказа, статусы по соответствующим этапам (проектирование, закупка, получение материалов, производство по ITP, приёмо-сдаточные испытания, окраска, маркировка и отгрузка) и задержки по выполнению этапов и угрозы для проекта.

Сложности экспедайтинг заключаются в том, что нужно за короткое время собрать информацию о статусе заказа, получить достоверные сведения о причинах задержек от производителя и обсудить причины, а также дальнейшие меры по восстановлению план-графика проекта. Кроме того, в результате экспедайтинг может быть выявлено, что причина задержки находится в зоне ответственности заказчика, например, отсутствие одобрения чертежей первого цикла, отсутствие одобрения поставщика и т.п.

Таким образом, экспедайтинг — полезный инструмент, позволяющий выявить все угрозы для проекта, за исключением форс-мажорных, и своевременно принять меры к их устранению или минимизации последствий. В конечном счёте экспедайтинг позволяет сэкономить финансовые ресурсы и время не только заказчику, ускоряя работу за счёт параллельного развития проектирования и закупок, но и производителю за счёт исключения "пенальти" за просрочку.