Успеть за 24 часа: жёсткий план и распорядок дня

Почему одни из нас успевают всё, а другие доделывают дела в последний момент и постоянно загружены срочной работой? Кто и что отнимает у нас время, которое так незаметно летит? Как оптимально распланировать день, чтобы успевать делать в два раза больше и освобождать время на личные дела? Давайте разбираться и отвечать на эти вопросы вместе.

Воры времени:

• "У меня один маленький вопрос, я не отвлекаю?" — казалось бы, безобидная фраза, сказанная коллегой/другом/начальником, которая не должна повлечь за собой дополнительной нагрузки и ответственности. Но. Пока вам кажется, что такие "маленькие, безобидные" вопросы можно быстро решить и не откладывать и что не стоит беспричинно и грубо отказывать в "маленькой" помощи, время уже "украдено", а от основных дел вас уже отвлекли. Это люди, которые считают, что ваше время менее ценно, чем их, а обязанности и дела ваши не так уж и важны и могут подождать из-за их собственного "маленького вопроса". Поэтому собираем всю силу и безжалостность в кулак и смело говорим в лицо таким ворам: "Сейчас я занят. Подойдите, пожалуйста, в 3 часа, у меня будет 10 минут ответить на все Ваши вопросы". Со временем подобные персонажи немного приучатся к порядку, а, по меньшей мере, перестанут часто и беспричинно отвлекать.
• "Моя дверь всегда открыта для вас" — знакомая фраза, не правда ли? И звучит позитивно, и располагает к общению, и говорит о вас, как о дружелюбном человеке, коллеге или начальнике, готовом помочь всем и всегда. Так вот, запомните, что открывая свою дверь нараспашку, вы, кроме всего прочего, даёте зелёный сигнал "ворам времени". Поверьте, таких сотрудников найдётся много: "Есть минутка?", "Можно тебя отвлечь?", "Ты не мог бы посмотреть?", "Сделай, пожалуйста, быстренько вот это …", "Мне нужна твоя помощь" и пр. Заметьте, что снижается не только ваша собственная продуктивность, но и продуктивность коллег и подчинённых, которые по каждому вопросу нуждаются в совете. Напустите на себя занятой и серьёзный вид, если ситуация совсем запущена, "закройте дверь", станьте недоступным. Ведь прекрасно понимаете, что большинство вопросов могут решиться без вашей помощи, и это лишь поспособствует повышению производительности.
• Брать трубку всегда и везде, независимо от того, кто звонит и удобно ли вообще разговаривать — тем самым вы отдаёте контроль над своим временем чужому человеку. Никакие законы и никакая мораль не заставляет брать трубку тогда, когда вы не хотите, а тем более не можете взять по каким-либо личным и срочным обстоятельствам. Подумайте сами, сколько из таких "срочных" звонков по-настоящему стоили того, чтобы ответить на них незамедлительно? Очень немного звонков могут оказать действительно важное влияние на состояние дел и ситуацию, но зато практически все они делают одно: крадут время, отрывая от важных задач и сбивая с мысли. Приведу по этому случаю немного неприятную, но правдивую цитату автора деловых книг по бизнесу Дэна Кеннеди: "…пару слов для бизнесменов, продавцов и моих бедных загнанных параноидальных коллег, которые истово верят, что должны в любую секунду немедля отвечать каждому клиенту и потенциальному клиенту, чтобы тот, не дай бог, не набрал следующий номер. Если вас настолько легко заменить, если вы настолько обыденный и непримечательный товар, то ваши проблемы гораздо, гораздо серьёзнее, чем те, которые можно решить разговорами по телефону в уборной".
• Мне нравится одно замечание о том, что у успешных людей существует своя система оценки возможных коллег, партнёров по бизнесу, подчинённых и др., в которую входит один пункт — "пунктуальность". Пунктуальность является одним из индикаторов порядочности человека, как бы банально это ни звучало. Неспособность придти на встречу вовремя, следовать запланированным задачам и графику говорит о вас как о человеке, с котором не стоит иметь никаких дел. Не позволяйте себе входить в эту группу непорядочных людей, не уважающих ни своё, ни чужое время, дисциплинируйте себя и не теряйте время попусту.

Если вы сможете избавиться лишь от вышеперечисленных воров времени, то станете замечать, как обычные каждодневные задачи отнимают его всё меньше и почувствуете уверенность от возможности контролировать свой распорядок дня. Несколько советов по распорядку дня, которые наилучшим образом подкрепят вашу продуктивность:

• Утро — научитесь вставать раньше обычного времени для того, чтобы хотя бы мысленно, без суеты срочных сборов составить план дел на день. Это помогает сконцентрироваться на важных делах и настроить себя на рабочий лад, а кроме того, не терять первый час-два на рабочем месте на мелкие задачи, постепенно определяя, что из этого всего самое срочное.
• Мелочи — из первого совета, как видите, следует второй: не теряйте время с утра на работе на мелкие неважные дела, как то проверка электронной почты и обсуждение с коллегами событий прошедшего вечера. Придя на работу, сделайте в первую очередь самое главное и важное.
• Обед — согласитесь, после обеденного перерыва особенно нелегко возвращаться к рабочим обязанностям. Но и это время можно использовать продуктивно: подумайте о том, что уже сделано в первой половине дня и что следует доделать, подкорректировать или закончить. Подобные мысли о результатах проделанного могут послужить хорошей мотивацией на вторую половину дня.
• Рутина — если утро подходит для активной мозговой деятельности, генерирования идей и работы над сложными и важными делами, то послеобеденное время следует использовать для переключения на другую деятельность: на рутину. Например, проводить совещания или командное обсуждение проекта. Коллеги, работающие над одной задачей, могут отлично мотивировать друг друга.
• Вечер — перед уходом с работы составьте план дел на следующий день и мысленно отключите рабочий режим. Оставьте вечер полностью свободным для собственного отдыха, встреч с друзьями и похода в бассейн или спортзал.

И, наконец, делаем так, чтобы каждодневные дела отнимали минимально времени, тем самым освобождая максимально больше на личные дела:

• Идеальный список дел — существуют должности, в которых обязанности расписаны по минутам и часам и любое отхождение от данного плана может привести к серьёзным последствиям, например, инженеры, работники конвейера, водители, пилоты и др. Так и вам следует расписать задачи на день, во-первых, по приоритетности, а, во-вторых, по времени, которое будет на них затрачено.
• Определите для себя, сколько именно сегодня вы готовы посвятить работе над важными задачами — 4–6 часов, а, может быть, и все 12. Если вы понимаете, что сегодня никак не удаётся сосредоточиться на главном и понять, что делать, то лучше отложить эти задачи на более продуктивное время и заняться той же рутиной, которая не требует серьёзных решений.
• Переключайтесь от главной задачи, делайте небольшие перерывы. Наш мозг не в состоянии концентрироваться на чем-то одном больше, чем на 40 минут. Мысли сами уходят в другое русло, и теряется фокус, а на постоянное восстановление вы тратите больше времени, чем могли бы себе позволить, например, сделав пятиминутный перерыв.
• Проверьте список запланированных на день задач: если одно из приоритетных дел не сделано, то лучше его доделать, чем переносить в графу "важное и срочное". Управляйте своим днём самостоятельно, не позволяйте обстоятельствам выйти из-под контроля и управлять вами.

Такие маленькие и незначительные, на первый взгляд, шаги при эффективном применении могут помочь максимально использовать и экономить личное и рабочее время.