Искусство организованности: устранение внутренних помех

Есть люди, которые откладывают дела, потому что привыкли тянуть с принятием решений. Если человек способен принимать быстрые решения, он не станет медлить и нарушать свой график, а значит, закончит проект точно в срок.

Если ваша медлительность в выполнении дел возникает из-за нерешительности, постарайтесь придерживаться следующих рекомендаций:

• Не забывайте о своих стратегических целях, держите в уме общий план действий. Помните, что каждая задача, стоящая перед вами, — лишь один пункт этого плана, и если вы примете неверное решение, одна неправильно выполненная задача не разрушит вашего плана, не остановит вас на пути к цели.
• Принятие решений не должно превращаться в трудный, затяжной процесс. Постарайтесь быстро проанализировать информацию, подсчитать все плюсы и минусы, определить возможные способы решения и выбрать наиболее подходящий. Специалисты в области тайм-менеджмента утверждают: лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно долго метаться в поисках идеального варианта.

Нередко выполнение задач откладывается из-за того, что человек привык опаздывать. Не успев на работу или на важную встречу, он чувствует неловкость и вину по отношению к тем, кого он подвёл. Не столько само опоздание, сколько нравственные терзания мешают ему приступить к работе. Планы рушатся, поставленные задачи не выполняются, цели остаются недостижимыми.

Прежде чем бороться с этой привычкой, постарайтесь определить, чем она вызвана. Установите, опаздываете ли вы всегда на одно и то же время, или это время разное. Если вы опаздываете на разное время, это говорит о неумении планировать: вы не можете оценить, сколько времени вам потребуется на выполнение той или иной задачи. Научитесь точно рассчитывать его для выполнения как сложных, так и простых задач. Вооружитесь хронометром и подсчитайте, сколько времени занимают привычные для вас дела (завтрак, сборы на работу, поездка к месту работы и т.д.).

Подсчитывайте, сколько минут или часов уходит на те операции, которые вы делаете на работе. Оставляйте дополнительные резервы времени, старайтесь просчитывать все возможные форс-мажорные ситуации. Прибывайте на важные для вас встречи на 10–15 минут раньше. Переведите свои часы на 10 минут вперёд и убедите себя, что они показывают точное время.

Если вы опаздываете на одинаковое время (постоянно не хватает "5 минут"), возможно, вы принадлежите к той категории людей, чей график всегда переполнен делами. Вам нравится такая жизнь, а бездеятельное времяпровождение и долгое ожидание кажутся вам пыткой.

Если дело в этом, вы вряд ли захотите сделать свой график менее плотным, но вот пересмотреть приоритеты и заменить одни задачи другими вы можете. Внесите в свой план перерывы на отдых и развлечения, подумайте о мероприятиях, которыми можно заполнить часы ожидания (чтение книги, газеты) и досуга (походы в кино, театр, музеи, путешествия).

Постарайтесь переработать свой график так, чтобы в нем находилось время не только для важных дел, но и для развлечений, общения с родными и самосовершенствования.

Люди, придерживающиеся правила иметь в запасе 5 минут, в результате получают 10. Однако слишком большой резерв времени может дать обратный эффект. Если человек приходит на встречу не на 10, а на 40 минут раньше, это может говорить о том, что время не является для него большой ценностью, что он несобран и неорганизован. Запас времени в 5–10 минут способствует успеху, в то время как 30-минутный запас может нарушить ваши планы.

Неготовность к выполнению задачи

Медлительность может происходить и оттого, что человек по каким-то причинам не готов делать именно это конкретное дело. Например, он не обладает всей нужной информацией для того, чтобы приступить к работе, или же ощущает, что не готов к результатам, которые обнаружатся после завершения проекта. В качестве примера можно привести ситуацию, когда сотрудник медлит сказать "да" на предложение руководителя повысить его по службе, потому что не чувствует, что у него достаточно опыта для того, чтобы справляться с новыми задачами.

Если вы понимаете, что не готовы к выполнению конкретной задачи, на время оставьте её и займитесь подготовкой к ней (сбор информации, дополнительное образование, повышение квалификации и т.д.).

Вы можете оттягивать момент начала выполнения дела потому, что страшитесь возможного провала. Очень неприятно сознавать, что цель, к которой стремишься, недостижима. Гораздо проще и спокойнее вовсе не прилагать усилий, чем ввязаться в работу и столкнуться с неудачей.

Что делать, если причина медлительности кроется именно в страхе перед неудачей? Попробуйте принять к сведению следующие советы:

• Постарайтесь представить, что будет с вами, если дело в самом деле завершится неудачей. Станет ли это полной катастрофой для вас?
• Попытайтесь посмотреть на предполагаемую неудачу с другой точки зрения. Оцените опыт, который вы приобретёте, если дело завершится крахом. Рассматривайте все свои неудачи как возможность приобретения новых знаний, приближающих к цели.
• Чтобы представить ту пользу, которую вам может дать неудача, вообразите, что рассказываете о ней на телевидении, во время какого-нибудь ток-шоу, или в ходе интервью, которое у вас берут через 5 или 10 лет.

Если задача очень большая и сложная, некоторым людям бывает психологически трудно начать ее. Даже если вы знаете, с какого конца к ней подобраться, окончание дела может быть настолько отдалённым во времени, что заставить себя приняться за работу невероятно трудно. Например, вам нужно разобрать и систематизировать документы, копившиеся в течение нескольких лет, или написать большой доклад или служебную записку. Объёмы работы настолько вас пугают, что вы изо дня в день откладываете дело.

Самое первое, что нужно сделать, — это разбить объёмную задачу на несколько мелких заданий, а составить план для выполнения небольшого дела не составит труда. Разбейте большую задачу на части так, чтобы выполнение каждой из них укладывалось в короткий промежуток времени (например, 1 час ежедневно или 1 день в неделю).

Не приступайте к следующему этапу, пока полностью не разделаетесь с предыдущим. Можете использовать таймер, чтобы он оповещал вас об окончании работы. Помните, что самое трудное в любом деле — это начало. Поэтому просто начните, а дальше все пойдёт само.

Отвращение к выполняемому

Если дело кажется вам очень неприятным, вы будете постоянно откладывать его, потому что вам скучно или неприятно им заниматься.

Лучшим выходом в такой ситуации будет делегирование неприятной задачи другому человеку — тому, кому оно не покажется таким скучным, или тому, кто зарабатывает на "неприятных" делах деньги: моет окна, ремонтирует чужие квартиры, доставляет продукты на дом, печёт вкусные торты на заказ и т.д. Если вам не хочется тратить деньги или это деловое поручение, попробуйте договориться с коллегами о "бартере" — обменяйтесь неприятными делами.

Если перепоручить неприятное дело другому не представляется возможным, постарайтесь сделать неприятную работу задачу более привлекательной или пообещайте себе награду за её выполнение. Сочетайте фитнесс с просмотром интересных телепередач, пообещайте себе купить давно приглянувшуюся вам вещь после посещения стоматолога. Отвращение к неприятному делу можно победить, если постараться сконцентрироваться не на процессе выполнения, этого дела, а на целях: представить себе ту пользу, которую принесёт вам выполненная в срок задача.

Для преодоления неприязни к конкретной работе можно использовать и приведённый выше способ: разбейте задачу на более мелкие этапы и ежедневно выполняйте их в течение короткого промежутка времени. Если вам, к примеру, нужно разобрать большой архив документов, определите для себя, что будете тратить ежедневно 10–20 минут на каждую папку. Осознание того, что мучение не будет продолжаться долго, поможет вам преодолеть отрицательное отношение к делу, и вы перестанете откладывать работу до бесконечности.

Неправильный выбор времени для выполнения задачи

За одно и то же дело можно взяться с большим энтузиазмом, но можно и отлынивать от него под различными предлогами. Ваш настрой во многом может зависеть от того, в какое время вы приступаете к выполнению той или иной задачи. Учитывайте свои суточные биологические ритмы, когда собираетесь что-то делать, и вам не придётся корить себя за лень и медлительность. Если вечером вы валитесь с ног от усталости после трудового дня, не пытайтесь заставить себя навести порядок в документах на завтрашний день, лучше сделайте это с утра пораньше.

Некоторые люди медлят и откладывают выполнение дела до тех пор, пока не начинают испытывать сильное давление со стороны. Если им поставлены жёсткие сроки, а за срыв работы грозят штрафы и другие кары, они справляются с задачей прекрасно.

Если вам присуще это свойство и вы берётесь за дело только тогда, когда тянуть дальше уже просто невозможно, потому что дальнейшая просрочка чревата санкциями, постарайтесь принять это как данность. Переделать свой характер вам вряд ли удастся, однако кое-что подправить вы можете. К тем срокам, которые для вас установили, прибавляйте свои. Например, вам поручили выполнить проект к пятнице следующей недели, а вы установите себе срок на два дня раньше, то есть сделайте работу к среде. Затем на оставшиеся два дня запланируйте другие срочные дела. Мысль о таком плотном графике будет подгонять вас, появится главное условие для плодотворной работы — напряженность.

Используя такой метод, вы постепенно избавитесь от привычки приниматься за дело в последнюю минуту.

Искусство организованности

Неорганизованным людям трудно добиться успеха, им приходится тратить много времени на поиски нужных вещей. Они опаздывают на встречи, забывают о важных делах. Все у них валится из рук, а планы постоянно рушатся.

Хаос мешает активно работать, лишает сил и энергии. Если человек приходит в кабинет, где царит порядок, он быстро и активно включается с работу. Напротив, даже самый знающий специалист и самый успешный профессионал ощутит растерянность и подавленность, когда увидит хаос в своём кабинете.

Организованность — это содержание в порядке не только имущества, но и собственного времени, и всей своей жизни. Конечно, в одночасье измениться и стать организованным невозможно, но попробуйте действовать по изложенному ниже плану:

1. 1. Определитесь с целью. Подумайте, на что вам не хватает времени и почему вы хотите стать более организованным (-ой).
2. Постарайтесь представить свою жизнь по-новому. На что вы будете тратить появившееся у вас время, как изменится при этом ваша жизнь?
3. Изучите свою реальность. Как ваша жизнь организована в настоящий момент, есть ли в ней система? Если есть, то как она работает?
4. Заручитесь поддержкой. Подумайте, кто из окружающих может оказать вам помощь? Может, наступил момент, когда вы должны попросить шефа взять для вас помощника? Может, пришла пора нанять няню или домработницу?
5. Рационально используйте часы своей дневной активности, планируйте на это время реализацию самых важных дел. Чередуйте дела. Если вы устали, оставьте важное и сложное дело и потратьте 10–20 минут на другую задачу, не требующую таких интеллектуальных усилий.
6. Концентрируйте внимание на одной задаче. Приступайте к следующему делу лишь тогда, когда завершите предыдущее.
7. Получая задание, обязательно уточните, насколько оно срочное. Некоторые люди под словом "срочно" часто подразумевают то, что работу нужно сделать быстро, но не немедленно.
8. Не расслабляйтесь. Начинайте свой день энергично, не тратьте много времени на раскачку.
9. Умейте отказывать.
10. Делегируйте некоторые дела другим людям.
11. Не поддавайтесь "пожирателям" времени, поставьте информационные фильтры. Если вы знаете за собой такие "грешки", как долгие телефонные разговоры или болтовня по ICQ, сократите время общения, поставив рядом песочные часы или заведённый таймер.
12. Возьмите себе за правило отдыхать примерно 5 минут каждый час. Посмотрите в окно, прогуляйтесь по коридору. Сменив занятие и переключив внимание, вы будете способны вновь активно включиться в работу.
13. Поддерживайте порядок, избавляйтесь от лишних вещей. Выбрасывайте прочитанные журналы и газеты, очищайте ящик электронной почты, убирайте ненужные бумаги с письменного стола.