Как работать удалённо? Секреты продуктивности для удаленщиков

Удалённая работа — испытание на прочность. Она даёт преимущества тем, кто хочет вырасти. Самое большое из них — планирование времени.

Планировать

Обман, что офисные сотрудники тратят на работу восемь часов. Фактически уходит половина дня: восемь часов на работу, время на дорогу, обед, утренние сборы. Хорошо, если хотя бы половину этого времени сотрудник продуктивен. Тогда он справляется с задачами, показывает результаты и несёт пользу компании.

Удалённая работа снимает ограничения по графику: если самое продуктивное время для вас — ночь, работайте ночью. Лишь бы это приносило результат.

Для меня утренние часы — самые продуктивные. Я встаю в семь утра и до одиннадцати работаю над задачами, которые требуют максимум концентрации. После одиннадцати продуктивность падает, в это время выполняю мелкие задания, назначаю созвоны и попутно занимаюсь домашними делами.

Часов в пять продуктивность возвращается, и я снова погружаюсь в сложные задачи. Если затянет, сижу до двенадцати.

Конечно, не всегда получается идеально планировать. Но с каждой неделей это удаётся все лучше. Если раньше я занималась только работой, то теперь два раза в неделю хожу в спортзал и один — в бассейн, занимаюсь английским, читаю книжки, пишу в личный блог, прокачиваюсь в редактуре и готовлю. Когда я работала в офисе, часть любимых дел все время отваливалась.

С удалённой работой другая проблема: она размывает границы между личной жизнью и профессиональными задачами. В офисе работа заканчивается, когда за вами закрывается дверь в здание. Удалённые сотрудники носят работу с собой, как улитки.

Чтобы правильно планировать и разделять работу и жизнь, я использую эти приёмы:

• Разделяю интернет-браузеры.
  • Для работы пользуюсь одним интернет-браузером, а для личных дел — другим. Личный открыт постоянно, а рабочий после выхода рассылки закрываю на выходные. Это не даёт лишний раз заглянуть в почту, читать комментарии к статьям и смотреть показатели выпуска. Я люблю свою работу, и мне все это интересно, но если я не буду отдыхать в выходные, следующая неделя получится непродуктивной.
• Устанавливаю правила.
  • Говорят, что в офисе коллеги все время мешают сосредоточиться. Это правда, но я не верю, что коллеги намеренно хотят навредить. Они просто не знают, что сейчас вы сосредоточены на важном деле. Чтобы знали, установите время для общения и расскажите о своих планах коллегам. Например, я предупредила коллег, что в четверг и пятницу занимаюсь рассылкой. Другие задачи беру только в начале недели. Максим объявил о правиле девяти, и я перестала обращаться к нему с рабочими вопросами в десять вечера. Арт-директор Студии Лебедева Людвиг Быстроновский открывает личный календарь на всех сотрудников, чтобы они сами назначали ему встречи на свободное время и не отвлекали в несвободное.
• Завершать дела.
  • Это знают все, но не все соблюдают. Сотрудник не успевает выполнить запланированные дела, переносит их на следующую неделю и все выходные держит их в голове. У меня тоже такое бывает: если я до конца недели ответила не на все письма, в выходные думаю, что начну неделю с них. Мне помогает простой приём: все дела я записываю в блокнот и вычёркиваю их по мере выполнения. В пятницу составляю план на следующую неделю. Дело, которое не успела выполнить, сначала зачёркиваю, а потом записываю на следующую неделю как новое. С письмами помогает метод "пустого инбокса": во входящих лежат только неотвеченные письма, а отвеченные получатель удаляет или расфасовывает по папкам. Например, у меня есть папка "Отзывы о рассылке". В ней я храню все ваши письма, даже критические. Я рада, что рассылка не оставляет вас равнодушными, поэтому не удаляю их. Но и не оставляю во входящих, чтобы не смешивать с новыми письмами.
• Не отвлекаться.
  • Я удалила соцсети из закладок в браузерах и уведомления из приложений на телефоне. Это помогает не отвлекаться. Сообщения — это не срочно. Ничего страшного не случится, если ответить на них на следующий день. Срочный — только звонок.
• Планировать по часам.
  • Подруга-маркетолог рассказала однажды, что планирует задачи по часам. Если вы примерно представляете чем будете заниматься на следующей неделе, распишите дела в блокноте и напротив отметьте сколько часов на них уйдёт. Планируйте с запасом, чтобы точно успеть. И оставляйте время для незапланированных дел. Когда я стала следовать этому правилу, стала лучше распределять время. Профессионалов отличает умение планировать. С удалённой работой этот навык приобретает решающее значение. Я пока освоила его не полностью, поэтому буду рада вашим советам в комментариях.

Обустраивать пространство

С удалённой работой вы оказываетесь на рабочем месте сразу после пробуждения. Вы не мёрзнете на остановках, не толкаетесь в транспорте и готовы взяться за дело в любой момент.

Удалённые сотрудники жалуются, что домашняя обстановка не располагает к работе, поэтому идут работать в коворкинг, библиотеку или кафе. Я полгода работала из дома на пару с мужем, а летом совместно с друзьями-удаленщиками арендовали офис недалеко от дома. Получился коворкинг для своих. Я хожу туда два-три раза в неделю, потому что дома лучше фокусируюсь на крупных задачах. Сегодня я работаю над рассылкой, и моё рабочее место выглядит так:

1. Работа из дома быстро надоедает: не хватает общения и физических нагрузок. Если не менять обстановку, продуктивность со временем падает.
2. Чтобы работать эффективно, сначала найдите самое удобное рабочее место. Если вам кажется, что дома лучше всего, но вы не пробовали других вариантов, не останавливайтесь. Возможно, вам понравится шум кафе. Чтобы это узнать, придётся попробовать. Я пробовала и поняла, что утром и вечером лучше работаю дома, а днём — в коворкинге.
3. Когда определитесь с пространством, займитесь рабочим местом. Если у вас узкий стол, на который не умещаются локти, вы не просидите за ним целый день. Не жалейте деньги на удобное рабочее место, рассматривайте их как инвестиции в продуктивность. Они быстро окупаются.
4. Сделайте так, чтобы вам приходилось двигаться. Не берите на рабочее место бутылку с водой, лучше сходите на кухню, чтобы размяться.
5. Если работаете дома, заставляйте себя каждый день выходить на улицу. Идти на прогулку ради прогулки лениво, особенно, если работа затянула. Поэтому не закупайте продукты на неделю, купите на пару дней, чтобы нельзя было не сходить в магазин. Смена деятельности и свежий воздух повышают продуктивность.

Понятно, что продуктивность неравномерна в течение дня и недели, но эффективный сотрудник отличается от неэффективного тем, что не даёт ей уж слишком проваливаться. График продуктивности неэффективного работника выглядит как на рис. 1

а эффективного как на рис. 2

Правильно организованное рабочее пространство держит в тонусе и помогает работать продуктивно.

Общаться с коллегами

Удалённая работа повышает ценность живых встреч. Каждое обсуждение получается продуктивным. На моей прошлой работе руководители проводили одно-два собрания в неделю. Любое из них без потерь заменило бы информационное письмо или короткое объявление внутри команд.

С удалённой работой такого нет: коллеги не отвлекают в течение дня, созвоны заменяют собрания, живые встречи проходят продуктивно.

Недостаток в том, с удалённой работой вы не видите коллег вживую, и это плохо сказывается на взаимопонимании. А без взаимопонимания сложно решать задачи сообща.

Мне помогает вот что:

• Созвоны.
  • Старайтесь чаще звонить, чем переписываться. Переписка — худший способ общения: адресат замечает сообщение не сразу, неправильно понимает интонацию, тратит время на ответ. Переписка создаёт ложный образ: в письме коллега кажется недружелюбным, а в жизни оказывается обаятельным. Это портит отношения. С созвонами такого не произойдёт. Причём, необязательно созваниваться с видео, даже голосовой звонок поможет правильно понять друг друга.
• Дедлайны.
  • Если вы ставите задачу, укажите дедлайн. Так вы поможете коллегам спланировать работу. Но дедлайн не должен быть "голым". В задаче опишите, почему поставили такие сроки и что будет, если к ним не успеть.
• Приложения на смартфоне.
  • С коллегами я общаюсь в Мегаплане и Телеграме, потому что они интегрированы. Я не отключаю уведомления из Телеграма на телефоне, чтобы оставаться на связи, даже если под рукой нет ноутбука. Чтобы это сработало, договоритесь с коллегами, по какому каналу вы отвечаете оперативно.

Удалённая работа требует больше усилий, чтобы наладить отношения с коллегами. Если вы их приложите, получите преимущество: в рабочих дискуссиях удалённая работа даёт время успокоиться, обдумать решение и предложить своё видение без эмоций.

Делиться результатом

Результат — единственное, что имеет значение. Если есть результат, плевать, что вы работаете по три часа в день, спите до обеда и обладаете невыносимым характером. Вы полезны компании, значит, вам платят не зря. Сейчас мой самый важный результат — рассылка. Если сегодня она не выйдет, я зря получаю зарплату. Но так было не всегда.

До конца прошлого года я делилась результатами работы в Мегаплане: каждый понедельник составляла список задач на неделю и в пятницу отчитывалась о проделанных задачах. Такой подход помогает в работе:

• показывает пользу: компания знает, за что платит зарплату и оценивает насколько это важно. Особенно это актуально для крупных компаний, в которых начальник не контролирует каждого сотрудника, но хочет быть в курсе работы;
• помогает не плодить задачи: отметить все дела сразу в недельном плане удобнее, чем заводить задачу по каждому;
• показывает прогресс: в начале работы одну рассылку я готовила три-четыре недели, теперь готовлю за одну, а качество стало лучше. Дневник результатов помогает отслеживать прогресс сотрудника и делать прогнозы на будущее;
• мотивирует: когда вы делитесь планами с коллегами, стыдно их не выполнить. Вы изо всех сил будете стараться закрывать задачи по плану.

Джейсон Фрайд в книге "Ремоут" пишет, что большинство страхов, связанных с удалённой работой, вызваны недоверием руководителя. У руководителя нет повода вам доверять, пока он не видит результат. Поэтому показывайте результат.

Выбирать

В модных айтишных кругах принято ругать офис: мол, он отнимает слишком много времени, мешает продуктивной работе, растит энтропию. Мне этот подход кажется упрощённым. Врачи, строители, учителя, официанты, машинисты, лётчики не могут работать удалённо. Но это не значит, что они непродуктивные работники без творческого мышления.

И наоборот, если дизайнер, программист или редактор работают из дома, это не означает автоматически, что они эффективны. Возможно, кто-то не представляет свою жизнь без рабочего коллектива, кому-то в офисе проще собраться, а кто-то работает одинаково хорошо дома и в офисе. Все зависит от человека. Здорово, когда компания не ставит жёстких рамок, а даёт сотруднику самому выбирать способ работы. Сотрудник работает эффективно в хорошем настроении. Главное, чтобы у него были условия для такого настроения.