Что такое поглотители времени и как с ними бороться?

1. Не отвлекайтесь, или хронофаг №1

Первый тип поглотителей времени — так называемые прерывающие события. Вы делаете какую-то работу, но тут к вам подходит коллега и задаёт вопрос. Звонит телефон. Приходит по почте срочный вопрос от клиента… И каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Вы тратите время на ответ, консультацию, извинения, что вы заняты. Вам трудно вернуться к прежней сосредоточенности на задаче. В результате то дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня.

Что делать?

 — Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время, когда вы перезвоните.

 — Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.

 — Переложите часть прерывающих событий на подчинённых. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.

 — Поставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами, что когда флажок на столе, это означает "я занят, подойдите через 15 минут". Но не злоупотребляйте этим методом и не ставьте флажок без серьёзного повода.

 — Тренируйте силу воли, учитесь не отвлекаться по любому поводу.

2. Не тратьте время впустую, или хронофаг №2

Очень опасными поглотителями времени являются мероприятия, события и времяпровождение, не отвечающее вашим задачам. К этому типу хронофагов относятся, например, корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать по протоколу, "для галочки". Сюда же относятся ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает и вам приходится его ждать, или бесцельная болтовня с коллегами, постоянные перекуры, просматривание соцсетей.

Что делать?

 — Договоритесь с коллегами или начальством, что вы будете лишь на той части совещания, где ваше присутствие необходимо.

 — Обсудите возможность делать какую-то работу прямо на совещании, если вам не нужно участвовать в обсуждении и вы не будете отвлекать коллег.

 — Отправляясь на встречу, возьмите с собой ноутбук. Тогда, если вам придётся ждать, это время не пропадет.

 — Выделите специальные часы для общения с коллегами.

3. Контролируйте хаос, или хронофаг №3

Хаос — это то, что забирает наше время в результате неумения оптимизировать работу, планировать задачи, выстраивать приоритеты и оценивать собственные возможности. Нечётко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить быстро и эффективно.

Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегические задачи постепенно приводит к ухудшению результатов работы. Отказ от собственных эмоциональных и физических потребностей приводит к срывам, из-за которых полезная деятельность может надолго остановиться.

Что делать?

 — Составляйте планы на день, на неделю, на месяц.

 — Учитывайте в плане время, которое необходимо вам на отдых, питание, восстановление сил.

 — Определите, какие задачи наиболее важны, а какие можно отложить.

 — Разберитесь на своём рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.

 — Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось встречаться или собираться повторно.

 — Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня.

 — Проанализируйте получившийся результат и используйте его для дальнейшего планирования.

4. Не беспокойтесь, или хронофаг №4

Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции — в том числе и такие, которые могут препятствовать быстрому и эффективному решению задач. Среди самых распространённых эмоциональных проблем, из-за которых мы теряем много времени — боязнь "белого листа" (страх начать новое дело), волнение, синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания.

Что делать?

 — Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.

 — Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.

 — Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы она начала решаться.

 — Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.

5. Разделяйте ответственность, или хронофаг №5

Нередко мы ничего не успеваем, потому что слишком много берём на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, мы берём на себя ответственность за чужие дела, нам проще сделать самому, чем кого-то попросить. А если мы просим, то не умеем вовремя проконтролировать результат и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.

Что делать?

 — Освойте технологию конструктивного отказа. Формула конструктивного отказа выглядит примерно так: "Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива).

 — Избавьтесь от чувства вины, если не можете помочь.

Совершенствуйте ваши управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или индивидуальной работы с коучем.

Самый эффективный метод борьбы с хронофагами, пожирающими ваше время — узнать их в лицо, то есть понять, на что именно уходит ваше время и как его оптимизировать.