Сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными. Ещё полвека назад директора компаний тратили на совещания десять часов в неделю, сейчас — 23 часа.
Всё больше компаний в мире отказывается от многолюдных и длительных совещаний. Оказывается, на таких собраниях все только тратят время. Сегодня решать рабочие вопросы принято иначе, рассказал Аркадий Богданов, генеральный директор компании "Складовик", в блоге на "Профессионалы ру".
— Известный американский экономист Джон Кеннет Гэлбрейт говорил: "Совещания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать". Как часто менеджерам хочется просто поговорить, демонстрируют цифры опубликованного в начале января 2018 года исследования лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training. Исследование впервые показало, что засильем совещаний, которое всегда считалось проблемой корпораций, в равной степени страдают малые и средние предприятия. Авторы подсчитали, что сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных перед началом совещаний целей.
То, что совещания — это по большей части пустая трата времени, давно понимают и сами управленцы. Опросив 182 старших менеджеров из компаний, занятых в самых разных сферах, исследователи Университета Северной Каролины выяснили: 65% опрошенных считают, что совещания отвлекают их от работы, 71% назвал их непродуктивными и неэффективными, 62% уверены, что с помощью совещаний не удаётся сплотить команду.
Совещания часто называют пережитком индустриальной эпохи, когда руководители предпочитали действовать директивными методами, не имели современных средств коммуникации и не слишком заботились об эффективности труда. Но это мнение ошибочно: за последние полвека собрания сотрудников стали и чаще, и длиннее, чем были, например, в 1960-е. Если полвека назад директора компаний тратили на совещания не более десяти часов в неделю, то сейчас — 23 часа.
Переизбыток совещаний — результат неэффективного планирования компаниями своей работы и бюрократизированности управления. Не в последнюю очередь они проводятся потому, что позволяют руководителям почувствовать свою важность.
Исследователи международной консалтинговой компании Bain & Company выявили, что одно из самых частых описаний целей общих собраний в электронных календарях — just because ("просто потому, что"). Этот факт указывает на одну из главных бед совещаний — отсутствие должной подготовки к ним: у 63% встреч нет никакой заранее запланированной повестки. В итоге более половины времени рабочих встреч оказывается посвящено не насущным делам, а пустым разговорам.
Разочарование в эффективности совещаний побуждает руководство многих компаний директивно ограничивать встречи и по времени, и по числу участников. Гари Вайнерчук, инвестор и консультант таких компаний, как Uber, Snapchat, Facebook, Twitter, Tumblr, советует ограничить совещания 15, а ещё лучше тремя-пятью минутами.
Если у вас 30-минутное совещание, вы массу времени потратите на то, чтобы за кружкой кофе обсуждать суперкубок по американскому футболу, который прошёл прошлым вечером. А если та же самая встреча ограничена 15 минутами, у всех нет времени отвлекаться на болтовню.
Ограничение числа участников совещаний — мера, к которой часто прибегают как иностранные, так и российские компании. Генеральный директор Amazon Джефф Безос применяет "правило двух пицц" (two pizza rule): участников любой встречи должно быть столько, чтобы их можно было бы угостить всего двумя пиццами, то есть менее восьми человек. А сооснователь агрегатора предложений турфирм Kayak Пол Инглиш и вовсе убеждён, что для принятия любого адекватного решения требуется не больше трёх человек.
"Формат совещания — один из самых неэффективных способов использования рабочего времени: он не вовлекает, не активизирует, не задействует каждого участника", — говорит Роман Тышковский, управляющий московского отделения консалтинговой компании Odgers Berndtson. " — У нас количество массовых совещаний сведено к минимуму. Нужно что-то решить голосованием — мы делаем это через корпоративный мессенджер. Нужно что-то придумать — собираемся проектной группой, вдвоём или втроём, привлекая только тех, кому на самом деле нужно решить эту задачу, а не отнимаем время у большой группы непричастных".
Ещё один часто применяемый для ограничения числа участников планерок принцип — "правило двух ног": каждое совещание должны посещать либо те, кто их организовал, вынеся на обсуждение волнующую их проблему, либо те, кто может почерпнуть там полезную лично для себя информацию. Никаких общих планерок, на которых весь коллектив покидает рабочие места и уходит в переговорку, изображая интерес.
В Intel запрещено проводить планёрки, если заранее не сформулирована чёткая цель, а в Lenovo даже рядовые сотрудники имеют право остановить совещание, если участники начинают скакать с темы на тему. Кен Нортон, партнёр GoogleVentures, советует каждой компании раз и навсегда устранить еженедельные планёрки: любые собрания должны проводиться по конкретному поводу, а не для того, чтобы беседовать с сотрудниками в стиле "что-как".
Есть и такие компании, которые пытаются изменить сам формат планёрок. Например, с начала 2010-х многие известные техно-предприниматели США (среди них основатель Facebook Марк Цукерберг и основатель Twitter Джек Дорси) предпочитают проводить совещания стоя или вовсе прогуливаться, как некогда философ Платон с учениками. Психологи Университета Вашингтона в Сент-Луисе выяснили, что стоячие совещания намного эффективнее обычных: когда люди стоят или ходят, они генерируют больше плодотворных идей и сильнее склонны чувствовать себя единой командой, a главное — такие встречи заканчиваются быстрее.
"Совещания были необходимы в доцифровую эпоху. С развитием интернета и систем по управлению проектами, практика совещаний стала обременением для современного бизнеса, ведь любое совещание отнимает самое ценное — время", — считает Александр Першиков, председатель совета директоров инвестфонда Key Group.
Современные средства коммуникации позволяют практически полностью избавиться от личных встреч.
"Мы в 2017 году совершенно отказались от совещаний, убрали даже еженедельные планёрки, — говорит Евгений Львов, СЕО агрегатора такси "Везёт". — Было ощущение, что это потеря времени. Прежде всего, нет необходимости обсуждать именно эти вопросы именно в это конкретное время. К примеру, какие-то несрочные проблемы технического характера необязательно решать именно во вторник в 10:00, отрывая от работы людей".
"Везёт" заменила личные встречи конференц-звонками, в которых участвуют только те, кто причастен к конкретной проблеме. В итоге каждый сотрудник тратит на обсуждение текучки на три-четыре часа в неделю меньше, подсчитал Евгений Львов.
В компании "Манго Телеком" тоже стремятся переместить общение сотрудников в мессенджеры.
"Текст — это принципиально другая коммуникация. Вживую люди могут выступать по 10 минут и не сказать вообще ничего. В тексте это сделать труднее, поэтому обсуждение становится более конкретным, предметным и качественным. Плюс оно почти лишено ненужных эмоций, которые часто возникают на деловых встречах", — говорит руководитель отдела маркетинга "Манго Телекома" Андрей Козловский.
Ещё в 2013 году программисты Массачусетского технологического института доказали, что компьютерные алгоритмы при помощи анализа фраз, которыми обмениваются участники совещания, могут понимать, принимается в данный момент важное решение или идёт обычный трёп. Не исключено, что оптимальный способ прекратить бессмысленную болтовню — это доверить организацию совещаний роботам. Прототипы таких решений уже разрабатываются.
Кен Нортон, партнёр Google Ventures, советует придерживаться этих правил, если вы все же не готовы пока полностью отказаться от совещаний:
|
|
||
Деловой квартал. | ||
|
||
nsk.dk.ru. | ||
|
||
24 февраля 2018. | ||
|
||
Тренинги для руководителей; Управление персоналом. |