Компания Архивная экспертиза

Миссия предприятия: способствовать сохранению архивных документов, и в первую очередь — документов по личному составу, как имеющих наибольшую социальную ценность.

Основные направления деятельности:

1. Обучение сотрудников предприятий, учреждений и организаций основам делопроизводства и ведения архивов.
2. Проведение экспертизы ценности архивных документов предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности.

Для чего вообще нужны архивы?

В апреле 2007 года на российском телевидении промелькнул репортаж о развитии российско-украинского конфликта вокруг косы Тузла. В споре о том, кому принадлежит этот клочок суши, наши дипломаты использовали географические карты 1830 года, Указ Сената Российской империи 1869 года, и даже ещё более ранние документы!

Все эти документы сохранились в государственных российских архивах благодаря труду архивариусов прошлых веков и нашего времени.

Даже из одного этого примера ясно, для чего нужны архивы.

Они хранят прошлое, чтобы обеспечить стабильное и безопасное будущее.

Даже в жизни каждого, отдельно взятого человека был случай, когда какой-нибудь предусмотрительно сохранённый документ (квитанция, чек, расписка, справка) понадобился через много лет и спас от многих неприятностей. Но в масштабах страны, города, отдельного предприятия — это стабилизирующее действие архивов возрастает тысячекратно.

Например, во время Великой Отечественной войны советская власть уделяла большое внимание эвакуации архивных документов из регионов, которые могли быть оккупированы. В результате после войны удалось быстро и дёшево восстановить разрушенные предприятия — техническая документация была сохранена, и заводы не пришлось проектировать заново.

И в наше время архивные фонды предприятий помогают им экономить значительные материальные, человеческие и временные ресурсы. А нередко — приносят прямую прибыль.

Сам факт наличия архива на современном предприятии говорит о стабильности и устойчивости этого предприятия. Верно и обратное — создание архива помогает предприятию вырасти и стать стабильным.

Российское законодательство об архивах

В настоящее время основной законодательный акт, регулирующий вопросы хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов — Федеральный закон 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" (вступил в действие в октябре 2004 года).

Его требования распространяются на все государственные, муниципальные и частные предприятия, учреждения и организации, а также на индивидуальных предпринимателей.

Важнейшие требования Закона 125:

1. Обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.
2. Бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
3. Использовать единые для всех принципы организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. (Иначе говоря, архивные документы в Правительстве, мэрии, на заводе, и в хлебном магазине должны комплектоваться, учитываться и храниться по единым правилам).
4. Закон устанавливает гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность для юридических лиц, а также должностных лиц и граждан, виновных в нарушении законодательства об архивном деле.

Кроме Закона 125, существуют и другие федеральные законы и нормативные акты, так или иначе регулирующие хранение и использование архивных документов.

Архив на современном предприятии

На большинстве современных предприятий проблема с созданием и ведением архива стоит остро. Документов с каждым годом все больше, и рано или поздно их необходимо упорядочить, иначе в бумажном "море" просто ничего невозможно будет найти.

Порядок ведения архивов сложился примерно 300 лет назад, когда Пётр I построил Российскую империю и впервые создал в ней постоянно действующий бюрократический механизм. Первый нормативный акт, регулирующий архивное дело, был издан Петром I в 1720 году.

Приступая к упорядочению архивных документов, нельзя встать на путь "изобретения велосипеда". То есть, начать вводить какие-то "свои" нормы и правила. Упомянутый выше Федеральный закон 125 не случайно требует применения единых для всех правил работы с архивными документами.

Ведение архива требует некоторых специальных знаний и навыков. Для обучения им предприятие "Архивная экспертиза" проводит регулярные семинары "Управление документацией. Создание и ведение архива".

Программа этих семинаров состоит из двух частей:

• делопроизводственной;
• собственно архивной.

В делопроизводственной части даётся необходимый минимум знаний и навыков по организации текущего делопроизводства, поскольку оно является "фундаментом" для построения архива.

В архивной части рассматриваются специальные вопросы (требования законодательства, экспертиза ценности, использование, ограничение доступа, и т.д.).

Семинары "Управление документацией. Создание и ведение архива" проводятся как универсальные (для всех предприятий, учреждений и организаций), так и специальные (для финансовых, медицинских и образовательных учреждений, для предприятий ЖКХ, и пр.).

Такое разделение вызвано специфическими требованиями к документации некоторых видов предприятий и организаций.

Существует также два формата семинаров "Управление документацией. Создание и ведение архива" — однодневный и многодневный (2, 3 и более дней).

Однодневные семинары рекомендуются для повышения квалификации сотрудников, которые уже имеют опыт работы с архивными документами (как правило, это архивариусы, кадровые специалисты и делопроизводители).

Многодневные семинары рекомендуются для тех, кто начинает "с нуля". На таких семинарах проводятся практические занятия по вопросам, которые невозможно изучить по учебникам, статьям и пособиям.