Эффективная работа секретаря: обеспечение работы руководителя, организация работы в приёмной, бизнес-этикет, деловое общение. Возможно дистанционное (онлайн) обучение

Принципы работы секретаря руководителя, основные функции и задачи. Требования к профессиональным знаниям и навыкам, деловым и личностным качествам секретаря руководителя.

Организация работы в приемной.

• Офисное гостеприимство. Правила организации приёма посетителей. Этика делового общения. Правила речевого этикета. Смол-ток. Этикет телефонных переговоров. Основы эргономики офиса. Дресс-код секретаря.
• Документационное обеспечение в приемной. Принципы планирование рабочего дня руководителя. Формирование папок с документами. Подготовка проектов резолюций. Компетенции проверки принимаемых документов. Регистрация входящей, исходящей документации. Этикет цифровой переписки.

Обеспечение конферентных мероприятий.

• Планирование текущих мероприятий. Подготовка сценарного плана. Подготовка информационных материалов, списков участников совещания.
• Работа со списками приглашенных. Правила и виды рассадки участников совещания. Подготовка помещения, оборудования. Правила использования геральдических символов.
• Подготовка стола совещания. Островное и индивидуальное накрытие стола. Изготовление аншлагов. Сервировка чайного (кофейного) стола. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним.
• Протоколирование совещаний, встреч, заседаний. Виды протоколов. Правила составления протокола.
• Постановка поручений на контроль. Виды контроля (текущий, предупредительный). Составление аналитических справок контроля исполнения поручений.
• Организация командировок руководителя. Дистанционное обеспечение мероприятий руководителя. Подготовка программы поездки. Составление кейса материалов для поездки. Организация бытовых вопросов. Порядок оформления документов для командировки и отчётных документов по командировке руководителя.

Работа с конфликтами.

• Конфликт как форма переговорного процесса. Причины эмоционального вовлечения. Стадии развития агрессивного состояния. Конфликт начальник-подчиненный.
• Профилактика конфликтных ситуаций. Купирование затяжного конфликта. Способы эмоциональной разгрузки. Обеспечение психологической резистентности.

Тайм-менеджмент. Эффективное распределение рабочего времени. Алгоритм планирования. Расстановка приоритетов по срочности и важности. Правила постановки задач.