Семинар-практикум "Подготовка, проведение и протоколирование деловых мероприятий"

Центр "Профи-Карьера" проводит обучение по теме организации деловых мероприятий и ведению протокола совещаний.

Многие идеи, мысли, важные решения рождаются в голове и озвучиваются главами компаний, директорами, руководителями департаментов во время совещаний, деловых встреч, мозговых штурмов. Очень важно на основе совещаний и деловых встреч составлять протоколы.

Как правило, обязанность ведения протокола лежит на плечах секретаря или личного помощника, который обязан фиксировать ход ведения беседы, тезисы, важные решения, которые были озвучены. На основе обсуждаемых вопросов составляется протокол, который является важным документом.

О том, как правильно организовать деловое совещание или переговоры, какие существуют правила оформления и составления протоколов — всё это и многое другое вы узнаете на нашем семинаре от ведущих специалистов по делопроизводству.

Программа семинара составлена в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утверждённым Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года №276 н.

Для кого данный курс

Семинар-практикум "Подготовка, проведение и протоколирование деловых мероприятий" полезен, если вы:

• руководители и специалисты служб ДОУ;
• работники секретариата;
• помощники руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота;
• все заинтересованные специалисты.

Что даёт семинар

В результате посещения курса по организации совещаний и протоколированию вы:

• станете незаменимым помощником руководителя и первоклассным секретарём;
• можете выбирать удобную форму ведения протокола совещаний в зависимости от целей и задач вашей организации;
• умеете грамотно организовывать совещания, собрания и переговоры, знаете этапы подготовки;
• умеете оформлять и составлять повестку дня;
• знаете нормы делового этикета и офисного гостеприимства при приёме посетителей;
• владеете алгоритмом составления текстов протоколов;
• грамотно работаете с содержательной частью протоколов;
• умеете отличать различные формы протоколов, знаете их назначение;
• знаете технологии контроля исполнения заданий и решений.
• грамотно оформляете протоколы совещаний в соответствии с нормами делопроизводства;
• эффективно используете шаблоны протоколов, схемы составления и перечень необходимых для оформления реквизитов.

Программа обучения

1. Этапы подготовки, организации и проведения деловых мероприятий.
   • Деловые мероприятия: виды, цели и задачи.
   • Роль секретаря-помощника на деловом мероприятии.
   • Функциональные обязанности помощника руководителя при организации, проведению и обслуживанию конферентных мероприятий.
   • Почему на деловом мероприятии важна подготовка и идеальная организация?
   • Этапы подготовки совещаний, собраний, переговоров и деловых встреч.
   • С чего начать подготовку к мероприятию?
   • Повестка дня. Распространённые ошибки в написании повестки дня.
   • Как оповещать участников совещания?
   • Ошибки при организации и проведении совещаний.
   • Составляем чек-лист подготовки к конферентному мероприятию.
   • Интеллект — карта-памятка подготовки деловых мероприятий.
2. Офисное гостеприимство. Работа с гостями и посетителями.
   • Встреча гостей и посетителей. Основные правила этикета для секретаря.
   • Как правильно встречать гостей в холле здания и провожать их?
   • Ситуация ожидания. Как обеспечить комфорт гостю, если необходимо подождать?
   • Правила рассадки участников.
   • Чай/кофе. Правила подачи чая/кофе, кондитерских изделий.
   • Кому за кем подавать угощение? Этикетные правила подачи чая/кофе.
   • Международный протокол: когда делать перерывы и кофе-паузы?
   • Нюансы в сервировке стола. Как подаются вода и стаканы?
   • Схема-образец рассадки участников совещания.
   • Маршрутный лист "Кому за кем подавать угощение".
   • Памятка по подаче чая/кофе/кондитерских изделий.
3. Протокол совещания: виды протоколов и их отличия.
   • Что такое протокол совещания? Цели и задачи.
   • Виды протоколов и их отличия, цели и задачи.
     • Протоколы заседаний коллегиальных органов.
     • Протокол записи деловой беседы.
     • Протокол о результатах переговоров.
     • Протоколы договорного типа.
     • Протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководителем.
     • Протоколы заседаний постоянных и временных комиссий.
4. Правила составления и оформления протоколов совещания.
   • Полные и краткие протоколы: отличия.
   • Оформление протоколов по ГОСТу. Обязательные реквизиты протоколов.
   • Части протоколов: заголовочная часть, повестка дня, содержательная часть.
   • Алгоритм составления и оформления протокола.
   • Правила оформления подписи на протоколе.
   • Автоматизированные решения для протоколирования. Онлайн-протоколирование.
   • Доведение решений протокола до исполнителей.
   • Технология контроля исполнения заданий и решений.
   • Шаблоны кратких и полных протоколов.
   • Схемы составления и перечень реквизитов протоколов.