Тренинг "Как подготовить и провести эффективное совещание"

Совещания, собрания, meeting (англ. слово, аналог собрание) — это привычный вид делового общения и часто одна из функций руководителя. Совещания могут быть бесполезными (так как после них никто не выполняет задачи, определённые на совещании), скучными, затянутыми, "нагрузкой" и для руководителя и для сотрудников ("ну вот, эти опять что-то напридумывали…"). Совещания могут быть продуктивными, творческими, яркими, короткими, приносящими максимальный результат.

Каким будет ваше совещание, зависит только от вас. Так как именно от руководителя (или того, кто проводит совещание) зависит успех или неуспех совещания. Успех совещания зависит от подготовки, организаторских способностей и навыков руководителя.

Наш тренинг — это практическое руководство, основанное на многолетнем опыте повседневной работы, которое раскроет все секреты подготовки, научит определять этапы планирования, обеспечит полным набором инструментов и обучит технике успешного проведения совещаний.

Проведению совещаний необходимо учиться, потому что эффективные совещания:

• Повышают результативность работы Компании.
• Упрощают и улучшают внутреннее взаимодействие между сотрудниками.
• Формируют авторитет руководителя и лояльность персонала.
• Помогают популяризовать идеи и цели компании, повышают корпоративную культуру.
• Экономят время.
• Конструктивные совещания вдохновляют сотрудников на достижение более амбициозных целей, повышают сознательность сотрудников и их заинтересованность в результате работы.

Цели тренинга:

• Дать участникам знания и практические приёмы эффективной подготовки, организации и проведения совещаний.
• Оптимизация процесса группового взаимодействия в ходе совещаний с целью получения качественного результата на выходе.

В результате обучения участники:

• Систематизируют типы совещаний в зависимости от целей мероприятия.
• Определят свою оптимальную модель поведения в зависимости от типа совещания.
• Овладеют правилами подготовки к совещаниям.
• Опробуют различные методы управления групповым обсуждением.
• Познакомятся с фасилитационными техниками ведения групповых обсуждений и определят особенности роли фасилитатора.
• Познакомятся с различными технологиями, для создания максимальной вовлеченности сотрудников в процессы появления новых идей, принятия новых/ или уже существующих заданий, и желания осуществить эти задачи.
• Получат алгоритмы и практический опыт проведения коротких и эффективных совещаний.
• Рассмотрят приёмы и правила принятия решений в группе с выходом на план конкретных действий.

Длительность: 2 дня, 16 часов.

Целевая аудитория

• Руководители Компании, чья деятельность связана с проведением и участием в деловых совещаниях.
• Специалисты, которые регулярно или периодически проводят совещания, заседания, конференции, планёрки и другие виды коллективного общения.
• Все, у кого мало времени, и кто хочет использовать время коллективных рабочих собраний максимально эффективно.
• Начинающие руководители, которые хотят знать, как держать в руках коллектив и руководить им.
• Опытные сотрудники, которые желают расширить свой набор инструментов управления с помощью нового инструмента — фасилитации.
• Сотрудники, которые хотят превратить "скучные будни" заседаний в инструмент карьерного роста, личной и групповой эффективности.

Программа тренинга

Совещание как вид деловой коммуникации в управленческой деятельности:

• 3 важных шага результативного совещания: подготовка, проведение, контроль.
• Основные ошибки при проведении совещаний, или почему наши совещания однообразные, скучные, бесполезные и не приносят результат.
• 5 видов совещаний: информационные, оперативные, проблемные, изменения в организации, разработка новых идей (креативное совещание).
• Чем они отличаются, и что необходимо учитывать при подготовке и проведении каждого вида.
• Какой вид совещания выбрать в соответствии с целями и задачами.
• Планирование состава и ролей участников.

Схема подготовки совещания: структура, организация:

• Постановка цели, задачи совещания.
• Составление детального плана работ.
• Организация и планирование совещания.
• Разработка повестки дня.
• Выбор времени, места, продолжительности совещания.
• Составление списка участников. Распределение ролей. Оповещение.
• Подготовка раздаточных и демонстрационных материалов для совещания.

Знание и выбор современных технологий и инструментов для проведения:

• Техники и инструменты для проведения совещаний: мозговой штурм, фасилитация и другие (в зависимости от целей тренинга и формата мы опробуем от 3 до 10 техник).
• Инструменты, задачи и возможности каждого инструмента.
• Динамическая фасилитация — сильный инструмент, который позволяет "вытащить" и зафиксировать мнения, видения участников относительно обсуждаемой темы (задачи, вопроса).
• MeWeUs — техника вовлечения в обсуждение "молчаливых" и получения вклада каждого участника.
• World-cafe — мощный метод глубокой проработки решений за счёт вклада каждого.
• IDEA-лог — интерактивный метод, дающий максимум диалога.
• Road-map — техника "мягкого" структурирования и согласования плана действий.
• Pinpoint — техника, которая позволяет визуально структурировать мысли, идеи, решения.
• Методы установления согласия.
• Методы выработки решений.
• Наглядные визуальные материалы как способ оптимизации эффективности совещаний.

Проведение и динамика совещания:

• 7 этапов проведения совещания.
• 4 этапа динамики группы.
• Содержательная часть: установление контакта и формирование ожиданий, выявление видения ситуации и экспертиза проблемного поля, перевод проблем в задачи, выработка решений и назначение ответственных, подведение итогов совещания.
• Специфика управления совещанием на каждом из этапов. Типичные "ловушки" на совещаниях.
• Техники и процедуры эффективного совещания:
  • невербальные техники и приёмы;
  • вербальные техники и приёмы;
  • процедуры структурирования содержания (приёмы модерации);
  • ритуалы.
• Типажи участников совещания. Рекомендации по взаимодействию.
• Взаимодействие со сложными участниками. Манипуляции во время проведения совещания. Предотвращение и разрешение конфликтов.
• Приёмы работы с неконструктивной критикой на совещании.
• Как преодолеть сложные вопросы во время совещания.

Участие в работе совещания:

• Подготовка собственного выступления.
• Некоторые приёмы публичного выступления.
• Основные составляющие бизнес-имиджа.
• Техника конструктивного отстаивания интересов своего подразделения или своей позиции.

Организация и контроль исполнения решений, принятых на совещании:

• Процедуры завершения совещания.
• Информирование о принятых решениях.
• Анализ проведённого собрания.
• Контроль за выполнением решения.

Используемые средства:

• Моделирование типичных и наиболее проблемных ситуаций в общении.
• Самоанализ поведения и анализ с помощью участников тренинга, тренеров и видеозаписей участия в упражнениях.
• Видеоанализ.
• Выполнение специальных упражнений и заданий.
• Ролевые и деловые игры.
• Обсуждение конкретных проблем участников тренинга.
• Решение бизнес-задач из реальной практической деятельности участников.