Тренинг "Обучение отдела закупок от А до Я"

Описание тренинга

Эффективность работы отдела закупок оказывает влияние на рост или снижение прибыли Компании/Производства. Это факт.

От отдела закупок зависит вся работа Компании: отделы продаж, использование оборотных средств, наполненность складов, ассортимент, бухгалтерия, транспортные службы и др.

При больших объёмах закупки снижение цены даже на 1 рубль даёт огромные возможности для Компании. При отсутствии выработанных критериев по выбору поставщиков Компания несёт потери. И т.д. На эффективность работы отдела закупок влияют более 10 факторов.

В целом их можно разделить на 3 составляющие: люди, бизнес-процессы, анализ и выбор поставщиков.

Обо всем этом и многом другом пойдёт речь на нашем тренинге.

Целевая аудитория:

• Собственники и руководители компаний.
• Руководители отдела закупок.
• Менеджеры отдела закупок, менеджеры отдела снабжения.
• Специалисты, в чьи обязанности входит выбор поставщиков товаров/услуг.

Цели тренинга:

• Сформировать план действий, как построить в Компании результативную систему закупок.
• Получите практические знания и инструменты для управления закупками
• Проанализировать существующую ситуацию в работе отдела закупок.
• Научится применять планирование и анализ закупочной деятельности.
• Изучить примеры KPI показателей для сотрудников отдела закупок.
• Повысить профессиональную компетентность в области переговоров с поставщиками в различных ситуациях: от конструктивных до жёстких переговоров.

Программа

Часть 1. Из каких составляющих складывается эффективный отдел закупок

• Функциональный подход к формированию структуры отдела закупок:

  • Модели организации закупочной деятельности.
  • Как закупки влияют на прибыль Компании.
  • Функции и основные результаты отдела закупок.
  • Логистический подход к управлению закупками.
  • Цели отдела закупок в зависимости от приоритетов деятельности и целей: сроки поставки, размер партии, качество, поиск минимальных цен, и др.
  • Бизнес-процессы отдела закупок. Системный подход к формированию и оптимизации.
  • Планирование закупочной деятельности.
  • Взаимодействие отдела закупок и других подразделений Компании, как выстроить эффективно. Структура взаимодействия. Управление деловыми отношениями.

• Функции менеджера по закупкам: модель "исполнитель", модель "эксперт", модель "гений", модель "логист":

  • Что должен знать менеджер по закупкам.
  • Что должен уметь менеджер по закупкам.
  • Показатели эффективности отдела закупок, в зависимости от целей и задач в структуре организации.
  • Примеры KPI показателей, положений, стандартов, инструкций и др.
  • За что платить зарплату сотрудникам отдела закупок. Мотивация персонала.
  • Система мотивации на основе показателей эффективности.

• Организация работы с поставщиками. Анализ, оценка и выбор поставщика:

  • Общая политика Компании в работе с поставщиками.
  • Модель анализа рынка, поиска и выбора поставщиков. 4 подхода к взаимодействию с поставщиками.
  • Анализ номенклатуры закупаемой продукции и разделение на категории.
  • Построение системы критериев для выбора и оценки поставщиков. Модели и методы оценки, рекомендации.
  • Сегментация базы поставщиков. Разработка стратегии взаимоотношений с поставщиками.
  • Примеры корпоративных стандартов, регламентирующих работу с поставщиками.
  • Торги, запрос цен и предложений, и другие способы закупок. Основные плюсы и минусы разных способов. Ошибки применения.
  • Как организовать постоянный анализ текущей эффективности поставщиков.
  • Организация системы постоянного мониторинга и оценки работы поставщиков. Почему это важно, и что мы проигрываем, если такой системы нет.

Часть 2. Управление закупками. Управление запасами

• Управление показателями эффективности: анализ качества, изменение цен, оборачиваемость, рентабельность, наличие запаса, и др:

  • Расчёт показателей закупочной деятельности: уровень обслуживания, оборачиваемость запаса, рентабельность запаса, максимальный желательный уровень запаса.
  • Матрица рентабельности и оборачиваемости. АВС — анализ. Расчёт средств, необходимых для закупки, наличия продукции.
  • Ценовая политика и ценовые стратегии закупок.
  • Условия закупки, способы оплаты, отсрочка, и др. Расчёт стоимости отсрочки, скидки и объёма закупок.
  • Затраты в закупках, как снижать затраты.
  • Документация, как требование к закупаемым товарам и услугам.
  • Оптимизация процесса периодических закупок.
  • Оптимизация процесса разовых/ легко заменяемых закупок.
  • Отслеживание промежуточных результатов закупки.

• Современные методы информационной поддержки, системы электронного обмена данными (EDI, SRM и др.). Программное обеспечение:

  • Функции, которые необходимо включить в корпоративную систему.
  • Создание и ведение необходимых баз данных.
  • Организация учёта и ведение заказов на поставку.
  • Расчёт и формирование заказа.
  • Отслеживание прохождения всех этапов поставки.
  • Проверка приходной документации на соответствие исходным договорённостям.
  • Система контроля состояния запасов.
  • Оценка эффективности существующей системы.
  • Моделирование более точной настройки или внесения изменений в систему.

• Процесс управления запасами:

  • Запасы в системе организации. Подходы, виды, модели управления.
  • Разделение позиций на складские и заказные.
  • Категории складских позиций.
  • Математические методы и прогнозные модели, погрешности в учёте спроса (товары-заменители, неверные периоды и пр.).
  • Цикличность процесса закупок, контроль уровня запаса, страховой запас, оптимальный заказ, время выполнения заказа, средний товарный запас, оборачиваемость.
  • Дефицит и излишек: причины, последствия, решения. Инвентаризация.
  • Розничные закупки: ассортиментом нужно управлять.
  • Параметры влияния на продажи; истинный и мнимый спрос.
  • АВС и XYZ анализ.
  • Затраты, связанные с запасами. Управление затратами. Стоимость содержания единицы запаса, методика расчёта.
  • Неликвиды. Как определять неликвиды. Экономическое обоснование неликвидов. Управление неликвидами.
  • Особенности расчёта многономенклатурного заказа.

Часть 3. Переговоры с поставщиками

• Бизнес-кейс "Переговоры о цене и условиях поставки":

  • Тренинг начинается с бизнес-кейса "Переговоры о цене и условиях поставки". Участники тренинга имеют возможность увидеть "со стороны" свои ошибки и осознать, что даёт возможность партнёру настаивать на максимальной цене и наиболее выгодных для себя условиях поставки.
  • Тест на индивидуальный стиль переговоров.

• Подготовка к переговорам о цене и условиях поставки:

  • 4 стратегии в переговорах. Чем отличаются, когда используем, как выбрать наиболее приемлемую стратегию в зависимости от целей и конкретной ситуации.
  • Переговоры конструктивные (партнёрские) и жесткие.
  • Ситуация в компании-поставщике: классификация и мониторинг заинтересованных сил, границы переговоров.
  • Особенности отношений с поставщиком, профиль поставщика.
  • Типы переговорщиков. Типология DISC, как инструмент построения взаимоотношений.
  • 4 этапа подготовки BATNA.
  • Постановка целей переговоров: минимальная, желательная и максимальная, варианты условий для торга, диапазон позиций в переговорах.
  • Как разработать ценностное предложение. Матрица взаимосвязи цены и других условий, анализ уязвимости.
  • Особенности командных переговоров. Распределение ролей.

• Управление переговорным процессом. Проведение переговоров с поставщиками:

  • 4 составляющих, которые мы должны контролировать в процессе переговоров, для получения лучших условий и продажи по более низкой цене.
  • Контакт\Представление.
  • Открытие переговоров. Кто должен выдвигать условия первым, чтобы позиция была более выигрышной?
  • Границы переговоров. Внесение предложений.
  • Обмен предложениями. Получение информации. Побуждение к размышлению.
  • Торг в переговорах.
  • Получение и предложение уступок.
  • Формула торга.
  • Конструктивное переговорное поведение.
  • 9 техник, которые помогают в конструктивных переговорах о цене.
  • Правила подачи аргументов при конструктивных переговорах
  • Правила подачи аргументов при жёстких переговорах.
  • Методика перехвата инициативы в переговорах.
  • 5 способов обосновать цену.
  • Использование конкурентных преимуществ компании в доказательстве цены.

• Как работать с манипуляциями и ценовым давлением:

  • Основные принципы поведения закупщика на переговорах с поставщиком.
  • Типы трудных переговорщиков от поставщика. Характеристики.
  • Создание и использование преимуществ с самого начала, при установлении контакта.
  • Принцип "мягкой силы".
  • Принцип "прессинг, выбить почву, вывод из равновесия".
  • 28 приёмов манипуляций и давления в переговорах. "Предупреждён, значит вооружён". Понимая, какой приём к нам применяют, мы знаем, как противостоять.
  • 6 Правил переговоров о цене.
  • Ультиматумы о снижении цены. Как реагировать и как использовать метод встречных требований.
  • Технологии противодействия манипулятивным приёмам торга.

• Специфика переговоров в ситуации неравной заинтересованности партнёров:

  • В каких ситуациях интерес поставщика сильнее вашей заинтересованности. Как эту ситуацию использовать, чтобы извлечь максимальную выгоду.
  • В каких ситуациях закупщик заинтересован в большей степени, чем поставщик.
  • Как вести переговоры, если позиция поставщика сильнее, чем позиция нашей компании.
  • Как вести переговоры, если поставщик "эксклюзивный" и его замена практически не возможна.
  • 8 приёмов, которые помогают продвижению, в ситуациях жёсткого давления и более сильной позиции партнёра.

• Переговоры в конфликтной ситуации:

  • Алгоритм приёма претензии.
  • Переговоры в ситуации недовольства поставщика.
  • Алгоритм представления претензии (обоснованной).
  • Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим сохранить отношения.
  • Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим разорвать отношения.
  • Алгоритм переговоров в ситуации недовольства работой поставщика, в случае если мы хотим использовать ситуацию для получения лучших условий.

• Профессиональная уверенность менеджера по закупкам:

  • Уверенное поведение менеджера, как обязательное условие для успешных переговоров.
  • Уверенность в себе. Признаки уверенного, неуверенного, агрессивного поведения.
  • 6 навыков ассертивности. Практическое применение.
  • Права личности, поддерживающие уверенность в себе.
  • Повышение самоконтроля "Треугольник уверенности".
  • 5 техник конструктивного отказа. Как отказать не испортив отношения, и не испытывать чувство вины.
  • Виды критики, методы эффективного реагирования в ответ на критику.
  • Техники достойного ответа на оскорбление. "Сомнение", "Зеркало", и др.

• Завершение переговоров:

  • Фиксация договорённостей.
  • Подведение итогов переговоров. Почему это важно.
  • Анализ вашего опыта ведения переговоров.
  • Check-list по переговорам.