Бизнесмены, топ-менеджеры, руководители предприятий, влиятельные лидеры — как они организуют свой день, какими приложениями, программами, ресурсами пользуются для управления бизнесом, что помогает им автоматизировать свои рабочие процессы, управлять временем, успевать выполнять свои дела и развиваться, имея, как и все мы, всего 24 часа в сутках?
Каждый тренинг для руководителей даст несколько советов по использованию технологий для оптимизации своей работы, но интереснее всего, что реально помогает тем, кто уже управляет бизнесом, достигает успехов и ведёт за собой.
Для нашей подборки мы собрали информацию из разных интервью, доступных в сети. На тренингах по управлению бизнесом, тайм-менеджменту и других вы можете получить советы по использованию более новых или более эффективных приложений. Но в нашей подборке только то, что реально используется топ-руководителями российских компаний.
Мессенджеры
Многие генеральные директора по утрам проводят некоторое время в мессенджерах. Кстати, в мессенджерах они часто обсуждают рабочие вопросы, отвечают на вопросы сотрудников и ставят задачи.
Почти у каждого все необходимое — в смартфоне. Поэтому самое главное, о чем важно заботиться — это своевременная и быстрая зарядка устройства. Многие постоянно перемещаются и большую часть времени проводят в пути. Таким образом для большинства боссов рабочее место везде, где можно воспользоваться смартфоном.
Для многих топов вся работа проходит в WhatsApp и Telegram. Мессенджеры постепенно вытесняют переписку электронными письмами — почтовые сервисы занимают больше времени и менее удобны. Мессенджеры часто выбирают за возможность тут же позвонить и обсудить неясные вопросы голосом.
В некоторых случаях руководители используют WhatsApp, потому что этот современный сервис исключает анонимное общение (номер будет показан), что для многих ситуаций принципиально важно.
Среди плюсов Telegram — качество видео, анонимность (иногда, наоборот, номер показывать нежелательно). Telegram также ценят за удобство групповых чатов. Многие считают Telegram полноценным инструментом для коммуникаций внутри команды, а Telegram-каналы — достаточным источником основных новостей по интересующим темам.
Планирование, заметки, систематизация информации и новые знания
Есть группа приложений, которые трудно разделить по функциям. Руководитель постоянно генерирует идеи, фиксирует их, систематизирует, превращает в задачи, выполнение которых нужно контролировать. Кроме того, идеи поступают к руководителю из разных каналов — их тоже нужно оперативно добавлять в общую базу идей. К тому же каждая идея подчинена целям, которые в свою очередь имеют свою структуру.
Если учесть, что даже у руководителя предприятия есть не только рабочие, но и личные цели, идеи и задачи, то можно понять, почему топы нуждаются в автоматизации и пользуются различными блокнотами, планировщиками, таймерами, системами оповещений и сервисами для систематизации информации.
Многие руководители перепробовали много таких сервисов, прежде чем остановились на каком-либо. Сейчас у нас есть возможность узнать, что они выбрали в итоге.
Планировщик ColorNote — электронный блокнот для заметок с напоминаниями, email, сообщениями, перечнями дел и покупок. Его выбирают многие, отмечая удачный баланс между достаточным набором опций и отсутствием излишеств.
Evernote — удобный электронный блокнот для добавления идей с последующей сортировкой.
Wunderlist — ещё один блокнот для быстрой фиксации идей "на ходу", позволяющий хранить и систематизировать информацию.
Things 3 — личный планировщик для тех, кто ценит эргономику приложений.
OmniOutliner — органайзер для заметок. Удобен на совещаниях, позволяет быстро зафиксировать идеи. Особенно ценна опция объединения нескольких заметок в одну. Это позволяет тематически связывать отдельные заметки, что потом удобно использовать на встречах с разными людьми.
Для идей и долгосрочных целей используют The Brain. Это персональная база данных с возможностью связей между записями. Там хранят цели на перспективу.
XMind — приложение для создания дерева целей, выстраивания сложных структур проектов и визуализации многоуровневых связей. Позволяет формировать планы действий и тактические шаги наперёд. Это тот самый инструмент, который поможет использовать идеи после посещения семинаров или тренингов для руководителей.
Outlook и календарь для планирования и оповещений. Синхронизация личного и рабочего календарей. Не теряет популярности и для многих руководителей остаётся основным инструментом планирования.
Be focused — простой таймер, удобный для чего угодно.
"Напоминания" — приложение, позволяющее создавать групповые задачи. В комментариях к напоминанию можно добавить перечень заданий.
Todoist — персональный менеджер с рядом нужных опций: добавление задач, приоритеты, подзадачи, уведомления, комментарии к задачам. Этот сервис оценили многие руководители.
To Round — визуальный планировщик дел. Изображает каждую задачу в виде круга (размер круга зависит от приоритета), умеет ранжировать задачи, маркировать цветом.
Sticky password — простой и удобный сервис для хранения паролей.
"Заметки" — приложение для различных записей с возможностью сортировки. Удобно для набросков идей.
Expensify — приложение для сканирования чеков в деловых поездках.
Money Pro — приложение для учёта личных финансов.
Instamart — сервис для доставки продуктов в офис или домой. Для тех, у кого каждая минута под контролем.
Руководители признаются, что не всегда удаётся следовать плану: в течение дня меняются приоритеты, появляются новые задачи. Количество задач у каждого разное. Чаще всего это: 3, 3–5, 7, 10–15. Выполняются они не в строгом порядке. Руководители считают, что эффективнее всего — выбирать на день 3–5 самых приоритетных задач.
Есть такие подходы к личному планированию:
- 3–5 самых важных и крупных не записывать, а держать в голове, пока не будут выполнены, остальное отправить в to-do lists.
- Фокусировка не на делах, а на результатах.
- Два раза в неделю — выделяется время руководителя для закрытия персональных задач.
Далее приложения, позволяющие быстро получить и усвоить нужную информацию или создать базу информации, которую нужно проработать в ближайшее время. Тренинги по управлению бизнесом учат использовать время эффективно. Вот с помощью каких приложений это делают топ-менеджеры отечественных компаний.
Microsoft OneNote — блокнот для заметок и разноформатной текстовой информации. На одной странице размещаются материалы разных форматов — текстовые наброски, таблицы, аудиофайлы, изображения — которые можно структурировать.
Pocket — приложение для быстрого сохранения интересной статьи, если нет свободного времени. Чтобы не потерять и прочесть позже.
Конвертер URL2PDF — приложение для конвертирования ссылок в файлы. Это помогает не потерять важную информацию. К примеру, вам прислали ссылку, а сейчас нет времени прочесть. Программа получает ссылку и формирует пдф-файлы вместо закладок. Если хранить информацию на телефоне в отдельных папках, то всегда можно найти нужный файл и прочесть информацию.
Pocket Casts — плеер подкастов, который умеет ускорять аудио без искажения тембра и вырезать паузы. Это позволяет экономить время прослушивания.
Facebook используется в основном как источник новостей.
Flipboard — приложение, подгружающее новости из СМИ и соцсетей, которое быстро показывает картину дня по нужной тематике.
World & Figures — приложение, которое показывает экономическую картину мира в цифрах: курсы валют, котировки, объем ВВП разных стран.
Библиотека Alpina Digital — приложение для чтения бизнес-литературы.
Bookmate — приложение для чтения.
Литрес — площадка для поиска и чтения разной литературы.
Quizlet — сервис, помогающий с английским. Для всех, кто хотел бы постоянно пополнять свой словарный запас с использованием игровых методик.
Для руководителя всегда важно иметь быстрый доступ к информации, как только появляется для неё время. По мнению руководителей компаний, генеральный директор потребляет больше информации, чем отдаёт. Ему необходимо постоянно пополнять свои знания и получать новый опыт: это могут быть книги, интернет-ресурсы с новостями, которым доверяешь, подкасты, профильные и новостные каналы Telegram, тренинги по управлению бизнесом, вебинары, сервисы для обучения.
Таск-менеджеры, интеграторы, корпоративные мессенджеры и средства коллективной работы
Trello — удобный софт для фиксирования и контроля задач в формате канбан-доски, который можно использовать всей командой. Позволяет отслеживать статус задач, напоминать о дедлайнах, компоновать задачи в доски по направлениям и собирать в карточки. Выбор многих компаний. Сервис позволяет составить для каждого члена команды своё расписание и план встреч, при этом вести совместную работу онлайн и не тратить время на менее эффективные планёрки и заседания, на которых часто просто перечисляются задачи.
OmniFocus — таск-менеджер, позволяющий добавлять задачи по мере поступления, а потом входящее раскладывать по полочкам. Фаворит среди российских СЕО. Часто используется в связке с методологией эффективной работы Getting Things Done. С OmniFocus удобно интегрировать таймер Eggscelent.
amoCRM — сервис отслеживания сделок и контроля статуса переговоров.
Есть версия, что наши древние предки держали в голове не более 7 единиц информации, вот почему у нас такая "маленькая оперативка". Мозг человека не приспособлен к большим объёмам памяти, поэтому попытки держать и обрабатывать все необходимое в голове обычно терпит поражение. Чтобы не запутаться в таск-менеджере в случае с разнородными задачами, многие пользуются несколькими программами для разных типов задач. Попытки привязать все к одному сервису часто терпели неудачи, и опыт использования сразу нескольких таск-менеджеров оказался вполне оправданным.
К примеру, представители компаний технического направления часто используют для некоторых типов задач таск-трекер Jira, особенно если задачи нужно будет передавать кому-нибудь из команды.
Задачи в такс-трекерах ведут без попыток охватить все аспекты своей жизни и обычно это задачи только на ближайшие недели. Возможно, такой подход не совпадает с некоторыми рецептами из тренингов для руководителей или вашими представлениями о лучших программах для тех или иных целей, но такова реальная картина. Мы можем учиться у других, чтобы становиться такими же и ещё лучше.
Slack — корпоративный инструмент, используемый многими компаниями, который интегрирует все каналы связи и внешние сервисы. Он может интегрироваться с Jira, Salesforce, Zoom, "Google Календарём", Trello. С его помощью можно легко назначить звонок, встречу, завести задачу, сохранить файл на диск. Через Slack можно, к примеру, принимать уведомления по изменениям в Trello, не заходя в сервис. Как мессенджер, он позволяет не забивать голову мелкими задачами, а сразу делиться ими с командой. Slack используют для общения, ведения рабочей коммуникации.
Zoom — сервис для видеоконференций с коллегами и партнёрами по всему миру.
Презентации
PowerPoint — классический сервис для создания презентаций.
Keynote — альтернативный сервис для создания презентаций. Мощный, простой, позволяющий создавать впечатляющие эффекты.
Здоровье, спорт, ЗОЖ
Moodnotes — очень красивое приложение для контроля за собственным состоянием и его изменением (при необходимости) методами когнитивно-поведенческой психотерапии.
Elite HRV — биомаркер, приложение для измерения вариабельности сердечного ритма. Если постоянно вести замеры, можно отследить стресс, излишние тренировки, даже приближающуюся болезнь — и своевременно принять меры.
UP — Smart Coach for Health — приложение для здорового образа жизни. Умеет считать шаги, следить за сном и питанием, даёт полезные советы.
Nike Training Club, Nike+ Run Club — выбор многих, приложение для домашних тренировок, фиксирует беговые тренировки.
Timerlist — интервальный таймер. Его можно использовать для тренировок, дыхательных упражнений.
Muse — приложение для медитации с нейрообучением, способное фиксировать мозговые волны и давать обратную связь на уровень сконцентрированного успокоения.
Headspace — приложение для медитаций, позволяющее делать это даже в офисе.
Тенденция к медитации среди российских СЕО растёт. За собственным здоровьем следит если не каждый, то подавляющее большинство. Это позволяет руководителям оставаться энергичными, эффективными и избегать стресса.