Курс "Построение эффективной системы делопроизводства. Документационный менеджмент"

Для кого данный курс?

• Руководители и специалисты служб документационного обеспечения, канцелярий, секретариата.
• Помощники руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота.
• Сотрудники служб персонала, отдела кадров.
• Все заинтересованные специалисты.

Программа обучения

Нормативно-методическая база ДОУ. Новые требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97–2016

• Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97–2016.
• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
• Создание унифицированных форм управленческих документов.
• Требования к бланкам документов.
• Требования к реквизитам, придающим юридическую силу документам.
• Оформление отметок о движении документов в организации.
• Требования к согласованию, подписанию и утверждению документов.
• Требования к печатям, отметке о заверении копии.
• Регламентация правил оформления документов в организации.
• Ведение Табеля и Альбома форм управленческих документов.

Правила составления документов

• Виды документов, их назначение. Понятие классификации документов.
• Требования к составлению распорядительных документов (отличие приказа от распоряжения, правила издания указаний и постановлений, акты).
• Требования к составлению докладных и объяснительных записок.
• Составление и оформление управленческой документации.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
• Составление проектов распорядительных и информационно-справочных документов служебные письма, справки, докладные и служебные записки).
• Редактирование текстов служебных документов.

Принципы построения документооборота в организации

• Этапы движения документов в организации.
• Порядок обработки документов.
• Организация работы по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Принципы работы со входящими, исходящими и внутренними документами.
• Основные направления совершенствования документооборота в организации.
• Методы обследования документооборота: построение документограмм, оперограмм, маршрутно-технологических карт.
• Схемы документооборота.
• Показатели эффективности документооборота.

Организация контроля исполнения документов

• Контроль рабочего процесса над документами.
• Контроль эффективности показателей бизнес-процессов.
• Контроль исполнительской дисциплины работы с документами и поручениями.
• Регламентирующие документы в контроле исполнения.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов на предприятии.
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

• Понятие номенклатуры дел, её нормативное закрепление.
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве.
• Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика её составления и оформления.
• Разработка номенклатуры дел организации.
• Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Использование номенклатуры дел исходя из структуры организации.
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утверждённой номенклатурой дел организации.
• Разработка номенклатуры дел структурного подразделения.
• Правила оформления номенклатуры дел.
• Заполнение граф номенклатуры дел.
• Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел.
• Порядок внесения изменений в номенклатуру дел.
• Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел.
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

Автоматизация документооборота на предприятии

• Понятие электронного документа: основные термины и определения. Понятия "метаданные", "жизненный цикл Электронного документа".
• Применение положений национальных стандартов в работе с электронными документами.
• "Типовые требования по управлению электронными официальными документами".
• Придание юридической силы электронным документам.
• Электронная подпись и её использование в документообороте организации.
• Внедрение систем автоматизации.
• Понятие системы электронного управления документами (ЭУД).
• Понятие систем электронного документооборота (СЭД).
• Требования к системам электронного документооборота (СЭД).
• Критерии выбора СЭД. Внедрение СЭД. Оценка эффективности.
• Мониторинг ключевых показателей бизнес-процессов с помощью СЭД/ЕСМ.
• Решения и механизмы построения аналитических отчетов.
• Оптимизация бизнес-процессов с помощью СЭД.
• Взаимосвязь систем электронного документооборота и электронного архива.

Служба документационного обеспечения управления ДОУ в системе управления

• Функциональные обязанности сотрудников службы ДОУ. Профессиональный стандарт "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утверждённый Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года №276н Стандарты менеджмента качества по управлению документами.
• Требования к составлению организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству доверенности, приказы о назначении ответственных).
• Локально-нормативные акты, регламентирующие бизнес-процессы в сфере документационного обеспечения управления: регламенты, правила, положения. Стандарты.
• Инструкции по делопроизводству (ДОУ) Порядок разработки инструкции по делопроизводству.
• Процессные регламенты. Внедрение системы регламентации бизнес-процессов.
• Разработка ключевых показателей KPI основных бизнес-процессов службы ДОУ.

Деловая переписка. Работа с текстом письма

• Виды деловых писем.
• Язык и стиль деловых писем.
• Официально деловой стиль и нейтральный тон изложения.
• Распространённые стилистические приёмы деловой переписки.
• Оформление электронного письма: секреты и нюансы.
• Основные "МОЖНО" и "НЕЛЬЗЯ" в деловой переписке.
• Работа с абзацами, булетами, выделением текста.
• Аргументы — наше все. Какие они бывают в деловой переписке? Правила "подачи" аргументов и доводов.
• Речевые клише для каждого вида письма.
• Электронная деловая переписка.

По окончании курса выдаётся удостоверение о повышении квалификации установленного образца.