Онлайн-интенсив "Подготовка, проведение и протоколирование деловых мероприятий"

Центр "Профи-Карьера" проводит обучение по теме организации деловых мероприятий и ведению протокола совещаний.

Организация совещаний и протоколирование — неотъемлемая часть работы помощников, ассистентов и административного персонала. Это то, что не только создаёт имидж и репутацию компании. Но и напрямую влияет на исполнительскую дисциплину.

Преимущества онлайн-курса

• Вы учитесь в удобное для себя время с мобильного или компьютера.
• Вы скачиваете целую папку полезного материала: пособий, чек-листов, рабочих тетрадей.
• Вы получаете идеальные шаблоны протоколов совещания и без труда скорректируете свои.
• По окончании курса выдаётся именной сертификат.

Для кого данный курс

Онлайн-курс "Подготовка, проведение и протоколирование деловых мероприятий" полезен, если вы:

• секретари-помощники руководителя;
• персональные и бизнес-ассистенты;
• руководители и специалисты служб ДОУ;
• работники секретариата;
• Секретари-референты, офис-менедмеры;
• все заинтересованные специалисты.

О курсе

О том, как правильно организовать деловое совещание или переговоры, какие существуют правила оформления и составления протоколов — всё это и многое другое Вы узнаете на нашем курсе от ведущих специалистов по делопроизводству.

Программа семинара составлена в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утверждённым Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года №276 н.

Цели и результаты курса

В результате посещения курса по организации и протоколированию совещаний вы:

• грамотно работаете с посетителями и гостями;
• можете выбирать удобную форму ведения протокола совещаний в зависимости от целей и задач вашей организации;
• умеете грамотно организовывать совещания, собрания и переговоры, знаете этапы подготовки;
• умеете оформлять и составлять повестку дня;
• знаете нормы делового этикета и офисного гостеприимства при приёме посетителей;
• владеете алгоритмом составления текстов протоколов;
• грамотно работаете с содержательной частью протоколов;
• умеете отличать различные формы протоколов, знаете их назначение;
• знаете основы делового и речевого этикета;
• грамотно оформляете протоколы совещаний в соответствии с нормами делопроизводства;
• эффективно используете шаблоны протоколов, схемы составления и перечень необходимых для оформления реквизитов.

Программа обучения

1. Этапы подготовки, организации и проведения деловых мероприятий.
   • Процесс подготовки переговоров. Этапы подготовки совещаний, собраний, переговоров и деловых встреч.
   • С чего начать подготовку к мероприятию? Подготовка помещения к переговорам.
   • Оснащение помещения. Подготовка стола для переговоров. Вода, письменные принадлежности, именные карточки.
   • Повестка дня. Распространённые ошибки в написании повестки дня.
   • Как оповещать участников совещания?
   • Составляем чек-лист подготовки к конферентному мероприятию.
   • Повышение эффективности конферентных мероприятий и совещаний. Как организацией совещания повысить его эффективность?

2. Подготовка онлайн-встреч, созвонов и совещаний.

   • Платформы и сервисы для проведения онлайн встреч.

   • Этапы подготовки созвонов, совещаний и онлайн-встреч.
   • Как сделать так, чтобы онлайн-встречи были эффективными.
   • Как правильно сформулировать тему встречи и составить повестку дня.
   • Как составить протокол встречи, совещания?
3. Правила составления и оформления протоколов.
   • Алгоритм составления и оформления протокола. Оформление протоколов по ГОСТу.
   • Обязательные реквизиты протоколов. Части протоколов: заголовочная часть, повестка дня, содержательная часть.
   • Полные и краткие протоколы: отличия. Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте.
   • Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки. Правила оформления подписи на протоколе.
   • Образцы кратких и полных протоколов.
4. Офисное гостеприимство. Работа с гостями и посетителями.
   • Встреча гостей и посетителей. Основные правила этикета для секретаря.
   • Как правильно встречать гостей в холле здания и провожать их?
   • Ситуация ожидания. Как обеспечить комфорт гостю, если необходимо подождать?
   • Правила рассадки участников.
   • Чай/кофе. Правила подачи чая/кофе, кондитерских изделий.
   • Кому за кем подавать угощение? Этикетные правила подачи чая/кофе.
   • Международный протокол: когда делать перерывы и кофе-паузы?
   • Нюансы в сервировке стола. Как подаются вода и стаканы?
5. Современные инструменты создания протоколов.
   • Как организовать работу с протоколами в СЭД на примере "1С:Документооборот"?
   • Инструменты онлайн протоколирования.
   • Интеллект-карты для создания протоколов.
   • Инструменты для создания интеллект-карт — основной интерфейс. Как работать с интеллект-картами (создавать, удалять, вносить информацию, вставлять иконки, двигать ветви, работать с цветовыми схемами и др.)?

6. Контроль исполнения документов/решений/задач.

   • Исполнительская дисциплина. Что это и как влияет на деятельность компании?
   • Контроль за исполнительской дисциплиной. Как помощник может влиять на выполнение задач и решений?
   • Этапы контроля поручений. Алгоритм контроля.
   • Формы контроля: когда какую форму рационально использовать?
   • Автоматизация контроля.

Бонусы интенсива (авторские материалы для скачивания)

• Чек-лист подготовки к конферентному мероприятию.
• Шаблон Повестки дня.
• Гайд по оформлению основных реквизитов протоколов по ГОСТ Р 7.0.97 — 2016.
• Mind-Map Управление совещанием на различных этапах.
• Образцы кратких и полных протоколов.
• Образцы протоколов, составленных в виде Mind-Map.
• Тьюториал: как помощнику подготовить мероприятие?
• Схема-образец рассадки участников совещания.
• Маршрутный лист "Кому за кем подавать угощение".
• Памятка по подаче чая/кофе/кондитерских изделий.
• Перечень Российского и зарубежного Платформ для организации онлайн мероприятий.
• Чек-лист для оценки проведённого совещания и встречи.
• Схема-образец рассадки участников совещания.
• Методичка "Контроль задач и поручений".