Успешный секретарь

В настоящее время в обществе сложилось крайне неоднозначное отношение к профессии секретаря. Однако на Западе данная профессия является престижной и довольно высокооплачиваемой. Дело в том, что работу на позиции секретаря можно рассматривать, как отправную точку к последующему карьерному росту, так как круг обязанностей секретаря, как правило, очень широк, охватывая такие области как делопроизводство, кадровое делопроизводство, архивное дело и многие другие, что даёт человеку, проработавшему на данной позиции значительное преимущество при последующем трудоустройстве.

Изначально сам термин "секретарь" возник из выражения "хранитель секретов" и официально закреплён был ещё Петром I в Генеральном регламенте государственных коллегий 1720 года. В XVIII веке статус профессии секретаря был также высок.

Сейчас же всё чаще в штатном расписании организаций должность секретаря заменяется понятием "офис-менеджер". Это понятие является сравнительно молодым, в Россию оно пришло только 10–12 лет назад. Однако необходимо разграничивать две эти позиции.

Обязанности секретаря зависят от размеров компании, направления и сферы деятельности. Как правило, в стандартный набор обязанностей секретаря входит:

• Документирование деятельности аппарата управления;
• Обработка входящей корреспонденции и подготовка исходящей корреспонденции;
• Регистрация, контроль и систематизация документов;
• Подготовка документов к передаче на архивное хранение;
• Ксерокопирование материалов и документов, отправление и приём факсов, набор документов на компьютере;
• Организация приёма посетителей;
• Подготовка переговоров и совещаний;
• Подготовка командировок руководителя и планирование рабочего дня.

Таким образом, секретаря, можно отнести к категории технических исполнителей.

В качестве требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность секретаря можно выделить: пунктуальность, исполнительность, аккуратность, умение работать с компьютерной и оргтехникой, организаторские способности, внимательность, аккуратность, ответственность, высокая скорость печати. Помимо этого, секретарь должен иметь презентабельную внешность, грамотную речь.

Офис-менеджер — специалист, который организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации.

Обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, в них входят:

• Курирование работы всего офиса;
• Координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
• Ведение деловой корреспонденции;
• Распределение звонков;
• Встреча посетителей;
• Административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
• Работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
• Списание материалов;
• Ведение делопроизводства, подготовка различных отчётов;
• Ведение офисных расходов, документооборота оплат;
• Организация праздников и других корпоративных мероприятий;
• Обеспечение чистоты и порядка в офисе.

Также в зависимости от специфики деятельности организации на офис-менеджера могут возлагаться обязанности по подбору кадров, осуществлению представительских функций. Вышеперечисленными обязанностями и обусловлены более серьёзные требования, предъявляемые к человеку, принимаемому на должность офис-менеджера.

Говоря о специфике работы секретаря и офис-менеджера, нельзя не упомянуть об имидже секретаря и его значении в "представлении" всей организации. Секретарь — первый, с кем встречается посетитель, который пришёл в организацию, таким образом, первое впечатление от работы секретаря ляжет в основу отношения человека к организации в целом. Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками,-все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Немаловажным критерием хорошего секретаря является соблюдение делового этикета. Этикет предполагает следование десяткам установленных и общепринятых правил: знакомство с клиентами, сопровождение руководителя, присутствие при переговорах, пользование косметикой, умение одеваться и носить вещи, телефонный разговор, представление людей друг другу. Кроме того, не стоит забывать, что значительная часть работы секретаря связана с общением, поэтому важным аспектом является развитие коммуникативных навыков.