В настоящее время в обществе сложилось крайне неоднозначное отношение к профессии секретаря. Однако на Западе данная профессия является престижной и довольно высокооплачиваемой. Дело в том, что работу на позиции секретаря можно рассматривать, как отправную точку к последующему карьерному росту, так как круг обязанностей секретаря, как правило, очень широк, охватывая такие области как делопроизводство, кадровое делопроизводство, архивное дело и многие другие, что даёт человеку, проработавшему на данной позиции значительное преимущество при последующем трудоустройстве.
Изначально сам термин "секретарь" возник из выражения "хранитель секретов" и официально закреплён был ещё Петром I в Генеральном регламенте государственных коллегий 1720 года. В XVIII веке статус профессии секретаря был также высок.
Сейчас же всё чаще в штатном расписании организаций должность секретаря заменяется понятием "офис-менеджер". Это понятие является сравнительно молодым, в Россию оно пришло только 10–12 лет назад. Однако необходимо разграничивать две эти позиции.
Обязанности секретаря зависят от размеров компании, направления и сферы деятельности. Как правило, в стандартный набор обязанностей секретаря входит:
- Документирование деятельности аппарата управления;
- Обработка входящей корреспонденции и подготовка исходящей корреспонденции;
- Регистрация, контроль и систематизация документов;
- Подготовка документов к передаче на архивное хранение;
- Ксерокопирование материалов и документов, отправление и приём факсов, набор документов на компьютере;
- Организация приёма посетителей;
- Подготовка переговоров и совещаний;
- Подготовка командировок руководителя и планирование рабочего дня.
Таким образом, секретаря, можно отнести к категории технических исполнителей.
В качестве требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность секретаря можно выделить: пунктуальность, исполнительность, аккуратность, умение работать с компьютерной и оргтехникой, организаторские способности, внимательность, аккуратность, ответственность, высокая скорость печати. Помимо этого, секретарь должен иметь презентабельную внешность, грамотную речь.
Офис-менеджер — специалист, который организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации.
Обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, в них входят:
- Курирование работы всего офиса;
- Координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
- Ведение деловой корреспонденции;
- Распределение звонков;
- Встреча посетителей;
- Административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
- Работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
- Списание материалов;
- Ведение делопроизводства, подготовка различных отчётов;
- Ведение офисных расходов, документооборота оплат;
- Организация праздников и других корпоративных мероприятий;
- Обеспечение чистоты и порядка в офисе.
Также в зависимости от специфики деятельности организации на офис-менеджера могут возлагаться обязанности по подбору кадров, осуществлению представительских функций. Вышеперечисленными обязанностями и обусловлены более серьёзные требования, предъявляемые к человеку, принимаемому на должность офис-менеджера.
Говоря о специфике работы секретаря и офис-менеджера, нельзя не упомянуть об имидже секретаря и его значении в "представлении" всей организации. Секретарь — первый, с кем встречается посетитель, который пришёл в организацию, таким образом, первое впечатление от работы секретаря ляжет в основу отношения человека к организации в целом. Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками,-все это обеспечивает успешную работу секретаря.
Немаловажным критерием хорошего секретаря является соблюдение делового этикета. Этикет предполагает следование десяткам установленных и общепринятых правил: знакомство с клиентами, сопровождение руководителя, присутствие при переговорах, пользование косметикой, умение одеваться и носить вещи, телефонный разговор, представление людей друг другу. Кроме того, не стоит забывать, что значительная часть работы секретаря связана с общением, поэтому важным аспектом является развитие коммуникативных навыков.
