Днём рождения должности секретаря можно считать 27 февраля 1720 года. Именно тогда впервые заговорили о "секретарском чине". Государь Петр I подписал в этот день Генеральный регламент государственных коллегий. "При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить". Петр решительно был настроен против "волокиты" (понятия, обозначающего затянутое, длительное решение вопроса) и, как закономерность, стал предъявлять высокие и строгие требования к секретарям. Результат решения того или иного дела зависел, в значительной степени, от того, как его доложит секретарь, который обязан был быть образованным, хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, знать своё дело до тонкостей. Таким образом, Генеральный регламент можно считать "прародителем" современного российского делопроизводства.
Секретарь сегодня
Понятие секретарь сегодня достаточно объёмное и сложное. Существует большое количество должностей, которые, в общем-то, можно свести к одному кругу функциональных обязанностей — от технического секретаря и секретаря подразделения до секретаря-помощника руководителя, секретаря организации, от секретаря-референта до учёного секретаря, секретаря коллегии и тому подобного. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и учёной степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).
В последнее время профессия секретаря претерпела существенные изменения. На секретаре замыкаются внутренние и внешние коммуникации предприятия. Секретарь выступает связующим звеном между руководителем предприятия и деловыми партнёрами и заказчиками. Секретарь — лицо учреждения. По его работе и поведению судят о целом предприятии. Он — первый, с кем встречается руководитель, начиная трудовой день. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Он первый, с кем сталкивается пришедший в организацию посетитель. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнёров и клиентов фирмы.
Задачи секретаря
Одна из главных задач секретаря — быть чутким посредником между руководителем и подчинёнными. Для создания благоприятной обстановки на предприятии и деловых отношений с другими сотрудниками именно секретарь должен приложить максимум своих усилий. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приёма их руководителем; помочь составить необходимый документ и так далее. Секретарю очень важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. Подчас, в некоторых случаях, секретарь вынужден выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и чётко давать нужные указания, контролировать их выполнение.
Сейчас весь мир переживает время информационного бума. Информация поступает отовсюду — из газет и журналов, из локальных и глобальных компьютерных сетей, из книг и электронных баз данных. Одной из самых важных задач и, пожалуй, особенностей эффективного секретаря является успешное ориентирование в этом информационном море, знание, где и как искать нужную информацию. Отвечая по телефону, организуя совещания, презентации, переговоры, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает её наполовину.
Основные принципы секретарского дела можно изучить за относительно небольшой отрезок времени, но вот настоящее мастерство приходит в результате проб и ошибок только с годами. Секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела, приобретая необходимые навыки, доводя их до автоматизма, постоянно повышая свой профессиональный уровень.
Секретарь — руководитель
Одним из важных деловых контактов является взаимодействие руководитель — секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Фактически, секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.
Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарём удаётся, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.
Прекрасно, если в самом начале состоится вводная беседа с руководителем, во время которой руководитель прояснит все интересующие секретаря моменты, касающиеся порядка выполнения работ в организации, определяющие принципы совместной деятельности. Обычно инициатива проведения такой беседы принадлежит руководителю, но не будет считаться неправильным, если и сам секретарь попросит руководителя о возможности организации такой беседы. В результате секретарь должен постараться определить для себя все нюансы работы с будущим боссом, начиная от его требований к ведению дел, общению с партнёрами, заказчиками, коллегами, подчинёнными и заканчивая его личными привычками. На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы.
После вводной беседы секретарь знакомится с особенностями данной организации и определяет последовательность всех операций при выполнении своих функциональных обязанностей на предприятии. Для того чтобы взаимоотношения руководитель — секретарь успешно развивались, важно научиться правильно устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личности руководителя и личности секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приёма посетителей, время ухода с работы. Следует обратить внимание на тот факт, что не все руководители рационально планируют своё рабочее время. Оказать руководителю помощь в этом вопросе — важная задача для секретаря. Стоит ненавязчиво, но последовательно постараться воспитать потребность в планировании времени. Для этого можно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день, на неделю, на месяц вперёд. Делать это удобнее всего во время доклада о текущих делах и корреспонденции. Иногда на практике секретарь встречается с вопросами необязательности руководителя в отношении информации о месте его пребывания. Данную проблему можно решить. Секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернётся. Если руководитель не привык определять временные рамки своего отсутствия, секретарь должен пояснить, что возникают различные ситуации, когда знание времени прибытия руководителя необходимо, либо определить с руководителем варианты ответов на вопрос о том, когда появится руководитель в тех или иных случаях. Если же речь идёт об обеде, то следует отметить, что время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.
Очень важно тактично относиться к личностным особенностям руководителя, к его привычкам, а также стараться проявлять заботу о руководителе, о его потребностях, но ненавязчиво и строго в определённых рамках. Если руководитель доверяет секретарю выполнение каких-либо личных просьб, например, покупку подарков или решение организационных вопросов для своей семьи, то секретарь должен относиться к выполнению таких просьб внимательно, но без преувеличенного усердия, "не перегибая палку".
В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения беседы. Эти качества не просто необходимы секретарю, они позволяют ему свободно выходить из трудных ситуаций.
Доброжелательный, корректный секретарь с приятной внешностью и манерами является мечтой каждого руководителя. Эффективный секретарь, как правило, отличается инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит состояние дел на предприятии. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. Сегодня при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи. Секретарь занимается решением огромного количества вопросов на предприятии: ведёт переговоры по телефону, организует личные и деловые встречи, принимает участие в совещаниях и собраниях, помогает в организации приёма руководителем посетителей, планирует и готовит командировки, осуществляет поиск информации, необходимой руководителю и подготовку требуемых материалов и документов. Как показали исследования, проведённые у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоёмок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности и подготовленности. С появлением персональных компьютеров, упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.
Для того чтобы быть всегда на требуемом уровне подготовки, секретарю стоит следить за появляющимися новинками в секретарской работе, в компьютерной области, делопроизводстве. Эта информация доступна, её можно почерпнуть из специализированных журналов и газет, нормативных актов и различных пособий по этим вопросам.
Сегодня "секретарский чин" в нашей стране переживает возрождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и необходимостью использовать в бизнесе высоких технологий. Значительно возрастает доля ответственности секретарского работника в новых условиях, повышается уровень его значимости в каждодневной деятельности фирмы. От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании.
