Ивент-менеджмент: создание и проведение успешных мероприятий. онлайн курс в Высшей школе экономики

В мире каждый день проводятся сотни мероприятий, но не все из них становятся событиями, о которых будут говорить и помнить.

Этот курс — о том, как из идеи сделать красивое, успешное и хорошо организованное мероприятие с довольными заказчиками и участниками. Универсальная технология подготовки поможет вам организовать и провести любое мероприятие: будь это праздник на 50 человек или международный форум до 10 000 участников.

На курсе вы освоите навык организации мероприятия любой сложности с нуля, научитесь выбирать подрядчиков и ставить им задачи, распределять ресурсы и управлять организационным процессом, укладываться в бюджет и сроки. Получите рабочую методику по составлению технического задания, где все учтено. Научитесь формировать архитектуру и программу мероприятия.

Вы узнаете, как создавать масштабные и гибридные мероприятия; как сделать, чтобы и заказчик и участники оставались довольны его итогами; как распределять задачи и выбирать подрядчиков, управлять организационным процессом. Узнаете, как создать запоминающееся событие из любого мероприятия.

Мы дадим вам универсальную технологию настройки организационных процессов в event-индустрии. Вы научитесь масштабировать свою деятельность, сможете выйти на новых клиентов и делать организовывать масштабные мероприятия.

Содержание программы

Занятие 1.

Знакомство с участниками

Тема 1. Идея мероприятия. С чего все начинается

Лекция:

• • Создание события — универсальный менеджмент. Уникальные навыки.
  • С чего все начинается: идея и нейминг мероприятия.
  • Управляющая идея — инструмент в помощь организатору.

Практика (работа в малых группах):

Определить управляющую идею своего мероприятия.

• • Целеполагание: цели ивента, организатора и участников.

Практика (работа в малых группах):

Сформулировать цели ивента, организатора и участников для своего мероприятия.

• • Основы сторителлинга в формировании концепции мероприятия. Восемь принципов события, которые помогают в продвижение мероприятия.

Тема 2. Формат мероприятия

Лекция:

• • Выбор формата мероприятия, ориентированного на целевую аудиторию. Форматы мероприятий: В2В, В2С, G2B, G2C и другие, а также их виды: деловой форум, конференция, круглый стол, выставка, концерт, фестиваль, спортивные и культурные форматы мероприятий.
  • Комбинированный формат мероприятия. Как сочетание форматов может сделать ивент более привлекательным для участников и партнеров.

Практика (работа в малых группах):

Комбинирование форматов в различных мероприятиях.

Домашнее задание 1:

Определить целевую аудиторию своего мероприятия.

Занятие 2.

Обратная связь по ДЗ 1:

Групповая дискуссия в общей группе.

Тема 3. Техническое задание

Лекция:

• • Две стороны создания события. Сторона заказчика и сторона исполнителя (подрядчика, оператора) мероприятия.
  • Техническое задание. Как правильно составить техзадание.
  • Как техническое задание формирует бюджет. Откуда берутся дополнительные расходы.

Практика (работа в малых группах):

Заполнить бриф для составления технического задания.

Тема 4. Концепция мероприятия

Лекция:

• • Зачем необходима концепция мероприятия.
  • Презентация мероприятия, как визуализация концепции. Функции презентации концепции.
  • Составные элементы концепции.
  • Как сделать презентацию концепции мероприятия. Как включить самое необходимое, что делать не следует.
  • Архитектура мероприятия: как часть концепции и как отдельный документ-навигатор по всему мероприятию.

Практика:

Разработать архитектуру мероприятия.

Домашнее задание 2:

• Разработать архитектуру своего мероприятия и презентацию концепции мероприятия при помощи нейросети.
• Подготовиться к презентации концепции в малой группе.

Занятие 3.

Обратная связь по ДЗ 2:

Презентация концепций друг другу в малых группах.

Тема 5. Оформление проекта мероприятия

Лекция:

• • Утверждение мероприятия. Механизмы принятия ключевых решений.
  • Организационный комитет и рабочие группы. Инструмент решения организационных вопросов.
  • Взаимодействие c органами власти, GR.
  • GR стратегия в ивент-индустрии.
  • Ведение совещаний и протоколов при подготовке мероприятий.

Практика (работа в малых группах):

Разработать GR стратегию своего мероприятия.

Тема 6. Управление временем

Лекция:

• • Ключевые даты подготовки.
  • Принцип обратного календаря. Дедлайн как основа тайм-менеджмента организатора мероприятия.

Практика (работа в малых группах):

• • Определить дедлайны.
  • Определить ключевые даты подготовки своего мероприятия.

Тема 7. Направления подготовки. Работа с участниками

Лекция:

• • Направления подготовки мероприятия. Универсальный ивент-менеджмент.
  • Участники. Привлечение участников. Работа с участниками. Формирование базы участников.
  • Регистрация и аккредитация участников.
  • Технические инструменты (в т.ч. онлайн платформы) по регистрации участников.

Тема 8. Направления подготовки. Деловая, культурная и спортивная программы

Лекция:

• • Программа мероприятия. Форматы программы.
  • Деловая программа мероприятия. Форматы деловой программы.
  • Работа со спикерами, подбор модератора и ведущего.
  • Культурная, спортивная и развлекательная программа. Как части составного мероприятия, так и как отдельные события.

Домашнее задание 3:

Спроектировать путь участника для своего мероприятия.

Занятие 4.

Обратная связь по ДЗ 3:

Групповая дискуссия в общей группе.

Тема 9.1. Направления подготовки. Площадка мероприятия

Лекция:

• • Выбор и подготовка площадки.
  • Организация работы на площадке. Необходимые документы.
  • Застройка площадки. График монтажных и демонтажных работ. Основные требования и риски.
  • Визуальная навигация и логистика внутри и вокруг площадки.
  • Безопасность организаторов и участников на площадке

Тема 9.2. Направления подготовки. Сервисы, логистика, размещение, информация

Лекция:

• • Организация питания. Как организовать качественное и безопасное питание участников. Партнёры и питание.
  • Организация размещения: самостоятельное и организованное.
  • Организованное размещение: как разместить участников при нехватке гостиниц и номерного фонда.
  • Организация транспорта: от трансфера до организованного закреплённого сопровождения и управление парковкой.
  • Информационная служба по работе с участниками. Несколько важных правил.
  • Как заработать на сервисах.

Практика (работа в малых группах):

Проработать сервисы своего мероприятия.

Тема 10. Направления подготовки. Работа с партнёрами

• • Партнёры мероприятия как индикатор успешности мероприятия.
  • Как привлечь партнёров. Формирование ценности и продуктов мероприятия.
  • Форматы партнёрской интеграции в мероприятие.
  • Инструменты привлечения партнёров: партнёрский пакет, презентация, медиакит.
  • Инструменты и платформы по привлечению партнёров и брендов на мероприятия.
  • Партнёрская работа со СМИ. Продвижение в медиа.

Практика (работа в малых группах):

Разработать партнёрский пакет мероприятия.

Домашнее задание 4:

• Изучить партнёрские пакеты мероприятия аналогичного своему.
• Доработать партнёрский пакет.
• Оформить при помощи нейросети и создать мини-презентацию.

Занятие 5.

Обратная связь по ДЗ 4:

Групповая дискуссия в общей группе.

Тема 11. Направления подготовки. Продвижение. Работа со СМИ и временным персоналом

Лекция:

• Приглашение СМИ и взаимодействие со СМИ во время мероприятия.
• Продвижение мероприятия до, во время и после.
• Работа с волонтёрами и привлечение временного персонала.

Тема 12. Формирование команды и распределение зон ответственности

Лекция:

• • Как собрать команду. Несколько сценариев.
  • Взаимодействие заказчик-исполнитель-подрядчик/субподрядчик.
  • Распределение зон ответственности по направлениям подготовки.

Практика (работа в малых группах):

Распределение зон ответственности.

Тема 13. Цифровые инструменты в помощь организатору

Лекция (1 ак.часа):

• • CRM и ERP. Есть ли идеальный софт в помощь организатору?
  • Приложения для мероприятий.

Домашнее задание 5:

Распределить зоны ответственности по направлениям подготовки своего мероприятия.

Занятие 6.

Обратная связь по ДЗ 5:

Групповая дискуссия в общей группе.

Тема 14. Нейросети в работе организатора мероприятий, ИИ помощники

• • Что ИИ и нейросети умеют сейчас и что смогут в будущем и как это может пригодится в организации мероприятий
  • Топ-15 Нейросетей в помощь организаторам. Мастер-класс
  • ИИ Ассистент для организаторов мероприятий. Мастер-класс

Тема 15. Управление рисками

Лекция:

• • Как все предусмотреть. Виды рисков.
  • Управление рисками: природные, технические, организационные и финансовые.
  • Финансовый риск. Сокращение сметы расходов. Что можно сократить.
  • Как реагировать на форс-мажор.

Практика (работа в малых группах, 0,5 ак.час):

Мастер-класс по проработке рисков мероприятия.

Тема 16. Жизнь организатора до, во время и после мероприятия

• • Личный тайм-менеджмент
  • Как справляться со стрессом
  • Профессиональное выгорание. Как из этого выбраться.

Итоговая аттестация: ТЕСТ и анкета обратной связи