Профессиональный ассистент-помощник руководителя

Для кого данный курс?

• помощники руководителей
• ассистенты первых лиц компаний
• персональные ассистенты
• бизнес-ассистенты
• секретари-референты
• офис-менеджеры
• руководители секретариатов
• секретари подразделений, ассистенты отделов

Курс для помощников и ассистентов разработан тренерами-практиками, которые работают с тысячами помощников и самыми именитыми компаниями России. Основные темы курса включают в себя то, в чем должен разбираться компетентный помощник: оформление и составление документов, протоколирование, этикет и офисное гостеприимство, тревел-поддержка, тайм-менеджмент и др.

Большой объем материала курса усваивается благодаря различным формам обучения — мини-лекции, ролевые игры, кейсы, анализ видеосъёмки реальных ситуаций из жизни помощника, упражнения, групповая работа.

Программа обучения

День 1. Профессия "ассистент/помощник руководителя". кросс-навыки. тайм-менеджмент

Помощник руководителя, ассистент. профстандарт, основные обязанности. личные качества идеального помощника

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: что это и зачем он нужен?
• Квалификационные требования, предъявляемые к ассистенту сегодня
• Бизнес-ассистент и персональный ассистент: общее и различия
• Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?
• Ожидания руководителя от ассистента. Учимся видеть потребности своего руководителя.
• Упражнение "Встать на место своего руководителя"
• Кросс-навыки ассистента: что ещё востребовано работодателями в 2024 году
• Мышление продуктивного и эффективного помощника. Позиция автора, важность интерпретаций рабочих ситуаций

Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя

• Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника. Планируем свой день и день руководителя грамотно
• Постановка умных целей. Цели и поручения: как помочь руководителю в поручениях и делегировании функций?
• Эффективная работа со списком дел. Метод "Альпы"
• Как минимизировать сдвиги в расписании руководителя?
• Расстановка задач по приоритетам. Как распределять приоритеты и видеть важное/приоритетное в условиях многозадачности? 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя. Как помочь руководителю в планировании его дня и в выборе формы ведения графика?
• Практикум: создаём свою систему безошибочной расстановки приоритетов по задачам/поручениям
• Трекеры, таскеры, планировщики: что сейчас востребовано на рынке?
• Разбор основных мобильных и компьютерных планировщиков для планирования графика руководителя и ассистента. Google Календарь, Microsoft-Outlook, TickTick, Kaiten, Яндекс. Трекер. Функционал и преимущества
• Работа с модулем "Задачи" в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника
• Контекстное планирование. Эффективная работа с цветовыми категориями в электронных календарях
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
• Делегирование в работе ассистента: когда, как и кому передать свои функции?

День 2. Административное и организационное сопровождение руководителя

Организация совещаний в работе помощника

• Подготовка совещаний. Что необходимо учесть помощнику, чтобы совещания проходили эффективно?
• ТЕСТ: Эффективно ли проводятся совещания у Вас?
• Памятки и чек-листы по организации совещаний. Как составить себе подсказки, чтобы минимизировать ошибки?
• Подготовка помещения, технического оснащения, рассадки: важные мелочи в организации конферентных мероприятий
• Повышение эффективности совещаний: как помощнику выявить зоны роста в проведении совещаний и какие инициативы предложить руководителю?
• Дисциплинарные, управленческие и организационные ошибки в совещаниях
• 12+ простых инструментов, чтобы улучшить эффективность совещаний

Основы протоколирования совещаний. Контроль исполнения

• Краткие и полные протоколы: отличия, назначение, структура
• Составные части протоколов совещаний. Правила оформления
• Фиксация решений в протоколе: как грамотно фиксировать решения?
• Принципы перевода прямой речи в косвенную: приёмы и методы
• Выделение важного из доклада: техника 5 вопросов
• Практикум на выделение важного из устной речи для внесения в протокол
• Контроль исполнения решений протокола. Формы и этапы контроля
• Отчёты об исполнительской дисциплины. Помощник руководителя как контроллер

Travel — поддержка руководителя. Организация командировок

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно? Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента
• Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
• Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. На что обратить внимание?
• Прикладные инструменты, сайты, порталы и приложения для организации бизнес-поездок в копилку ассистента
• Организация досуга руководителя
• Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта за рубежом и др.

Повышение эффективности работы ассистента. Мобильные программы и сервисы

• Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря: создаём полноценный офис на ноутбуке и в телефоне
• Приложения по управлению финансами, созданию инфографик, презентаций, буклетов, схем, интеллект-карт и др.

День 3. Имидж и деловой этикет в деятельности секретаря

Профессиональный имидж

• Как нас оценивают как профессионала? Первое впечатление гостя/посетителя о помощнике руководителя и организации
• Имидж = не только внешний вид. Разбор составляющих имиджа
• Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
• Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде и аксессуарам
• Коэффициент консервативности делового дресс-кода: что это и как его использовать?

Основы делового этикета

• Тренды современных организаций на деловой этикет и гостеприимство. Этикет как показатель уважения к посетителю/партнёру/клиенту
• Почему этикет — это важно? Разбираемся в понятии
• Этикет и протокол: в чем различия?
• Поведенческие стандарты в этикете: как правильно здороваться, прощаться, представлять гостя
• Визитная карточка: как она должна выглядеть и как её преподносить?
• Бизнес-подарки и деловой этикет. Культурные и национальные особенности дарения. Что можно и что нельзя дарить по этикету?

Офисное гостеприимство как составляющая этикета

• Приёмная как визитная карточка организации. На что обращают внимание посетители?
• Правила поведения при гостях и посетителях
• Встреча и проводы гостя. Как правильно встреча/провожать гостя? Поведение в лифте, холле здания
• Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения
• Очерёдность подачи напитков: кого обслуживать первым?
• Ситуация ожидания: руководитель задерживается, как сказать об этом гостю? Обеспечение комфорта в ситуации ожидания
• Искусство деловой беседы для помощника. Запретные и рекомендованные темы
• Практикум "Искусство офисного гостеприимства"
• Практикум "Ведение деловой беседы"

День 4. Деловой телефонный разговор и основы коммуникации

Стандарты телефонного общения: принципы и правила, работа с голосом

• Принципы и правила грамотного собеседника. Как помощнику продемонстрировать свой профессионализм по телефону?
• Голос как инструмент. Учимся работать с тембром, тоном, темпом речи, интонацией
• Практикум "Работа с голосом, интонацией. Учимся "звучать" по телефону"
• Скрипты и речевые модули в деятельности секретаря. Как создать и использовать?
• Типичные ситуации телефонного общения в деятельности помощника
• Ситуации применения скриптов: ситуация ожидания на линии, перевод на сотрудника, приём сообщений для шефа.

Телефонный разговор и его эффективность

• Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и достоверно передавать информацию?
• Техника вопросов: виды вопросов и их использование
• Искусство активного слушания. Показываем собеседнику, что мы его слушаем и слышим
• Приёмы активного слушания для повышения эффективности разговора
• Как сгладить возможные конфликтные ситуации в телефонном общении? Правила бесконфликтного поведения
• Практикум "Искусство задавать правильные вопросы"
• Видеосъёмка кейсов по типичным ситуациям телефонного общения и разбор

День 5. Документирование деятельности руководителя

Работа с документами

• Оформление и составление управленческих документов. Разбор ГОСТ Р 7.0.97–2016
• Требования к бланкам документов и реквизитам
• Основные ошибки оформления документов
• Правила составления текстов управленческих документов
• Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
• Организация работы по регистрации, контролю, учёту, хранению документов
• Правила регистрации документов
• Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота
• Контроль исполнения документов. Сроки исполнения