Секретарь, помощник руководителя

Современный секретарь — синоним помощник руководителя — вопреки сложившимся стереотипам, связанным с этой профессией, должен быть высококвалифицированным специалистом, обладающим широким комплексом знаний и умений. Ведь не секрет, что от качества исполнения секретарём своих профессиональных обязанностей во многом зависит эффективность руководителя, а значит и организации в целом.

Перечислим только некоторые примеры знаний и умений, которыми должен обладать современный помощник руководителя:

• Составление различных документов, включая юридические;
• Ведение документооборота;
• Организация переговорного процесса;
• Обеспечение эффективного функционирования офиса;
• Умение действовать в нестандартных ситуациях, подразумевает стрессоустойчивость;
• Владение навыками делового общения;
• Соблюдение требований делового этикета;
• Знание иностранных языков;
• Компьютерная грамотность.

Как видно из этого списка, человек, не обладающий специальной подготовкой, вряд ли сможет эффективно выполнять функции помощника руководителя, так как эта профессия требует сочетания компетенций, относящихся к самым разным областям, начиная с поддержания делового имиджа секретаря и заканчивая отличным знанием психологии и умением работать на компьютере. Грамотная работа помощника руководителя связана не только с теоретическим знаниями, но, главным образом, с умением их эффективного применения на практике, причём зачастую в условиях стрессовых ситуаций и многозадачности, когда одновременно и срочно нужно решить множество проблем и при этом не показать своим внешним видом, насколько это трудно. Это означает, что помощник руководителя обязательно должен обладать навыками менеджмента, чтобы расставить приоритеты между задачами, найти и привлечь необходимые ресурсы для их решения, оценить и минимизировать возможные риски, оперативно реагировать на изменения ситуации.

В случае, если секретарь соответствует вышеперечисленным требованиям, это является большим преимуществом для предприятия, значительно повышая эффективность работы руководителя и обеспечивая высокое качество управленческих решений.