Корпоративный курс "Профессиональный ассистент-помощник руководителя"

Самый востребованный курс повышения квалификации для действующих помощников руководителей и ассистентов в лицензированном центре Профи-карьера.

На этом курсе уже отучились помощники Лукойл, Камаз, Газпромнефть, Северсталь, Сода, Роснефть, Лаборатория "Гемотест" и др. Присоединяйтесь и вы!

Курс адаптирован под требования профстандарта помощника руководителя и содержит в себе блоки, действительно нужные ассистентам! После интенсивного пятидневного обучения вы получаете престижный документ — удостоверение о повышении квалификации. Он ценится работодателями.

Для кого данный курс

Курс "Профессиональный ассистент-помощник" подходит для целевых аудиторий:

• руководители секретариатов;
• ассистенты первых лиц компаний;
• персональные ассистенты;
• бизнес-ассистенты;
• помощники руководителей;
• секретари-референты;
• офис-менеджеры;
• секретари подразделений, ассистенты отделов.

О курсе

Помощник руководителя или ассистент — одна из самых востребованных современных профессий. Ассистент — многофункциональный сотрудник. Тревел-поддержка, телефонные переговоры, организация графика руководителя, оформление документов — все это должен знать ассистент, чтобы быть незаменимой правой рукой боссу.

На курсе даётся большой пласт теоретической и практической информации для работы помощника. Все участники отмечают прикладную направленность курса: никакой воды, только примеры, кейсы из ассистентской деятельности.

Большой объем материала курса усваивается благодаря различным формам обучения — мини-лекции, ролевые игры, кейсы, анализ видеосъёмки реальных ситуаций из жизни секретаря, упражнения, групповая работа.

Программа обучения

Модуль 1. Документирование деятельности руководителя

• Работа с документами.

  • Оформление и составление управленческих документов.
  • Оформление управленческих документов по новому ГОСТ Р 7.0.97–2016.
  • Требования к бланкам документов и реквизитам.
  • Правила составления текстов управленческих документов.
  • Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов.
  • Организация работы по регистрации, контролю, учёту, хранению документов.
  • Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы.
  • Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота.
  • Контроль исполнения документов. Сроки исполнения.

Модуль 2. Профессия "Ассистент". Административное и организационное сопровождение руководителя

• Помощник руководителя, ассистент. Профстандарт, основные обязанности. личные качества идеального помощника.

  • Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: что это и зачем он нужен?
  • Квалификационные требования, предъявляемые к ассистенту сегодня.
  • Бизнес-ассистент и персональный ассистент: общее и различия.
  • Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно. ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?
• Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя.
  • Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника. Планируем свой день и день руководителя грамотно.
  • Постановка умных целей. Цели и поручения: как помочь руководителю в поручениях и делегировании функций?
  • Делегирование в работе ассистента: когда, как и кому передать свои функции?
  • Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очерёдность выполнения поручений?
  • 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя.
  • Разбор основных мобильных и компьютерных планировщиков для планирования графика руководителя и ассистента.
  • Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества.
  • Работа с модулем "Задачи" в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника.
  • Эффективная работа с цветовыми категориями. Оптимизируем список задач для удобной работы.
  • Настройка пользовательского представления. Как сделать чек-лист в Outlook?
  • Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте.

• Travel-поддержка руководителя. Организация командировок.

  • С чего начать подготовку к командировке руководителя?
  • Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно? Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента.
  • Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий.
  • Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. На что обратить внимание?
  • Прикладные инструменты, сайты, порталы и приложения в копилку ассистента.
  • Организация досуга руководителя.
  • Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта зарубежом и др.

• Повышение эффективности работы ассистента. Мобильные программы и сервисы.

  • Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря: создаём полноценный офис на ноутбуке и в телефоне.
  • Приложения по управлению финансами, созданию инфографик, презентаций, буклетов, схем и др.

Модуль 3. Имидж и деловой этикет в деятельности секретаря

• Профессиональный имидж.

  • Как нас оценивают как профессионала? Первое впечатление гостя/посетителя о секретаре и организации.
  • Имидж = не только внешний вид. Разбор составляющих имиджа.
  • Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу.
  • Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде и аксессуарам.
  • Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

• Основы делового этикета.

  • Тренды современных организаций на деловой этикет и гостеприимство.
  • Почему этикет — это важно? Разбираемся в понятии.
  • Этикет и протокол: в чем различия?
  • Поведенческие стандарты в этикете: как правильно здороваться, прощаться.
  • Этикет как показатель уважения к посетителю/партнёру/клиенту.
  • Визитная карточка: как она должна выглядеть и как её преподносить?
  • Бизнес-подарки и деловой этикет. Культурные и национальные особенности дарения. Что можно и что нельзя дарить по этикету?

• Офисное гостеприимство как составляющая этикета.

  • Приёмная как визитная карточка организации. На что обращают внимание посетители?
  • Правила поведения при гостях и посетителях.
  • Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения.
  • Очерёдность подачи напитков: кого обслуживать первым?
  • Ситуация ожидания: обеспечиваем комфорт посетителю.
  • Искусство беседы. Запретные и рекомендованные темы.
  • Этапы организации совещаний. Как грамотно организовать конкурентное мероприятие и ничего не упустить?

Модуль 4. Деловой телефонный разговор

• Стандарты телефонного общения: принципы и правила, работа с голосом.

  • Принципы и правила грамотного собеседника. Как секретарю продемонстрировать свой профессионализм по телефону?
  • Голос как инструмент. Учимся работать с тембром, тоном, темпом речи, интонацией
  • Скрипты и речевые модули в деятельности секретаря. Как создать и использовать?
  • Ситуации применения скриптов: ситуация ожидания на линии, перевод на сотрудника, приём сообщений для шефа.
• Телефонный разговор и его эффективность.
  • Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и достоверно передавать информацию?
  • Техника вопросов: виды вопросов и их использование.
  • Искусство активного слушания. Показываем собеседнику, что мы его слушаем и слышим.
  • Приёмы активного слушания для повышения эффективности разговора.
  • Как сгладить возможные конфликтные ситуации в телефонном общении? Правила бесконфликтного поведения.

Модуль 5. Взаимодействие Ассистента с руководителем

• Взаимодействие с руководителем.

  • Концепция "руководства вверх" — managing up.(Гарвардская модель).
  • Как управлять отношениями со своим руководителем и его ожиданиями?
  • Как подобрать оптимальные инструменты руководства и адаптировать их к поведенческим. особенностям вашего босса?
  • Как подобрать формы взаимодействия с руководителем?
  • Как грамотно принимать распоряжения и давать обратную связь руководителю?