Слово "совещание" вызывает разные ассоциации: бесполезная трата времени или продуктивное начало недели, нескончаемая болтовня или возможность решить актуальные задачи…
Для тех, кто проводит совещания или участвует в них, мы подготовили нотную грамоту. Она позволит разыграть по нотам любую встречу и эффективно провести любое совещание. Нот всего 7, но сколько мелодий можно из них сложить. Какой будет ваша?
До — ДОнести важное
Если вы не до конца осознаете, что является целью вашего совещания, другие участники не смогут понять его истинные цели. Тогда слово "совещание" будет ассоциироваться с чем угодно, кроме слов "польза" и "продуктивность".
Чтобы этого избежать, определите цель совещания и ответьте на вопрос: "Что должны сделать участники встречи?":
- Принять решение?
- Проанализировать или разрешить проблему?
- Ознакомиться с новой информацией?
- Собрать ту или иную информацию (о проекте, клиенте и пр.)?
После этого примите решение о том, как будет выглядеть итоговый результат. Это может быть список идей, согласованные решения, оценка вариантов, план действий и т.д.
Точно сформулируйте, какого результата вы хотите добиться, и переходите к следующей ноте.
Ре — РЕшай, кого позвать
Количество людей на совещании точно не попадает под схему "больше — значит лучше". Оптимальное количество участников совещания: 7 ± 2. Не приглашайте на совещание лишних участников. Тех, кого зовёте, "просейте" через следующее "сито" вопросов:
- Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
- Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
- Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
- Достаточно ли будет просто известить ли этого человека о результатах совещания?
После того, как список участников совещания сформирован, сообщите коллегам не только время и место встречи, но и кратко опишите цель совещания и результаты, которые вы планируете получить по его окончанию.
Ми — МИнимизируй и сокращай
Будьте экономны и минимизируйте ресурсы. Бесконечно долгие обсуждения с размытыми временными границами указывают на то, что вы не продумали структуру совещания. Рационально распоряжайтесь своим временем и временем других участников совещания.
Заранее продумайте структуру встречи, оповестите участников о регламенте совещания, индивидуальных выступлений и презентаций. Старайтесь делать выступления краткими: скажите то, что намеревались, и останавливайтесь.
Все сообщения должны касаться основных вопросов совещания. Не поддавайтесь искушению поболтать о пустяках или продемонстрировать личное остроумие. Смело возвращайте участников к цели встречи и не отвлекайтесь на посторонние и незначительные вопросы.
Фа — ФАсилитируй
Фасилитация — это организация процесса работы по прояснению и достижению группой поставленных целей, с максимальным вовлечением всех участников. Процесс фасилитации приводит к повышению эффективности обсуждений, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала.
Что делает фасилитатор? Выстраивает эффективный процесс обсуждения и принятия решений, обращает внимание группы на обсуждаемые вопросы, собирает мнения, фиксирует результаты для общего понимания, способствует достижению согласия. Фасилитатор управляет динамикой группы, задаёт тон совещания и управляет неконструктивным поведением.
Соль — подСОЛи и не дай закиснуть
Разнообразьте формат, темп и стиль выступлений. Вовлекайте участников совещания в диалог и поддерживайте их интерес. Люди уделяют особое внимание тем сообщениям, которые касаются их лично.
Но остерегайтесь того, чтобы мероприятие не переросло в театрализованное представление: всем было весело и интересно, но к решению задачи так и не приблизились.
Баланс между драйвом, вовлечением, мотивацией участников и конструктивным решением задач — рецепт для блюда под названием "Эффективное совещание".
Ля — не точите ЛЯсы
Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остаётся все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения. Если вы понимаете, что проблема распалась на несколько задач, требующих индивидуального исполнения, нет смысла тратить общее время на групповое обсуждение — совещание нужно завершать.
Если же собрание заканчивать ещё рано, но уже есть люди, знания которых в дальнейшем обсуждении не потребуются или интересы которых более не будут затрагиваться, отпустите их.
Си — СИстематизируй
Системтезируйте информацию и фиксируйте все сказанное. Это можете делать вы или другой участник, который возьмёт на себя роль секретаря собрания. Без фиксации группа начнёт забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет.
Кроме того, записи помогают группе экономить время, позволяя говорящему просто указывать на ту или иную часть записей вместо того, чтобы подробно объяснять, что конкретно из уже сказанного он имеет сейчас в виду.
До — закрепляй ДОговоренности
Заканчивайте совещание планом и поощряйте выступающих сформулировать список действий, который станет результатом встречи.
Созданный план должен отвечать нескольким критериям:
- существовать не в устном, а в письменном виде;
- не допускать различных трактовок;
- быть написан языком, который будет понятен и через два месяца;
- по каждому пункту содержать ответственного за исполнение и срок.
Покажите, что вы намерены твёрдо придерживаться выработанного решения. Если принятое решение касается вас, обязательно выполняйте его. Разошлите план действий всем участникам и ответственным — это ещё один шаг навстречу тому, что все сказанное будет исполняться.
Знание нотной грамоты превращает проведение собраний и совещаний в прекрасную мелодию.
Довольны ли вы этой мелодией? Какие ноты вы сыграли прекрасно, а над какими нужно ещё поработать?
