Оценка эффективности. С чего начать

Стандарт ISO 9000:2015, описывающий термины системы менеджмента качества, определяет эффективность как соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Потребность в улучшении эффективности в организациях редко возникает на первых этапах развития, так как первоначально важно становление процессов (научиться на своих и чужих ошибках), при удачном старте есть быстрый рост, который уменьшает критичность затрат.

Истории наших заказчиков подтверждают, что мысли об эффективности возникли, например:

• когда появился успешный конкурент, предлагающий продукты/услуги по более лучшей стоимости;
• когда снизились темпы роста, но требуется сохранение прибыли для дальнейшего развития и особенно часто;
• когда руководители процессов попросили дополнительный персонал для достижения поставленных целей.

С чего начать проект по улучшению эффективности?

Безусловно, правильным первым шагом будет определение цели и ожидаемых результатов проекта. Оценка эффективности может быть комплексной, проведённой для всех процессов организации или выборочной, посвящённой конкретной единице оборудования, одному или нескольким процессам. Очень желательно сразу обозначать измеряемые цели (как и обычно в СМК), чтобы, во-первых, затраты организации на проект по эффективности были оправданы результатом. Результат "возможно выделение 5 минут свободного времени у оператора ежедневно", наверное, мало кого порадует после минимум трёхмесячной работы. Во-вторых, это определит сразу правильные мероприятия и инвестиции для реализации проекта. Если высвобождение 5 минут времени у операторов скорее всего возможно в каждой организации путём проведения простых мероприятий, то высвобождение часа и более уже может повлечь за собой необходимость автоматизации процесса.

Этап 2 — учиться, учиться, учиться… Этот этап — это получение знаний, проведение обучения для рабочей группы о том, что такое эффективный процесс, какие бывают потери, какие бывают мероприятия по повышению эффективности, а также о том, как правильно настроить психологию проекта. Поскольку каждый проект по оценке эффективности вызывает большое сопротивление персонала, ещё бОльшее, чем, например, проект по внедрению системы менеджмента качества, очень полезно провести подготовку персонала и в этом направлении, чтобы снять риски саботажа проекта (получите программу тренинга ТМС РУС о психологических аспектах проекта).

И ещё один важный момент: так как основа проекта — это эффективность и снижение затрат на ресурсы, то в рабочей группе проекта, которая будет обучаться и исполнять проект далее, нам очень нужны специалисты по финансам и расчетам.

Третий шаг — это сбор данных об основных источниках и причинах затрат в процессах. На данном этапе очень важна объективность данных:

• о том, какие функции в реальности выполняет персонал;
• об объёме переделок, несоответствий, брака;
• о фактических показателях машин и т.д.

Часто объективность данных затруднена и тем, что в организациях в принципе мало собирается данных о процессах. А, если данные и учитываются, то часто вручную, без автоматизации, что также ведёт к искажению объективности. Именно поэтому в этой части проекта так важно, чтобы у его участников был правильный мотивационный настрой после всех обучений, и они предоставили реальные ситуации для последующего анализа. Предпосылки неудачных результатов этапа по сбору данных заключаются во фразах:

• "Я вам и так скажу, где лежат наши основные потери";
• "Наше руководство, конечно, попросило оценить продуктивность, возможности её роста без увеличения штата, но вы же понимание, что это невозможно…".

Выше приведены не придуманные фразы, а как раз те, которые слышат наши эксперты по эффективности, выполняя проекты.

При отсутствии психологических барьеров полученные знания позволяют оценить наличие классических источников потерь, таких как:

• транспортировка, перемещение;
• переделка;
• дублирование операций;
• не синхронизованные потоки во времени и пр.

Следующий этап — анализ данных и определение приоритетных направлений по повышению эффективности. Важным на данном этапе является проведение расчётов по необходимым инвестициям в мероприятия и сравнение инвестиций с получаемым эффектом, проведение оценки окупаемости вложений. Часто в результате данного этапа рождаются несколько сценариев мероприятий с различными вложениями и результатами в итоге.

После выполнения всех этих шагов мы готовы представить предложения по улучшению эффективности руководству на принятие решение и последующую реализацию.

Что обычно в результате?

Наш опыт проектов по эффективности свидетельствует о том, что основными потенциалами для повышения эффективности были и остаются:

• работы по уменьшению брака и несоответствий, как от поставщиков, так и в результате межоперационного и финишного контролей;
• оптимизация хранения с целью исключения роста складских помещений, которая обеспечивается настройками процессов продаж, планирования и работой с поставщиками;
• уменьшение ручных операций;
• уменьшение объёма контрольных операций либо их перенос от выделенного персонала ОТК к производственному персоналу;
• перераспределение функций персонала, исключение тех фактов, которые "сложились исторически" в организациях.

Важно! Многие направления работ в проектах по повышению эффективности ведут за собой изменение функций, полномочий и обязанностей персонала. Такие изменения обязаны учитывать положения Трудового кодекса РФ.