Курс профессиональной переподготовки "Специалист по управлению документацией организации". Секретарь руководителя

Тема 1 "Нормативно-правовые акты, методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления. Конфиденциальное делопроизводство и защита информации":

• Законодательство в сфере трудового, административного, гражданского, корпоративного и социального права. Современная система права.
• Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документацией, локальные акты и специальная литература об обязательности документирования работы.
• Порядок проведения проверок соблюдения законодательства.
• Административная и уголовная ответственность работодателя за нарушение законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы права.
• Нормативно-правовые основы защиты сведений конфиденциального характера в РФ: коммерческой тайны, персональных данных (ПД) и пр. Ответственность за нарушение режима конфиденциальности.
• Внутренние регламенты конфиденциального делопроизводства.
• Перечень видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения.
• Разработка инструкции по обращению с конфиденциальными документами, информацией ограниченного распространения.
• Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.
• Положение о защите коммерческой тайны.
• Положение о защите персональных данных. Регламент технологического процесса обработки персональных данных.
• Порядок обращения с информацией ограниченного распространения.
• Документальное оформление присвоения информации статуса конфиденциальной. Экспертиза ценности конфиденциальных документов.
• Предоставление конфиденциальных сведений по запросу третьих лиц (правоохранительных органов, прокуратуры, ФНС, банков и пр.).
• Организация работы с электронными документами, содержащими информацию ограниченного доступа.

Тема 2 "Основы документоведения и архивоведения. Архивное законодательство":

• Нормативно-методическая база деятельности архива организации. Законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле органами государственной власти. Порядок проведения проверок. Гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность специалистов и руководителя организации. Штрафные санкции.
• Передача документального фонда организации в случае её приватизации, ликвидации или реорганизации.
• Номенклатура дел организации. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов. Внедрение номенклатуры дел в делопроизводство.
• Требования к оформлению документов. Необходимый набор реквизитов рекомендуемых ГОСТ Р.6.30–2003.
• Требования к режимам хранения документов. Оборудование архива. Создание оптимальных условий хранения документов. Размещение документов в хранилище. Топографирование. Порядок выдачи дел из хранилища. Возможные меры по восстановлению повреждённых документов.
• Экспертиза ценности документов. Организация работы экспертно-проверочной комиссии. Нормативно-методическое обеспечение экспертизы. Порядок проведения экспертизы и оформление её результатов. Порядок выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
• Учёт документов архива, проверка их наличия и состояния. Составление паспорта архива организации.
• Правила формирования и оформления дел. Полное и частичное оформление дела. Составление и образцы оформления внутренней описи, листа-заверителя, титульного листа архивного дела. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Составление описей дел, научно-справочного аппарата.
• Работа с документами текущего делопроизводства (хранение и использование документов в делопроизводстве, подготовка и передача документов на хранение в архив).
• Порядок исполнения социально-правовых и тематических запросов. Уничтожение документов с истёкшими сроками хранения.

Тема 3 "Основы управленческого документооборота и порядок работы с документами организации. Требования к составлению и оформлению документов":

• Функции службы делопроизводства.
• Алгоритм документирования управленческих решений.
• Оформление проектов документов.
• Процедура согласования (визирования) документа.
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность).
• Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений.
• Потоки движения документов в компании. Сроки прохождения документов.
• Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные).
• Организация работы с исполненными документами.
• Состав документации современных организаций.
• Нормативные акты по ведению делопроизводства в организации.
• Реквизиты документов и правила их оформления. Придание документам юридической силы.
• Унификация и стандартизация управленческих документов.
• Номенклатура дел организации. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов. Внедрение номенклатуры дел в делопроизводство.
• Требования к оформлению документов. Необходимый набор реквизитов рекомендуемых ГОСТ Р.6.30–2003.
• Основные требования, предъявляемые к составу документации. Состав и оформление основных документов. Состав управленческих документов организации в соответствии с требованиями нового стандарта ГОСТ 7.0.97–2016 (с 01.07.2018 г.). Организационные документы. Распорядительные документы. Информационно-справочные документы.
• Рекомендации по оформлению ОРД (приказы, распоряжения, протоколы) и служебных документов (служебные, докладные записки, справки).
• Рекомендации к оформлению переписки (разработка бланков писем, обязательные реквизиты делового письма, ведение журналов регистрации, анализ ошибок в оформлении деловых писем).
• Правила электронной переписки.
• Работа с конфиденциальными документами.
• Документация регулирующая организацию и порядок деятельности организации. Разработка локально-нормативных актов. Устав организации. Учредительный договор. Положение о предприятии (организации, учреждении). Положения о структурных подразделениях. Правила внутреннего трудового распорядка. Коллективный договор.

Тема 4 "Психология деловых отношений":

• Типология личности и деловые отношения. Деловое и межличностное общение. Психология коммуникаций. Создание положительной групповой атмосферы.
• Психологический конфликт в условиях трудовой деятельности. Конфликт в организации и их классификация. Функции, причины и динамика конфликтов в организации. Факторы служебно-делового конфликта. Основные виды поведения в конфликтах. Управление конфликтами. Профилактика конфликтов.
• Социально-психологический климат в организации. Профессиональный стресс и психическое здоровье сотрудников организации.
• Самоуправление при выполнении трудовых обязанностей. Тайм-менеджмент.
• Психологические аспекты обеспечения работы руководителя. Индивидуальные особенности руководителей.
• Выбор стиля взаимодействия с руководителем. Основные вопросы психологической совместимости. Понимание эмоционального состояния по внешним проявлениям.
• Преодоление сложных ситуаций в деловом взаимодействии. Разрешение конфликтов. Техники противодействия прессингу, агрессии и манипуляциям. Работа с критикой.
• Стресс-менеджмент для помощника руководителя. Профессиональное "выгорание" и как от него защититься. Стрессы, связанные с нехваткой времени.
• Общение как лучший способ передачи/получения информации, понимания и взаимодействия. Вербальные и невербальные коммуникации.

Тема 5 "Инструменты и методики эффективной коммуникации. Особенности делового общения":

• Выстраивание работы с руководителем.
• Адаптация к работе с новым руководителем, правила поведения, эффективное взаимодействие.
• Нормы и правила отношений с партнёрами, клиентами, посетителями; общение с сотрудниками, работающими удалённо и в других подразделениях.
• Построение успешного делового взаимодействия. Коммуникативная компетентность помощника руководителя.
• Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях. Статусные посетители, VIP-гости.
• Служебная субординация. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный характер отношений. Умение вести себя в сложных ситуациях.
• Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. "Трудные люди". Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
• Возможности этикета в решении сложных рабочих ситуаций.

Тема 6 "Административное и информационное обеспечение работы руководителя. Планирование и организация работы руководителя":

• Основные ассистентские функции и формы взаимодействия с руководителем.
• Планирование регламента руководителя. Оперативное и перспективное планирование. Фильтрация посетителей.
• Расстановка приоритетов. Инструменты управления временем.
• Упорядочивание большого объёма информации.
• Обеспечение связи руководства с сотрудниками.
• Правила эффективного совещания.
• Организация своего рабочего дня и дня руководителя. Ведение рабочего календаря руководителя.
• Краткосрочное и долгосрочное планирование. Тайм-менеджмент и его основные принципы. Распределение дел.
• Самоменеджмент, самомотивация, самоконтроль.
• Организация приёма посетителей на основе тайм-менеджмента.
• Способы повышения продуктивности. Программное обеспечение для удобного планирования. Мобильные устройства в работе секретаря.
• Распределение информационных потоков в приёмной. Подготовка информации, необходимой для принятия решений руководителем. Контроль исполнения распоряжений руководства. Какая информация должна быть всегда с собой.
• Организационное обеспечение командировок руководителя. Заказ билетов, гостиницы. Взаимосвязь с принимающей стороной.
• Распределение задач в секретариате. Делегирование, контроль исполнения задач подчинёнными (секретари, уборщицы и т.д.).
• Обустройство рабочей зоны. Координация закупки, доставки, хранения.

Тема 7 "Этика делового общения":

• Понятие этики делового общения. Этические нормы в деловом общении. Принципы этики деловых отношений. Этика общения в трудовом коллективе. Понятие, виды и свойства этикета.
• Современные принципы и функции бизнес-этикета. Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании. Основы профессиональной этики и делового этикета. Основные правила делового этикета.
• Организация деловых встреч и приёмов. Как правильно подготовиться к деловой встрече. Правила встречи деловой делегации: в аэропорту, в офисе. Правила рассадки по автомобилям. Размещение в гостинице. Правила рассадки за столом переговоров. Дресс-код официальных приёмов. Как вести себя на официальном приёме.
• Представления и знакомства. Визитные карточки. Правила обмена визитными карточками.
• Встречи и переговоры. Обустройство приёмной, переговорных комнат. Этапы подготовки деловой встречи, переговоров, совещания. Оформление материалов к собранию. Протоколирование кофе-пауз, обедов, представительских мероприятий.
• Переговоры в деловом общении. Стратегии переговоров. Подготовка переговоров. Этические правила нейтрализации манипуляций в переговорном процессе. Гуманистическое общение, приёмы создания доверительных отношений. Психологический климат во время переговоров. Техника и тактика ведения переговоров. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний, переговоров и презентаций.
• Подарки и цветы деловому партнёру. Выбор подарка. Как вручать и принимать подарки. Запрещённые подарки. Правила выбора цветов для делового партнёра. Упаковка цветов.
• Приём посетителей: правила и стандарты. Правила приёма в зоне ресепшн. Правила в приёмной руководителя. Офисное гостеприимство. Работа с посетителями. Приём сотрудников. Приём посетителей из других организаций.
• Этикет телефонного общения. Телефонные стандарты. Техника общения по телефону. Типичные ошибки при телефонном общении. Как правильно отвечать на телефонные звонки. Правила ведения делового телефонного разговора: звонки входящие и исходящие.
• Работа с голосом и интонациями. Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников. Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.). Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.). Скрипты в телефонной коммуникации.
• Методы активного слушания. Как управлять процессом общения с помощью вопросов. Как управлять телефонным контактом. Психологические приёмы ведения деловой беседы и телефонного общения.
• Деловая переписка. Правила деловой переписки. Стиль делового письма. Требования к оформлению делового письма. Особенности деловой переписки через интернет. Этикет работы в компьютерных сетях. Этикет пользования электронной почтой.
• Имидж секретаря. Понятие имиджа. Факторы, влияющие на формирование имиджа (модель поведения, внешность, манера общения). Вид и стиль поведения. Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, причёска, парфюмерия. Формирование имиджа, соответствующего ситуации. "Мелочи", говорящие о профессионализме/некомпетентности. Деловой дресс-код.