Архивное дело

Согласно действующего законодательства под архивным делом понимается "деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".

В нашей стране архивный фонд подразделяется на две части:

• Государственную;
• Негосударственную.

Хранение первой части возложено на специальные государственные и ведомственные организации.

Значение архивного дела для общества сложно переоценить. Правильное хранение документов позволяет находить и обрабатывать информацию как касающуюся отдельных граждан, например, места работы и службы, так и страны в целом — различные исторические документы.

Архивное дело зародилось в древности, например, на Руси первые архивы формировались при монастырях. Это позволило сохранить для потомков дипломатические и административные акты, договоры, заключаемые между князьями, различные грамоты, письма и т.д.

В наше время эффективное архивное дело невозможно представить себе без автоматизации. Сейчас на рынке предлагаются различные системы, которые решают такие задачи как:

• Поддержку архива электронных документов;
• Поточное сканирование;
• Составление номенклатуры дел, оперативное хранение дел, подготовка дел для передачи на архивное хранение;
• Поддержку деятельности архива организации;
• Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела;
• Экспертизу ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению;
• Поиск дел и документов в архиве.

Знание принципов архивного дело, а также регламентирующего законодательства, навыки работы со специальным программным обеспечением позволяют эффективно организовать архивное дело.