Офис-менеджмент

Офис-менеджмент — это раздел менеджмента, связанный с эффективной организацией информационно-документационного обеспечения. Его важность подтверждается статистикой: руководители всех уровней почти три четверти своего рабочего времени тратят на работу с документами. Таким образом, правильная организация офис-менеджмента напрямую отражается на качестве управленческих решений и влияет на эффективность всех бизнес-процессов.

В современном офис-менеджменте существуют следующие принципы:

• Оперативность работы с документами;
• Качественное техническое оснащение (современное компьютерное и офисное оборудование);
• Целесообразность операций, осуществляемых в офисе;
• Сочетание документационного и без документного обеспечения управления.

Принято выделять такие функции офис-менеджмента как:

• Административная;
• Планово-отчётная;
• Коммуникационно-документационная;
• Маркетинговая;
• Организация жизнеобеспечения офиса;
• Управление персоналом.

Вопреки сложившейся бизнес-практике, когда функции офис-менеджера возлагаются на секретаря с минимальными полномочиями, для эффективной организации работы необходимо относить офис-менеджера к руководству предприятия, подчинив его непосредственно директору. Основная задача данного специалиста — организация работы офиса, а выполняемые им функции можно сформулировать следующим образом:

• Построение оргструктуры офиса;
• Планирование работы офиса;
• Внедрение в офисе корпоративной культуры;
• Управление офисным персоналом;
• Организация делопроизводства в офисе;
• Оснащение офиса;
• Проведение инвентаризаций и ревизий;
• Формирование отчётов для руководства и мн.др.

Даже простое перечисление функций офис-менеджера свидетельствует о том, какой большой комплекс знаний и навыков в различных областях необходим этому специалисту для эффективной работы.