"Жить в обществе и быть свободным от общества нельзя", — В.И.Ленин (Ульянов).
Люди — существа социальные, изначально — даже стадные. Будучи животными, за пределами своего стада наши предки были обречены на мучительную смерть… Вот поэтому до сих пор, даже после многих лет эволюции, нам страшно оказаться вне своей группы поддержки, своих родственников, коллег и партнёров, аудитории людей, которой мы нужны и от которой зависим сами. Именно поэтому нам и нужно общаться живьём с другими людьми, обмениваться с ними эмоциями, какой-то пользой, получать одобрение и благодарность! Даже если вы в бюджетной организации, вам все равно приходится конкурировать с другими организациями: за финансирование, за перспективы, за участие в каких-то проектах, за внимание к своему учреждению…
Мы по-прежнему любим, когда нас лично поздравляют на работе с какими-то профессиональными достижениями, с юбилеями, с карьерным ростом и новыми назначениями! Нам нравится принимать на работе гостей, делегации из других городов и стран, и самим посещать их с ответными визитами! Госкомпании и правительства, социальные службы сами являются организаторами форумов, выставок, конференций, симпозиумов, деловых поездок, совещаний по темам государственно-частного партнёрства, общественных слушаний с населением, "Ярмарок вакансий от службы занятости". Для кого-то, например, пресс-секретарей — вся работа заключается в проведении пресс-конференций для журналистов, "Дней открытых дверей", поддержки государственных выборов, торжественных церемоний открытия новых объектов (градообразующих предприятий, школ и детских садов, больниц и роддомов, спорткомплексов, памятников и музеев, домов творчества, бизнес-инкубаторов, объектов инфраструктуры: мостов, автодорог, аэропортов и т.п.) К сожалению, поводы для живого общения по инициативе бюджетных организаций бывают не только позитивными, например: пресс-конференции и официальные заявления для прессы организуются и в случае критических событий и происшествий!
Мероприятие — это то, что отличается от привычной жизни. Мероприятие проводится для удовлетворения чьих-то потребностей, обычно с соблюдением неких ритуалов и церемоний (например — перерезать ленточку, заложить первый камень, нажать символическую кнопку на "старт").
Всё вышеперечисленное и относится к деловым мероприятиям! И раз уж наша жизнь неразрывно связана с ними, в этой короткой статье мы и постараемся разобраться в том, как проводить их с успехом!
Привлечение партнёров и спонсоров
Разумеется, ваше бюджетное учреждение должно полностью соответствовать Законодательству РФ и безукоризненно выполнять правила финансирования своих деловых мероприятий. Однако мы все хорошо знаем, что в вашем бюджете часто просто нет средств на проведение каких-то мероприятий, а если они и выделяются, то по длительной и непростой процедуре получения денег из госбюджета, и нередко — лишь с оплатой по завершению мероприятия.
Поэтому для поддержки своих деловых мероприятий вам можно привлекать внешних поставщиков и подрядчиков. Например, поставщиков: гостиничных услуг, типографских услуг (печать буклетов, визиток, папок, бумажных флажков и т.п.), изготовителей баннеров наружной рекламы, растяжек, промо-стоек и press-wall, поставщиков гирлянд из воздушных шаров и букетов цветов, недорогих сувениров и пакетов под раздаточные материалы, формы одежды, услуг по рекламе в интернете и по оказанию телекоммуникационных услуг, поставщиков клининговых (уборка помещений) и кейтеринговых услуг (питание), напитков (вода, чай, кофе, алкоголь), поставщиков транспортных услуг (от такси до бизнес-авиации), фото и видеооператоров, звукоусилительного оборудования и музыкального сопровождения, ведущих ваших мероприятий и переводчиков с иностранных языков, журналистов из СМИ, поставщиков охранных и страховых услуг и т.д., и т.п.
Многие из них с удовольствием захотят вам помочь в обмен за получение опыта, за хорошие (в т.ч. письменные) отзывы от вас, за возможность разместить свою рекламу на вашем мероприятии или выступить с речью перед участниками мероприятия. В зависимости от масштаба затрат такие поставщики могут приобрести от вас статус "Партнёра", "VIP-партнёра", "Спонсора", "Генерального спонсора". Для многих начинающих поставщиков такое участие — просто "за счастье"!
Только не забывайте о том, что главный организатор и инициатор события — это все-таки вы, бюджетная организация, и поэтому ваше деловое мероприятие из-за большого числа спонсоров не должно восприниматься как коммерческое. И, разумеется, к вам не должно быть никаких вопросов со стороны прокуратуры, финмониторинга, налоговой инспекции и прочих надзорных органов. Позаботьтесь о собственной подстраховке, заблаговременно обсудив весь проект мероприятия со своими юристами и бухгалтерами.
Отдельно стоит упомянуть волонтёров, студентов учебных заведений и старшеклассников, которые рассчитывают на дальнейшую работу в бюджетной сфере, всевозможные общественные объединения, спортклубы… Они с удовольствием примут бесплатное участие в ваших деловых мероприятиях ради того, чтобы проявить себя, чтобы познакомиться с нужными им людьми, изучить "кухню деловых мероприятий" изнутри… Кому-то из них нужна просто активность, приобщение к чему-то великому, подобно "Олимпиаде 2014" в Сочи, тусовки в кругу людей с подобными же интересами, путешествия, питание и форма…
Проведение деловых мероприятий, организованных своими силами
Конечно, лучшие результаты любого дела получаются у профессионалов, у тех, кто много лет и ежедневно шлифует своё мастерство! Фото профессионала всегда — лучше фото любителя с "мыльницы". Танец профессионального танцора всегда лучше "кривляний" любителя. Однако, учитывая ваши бюджетные ограничения, рано или поздно вам все равно придётся проводить деловые мероприятия своими силами и за свой счёт. Даже несмотря на то, что вы — отнюдь не профессионалы в данном вопросе. Это непросто, но выполнимо. Приведу примеры…
В 1999–2000 году мне посчастливилось поработать в компании, которая первой в мире разработала беспроводной (радио)доступ в сеть интернет. В той технологии был ряд преимуществ, помимо отсутствия физических проводов для связи: в частности — довольно высокая скорость передачи данных (11 000 000 бит/сек по воздуху вместо привычных 33–56 000 бит/сек по вечно занятой телефонной линии), нулевая цена за нахождение в интернете (в отличие от повременной оплаты, которая тогда взималась при подключении через телефонные модемы). Так вот тогда перед нами стояло две задачи:
- наполнить всемирную сеть (!) контентом, объёмными данными (аудио и видеозаписями, базами данных, программным обеспечением, библиотеками и т.п. объёмными данными);
- познакомить потенциальных потребителей с возможностями беспроводного высокоскоростного интернета, а они поистине безграничны (о чём сейчас знает даже любой малыш)! При этом, как и у любого стартапа — у нас, разумеется, не было денег на традиционную рекламу. Поэтому мы информировали население, органы власти и коммерческие организации путём проведения разнообразных малобюджетных деловых мероприятий! В частности:
- Проводили вечеринки в ночных клубах города совместно с популярными радиостанциями, билеты на которые разыгрывали у себя на сайте и в эфире радиостанций-партнёров. Радиослушателям и посетителям нашего сайта нужно было просто участвовать в викторинах про радио, про интернет, про активный стиль жизни без проводов.
- В одном из спорткомплексов города устроили онлайн-трансляцию международных соревнований по бальным танцам, что позволило соблюсти требования по времени подачи итогов соревнований в соответствующие спортивные комитеты за рубежом с одной стороны, а с другой — познакомиться и подружиться с администрацией нашего города.
- В самом крупном парке города с наступлением летнего периода поставили палатку и организовали там бесплатное интернет-кафе совершенно без проводов. Всех желающих — фотографировали и отправляли им фото на электронную почту. Радиостанции в парке поддерживали наш праздник со сцены своими голосовыми анонсами ведущего, а также — музыкальными заявками для отдыхающих в парке, поступающими через наш сайт.
- Приняли участие в городской компьютерной выставке, причём попасть туда с экспозицией удалось только с административной помощью Полномочного представителя Президента РФ, на тот момент — Кириенко С.В.
- Для областного УВД в "День Города" у стен Кремля провели демонстрацию охранной видеосистемы и виртуального офиса на базе нашего беспроводного высокоскоростного интернета.
- Для Министра образования РФ в Сормовском образовательном "Центре одарённых детей" устроили показ "Системы беспроводного дистанционного образования" и т.д., и т.п.
- Для СМИ региона провели пресс-конференцию с живой демонстрацией системы.
Правда, она неожиданно для нас закончилась скандалом… По "заказу" конкурентов Управление "К" областного УВД нас обвинило в нарушении авторских прав третьих лиц, впоследствии все обвинения были сняты, но благодаря такому "чёрному" PR о компании быстро и бесплатно для нас узнали даже те, кто был весьма далёк от информационных технологий!
- Выходом на международные рынки закончилась аудиенция генерального директора нашей компании с государственным секретарём США Д.Шульцем на Симпозиуме по инвестициям в Бостоне в октябре 2000 года.
Таким образом, наша компания — в первую очередь занималась разработкой передовых IT-технологий, но при этом — вполне успешно и развивала отношения со своими партнёрами и клиентами путём проведения разнообразных деловых мероприятий. Как мы это делали на практике? См. далее…
Планирование деловых мероприятий [1].
- Причина инициации мероприятия:
Определите точные цели, достичь которых нужно вашим мероприятием. Может быть их можно достичь другими, менее хлопотными способами?
- Подготовка:
Вы когда-нибудь собираетесь поехать на автомобиле просто так, куда-нибудь? Или все-таки знаете место назначения, дорогу, по которой туда поедете (и запасной путь), выделяете количество времени на дорогу и денег на топливо? А если дорога дальняя и опасная, то проводите ещё и дополнительные мероприятия по предотвращению неожиданностей?
Вот и в вашем случае: если вы хотите получить пользу от своего мероприятия — готовьтесь, тщательно! Продумывайте все заранее и до мелочей!
Помещение: где географически, что с парковкой и с общественным транспортом, что и кто будет на входе, какое освещение и цветовое оформление будет внутри, всем ли будет видно и слышно место основного действия, как будет обеспечена комфортная среда (температура, влажность, отсутствие посторонних звуков и запахов, кресла, столы), удобно ли будет гостям перемещаться к месту питания и в туалеты, как будет выглядеть система навигации, кто будет помогать гостям? Нужен ли синхронный перевод с иностранных языков? Нужно ли использовать какие-то фишки, например — специальное мобильное приложение для знакомства гостей друг с другом и т.п.?
- Программа мероприятия:
Если вы, как организатор мероприятия, не предложите свою интересную программу мероприятия, то ваши участники и гости сами найдут, конечно, чем заняться, но скорее всего это не поможет вам достичь целей мероприятия. А может и принести вам противоположный результат…
- Собственно планирование:
Мероприятие воспринимается участниками хорошо организованным, когда им нет нужды у кого-то что-то уточнять, обращаться за помощью, стоять в очередях в гардероб, на регистрацию или в туалет. Ваши участники не будут стараться внимательно слушать монотонное ваше отчётно-выборное собрание, если они голодны, им жарко или наоборот — холодно. Поэтому грамотное планирование мероприятия учитывает особенности человеческого поведения и построено так, чтобы и цели были достигнуты, и удовольствие от самого процесса ваши гости получили!
- Партнёры и подрядчики:
Как было сказано выше, вам, скорее всего не обойтись без партнёров и подрядчиков. Желательно, чтобы у вас всегда был большой выбор партнёров и подрядчиков, чтобы был личный опыт взаимодействия с каждым из них. Желательно — должна быть возможность быстрой замены одного на другого, если с кем-то что-то пойдёт не так
- Место проведения и дата/время проведения:
Очень важный аспект! Люди сейчас уже познакомились с другими странами, с другим, более высоким уровнем сервиса, поэтому их наверняка разочарует проведение вашего мероприятия в советском актовом зале, которое с 80-х годов прошлого века не видело ремонта. Постарайтесь их избавить от такого "удовольствия"! Организуйте наиболее комфортабельное место из всех вам доступных
Дату и время для вашего мероприятия также выбирать нужно очень тщательно! Учитывайте праздники, рабочее время, дачные сезоны, рождественские каникулы, пробки и т.п. факторы. Вам также могут "помешать" мероприятия, проводимые другими организаторами в это же время, если ваша целевая аудитория участников — пересекается. Заранее выбирайте другое время!
- Персонал:
Если вы организуете мероприятие самостоятельно, то ваша команда — критически важна для его успеха! Поэтому продумайте распределение ролей, резервирование времени и остальных ресурсов, проводите обучение и тестирование своих коллег, проводите совещания для решения возникающих проблем.
- Проблемы:
Как говорится: ошибок не совершает только тот, кто ничего не делает! Впрочем, ничего не делать — это тоже ошибка! Следует философски относится к проблемам и ошибкам, они — неизбежны! Другое дело как минимизировать эти проблемы и ошибки и быстро устранять их последствия! Это тоже — ваш вопрос при планировании мероприятий. В проектной деятельности есть целый раздел, который называется "риск-менеджмент", очень рекомендую тщательно проработать его!
- Продвижение:
Если у вас не выделяются деньги на само мероприятие, то, скорее всего, не предусмотрено средств и на продвижение этого мероприятия. Однако, если у вас стоит задача все-таки привлечь более массовую аудиторию участников мероприятия — вы можете обратиться к своим партнёрам, воспользоваться возможностями соцсетей и форумов в интернете, к знакомым журналистами и редакторам в СМИ. В конце концов — можно попросить всех своих знакомых и коллег о помощи!
- Бюджет:
Как я уже приводил собственные примеры выше — успех мероприятия слабо связан с размером вашего бюджета. Даже мероприятия с огромными бюджетами вполне могут оказаться — провальными и наоборот. Важно то, как умело вы распорядитесь тем бюджетом, которым вы располагаете! Можете обратиться за помощью ко мне — поделюсь своей статьёй о проведении успешных рекламных кампаний и деловых мероприятий — бесплатно! А ещё познакомьтесь с ТРИЗ: там как раз и говорится о том, как полезную функцию получить, а ресурсов при этом — не потратить. Я пробовал — получается!
Уважаемый руководитель бюджетной организации, уберегу вас от очень распространённой ошибки! Не начинайте инициацию своего делового мероприятия с привлечения своих подчинённых на этот проект за деньги, за премии, за обещания карьерного роста! Во-первых, это деньги, которых всегда мало или нет совсем. Во-вторых, нет гарантий, что они, "лишние" деньги, у вас появятся по окончании мероприятия. В-третьих, человеческая жадность — она границ не знает, сегодня вы "купили" работника за грош, а завтра он с вас будет рубль требовать, ничуть не изменив ни свою производительность труда, ни своё желание работать… Труд человека, безусловно, должен быть оплачен, но если ваш сотрудник выполняет ваше производственное задание в рабочее время, то никаких обид у него к вам быть не должно!
- Проведение:
Глупо было бы столько сил и средств тратить на подготовку мероприятия и потом "спускать его на тормозах". Если вы приняли решение проводить мероприятие, то, как бы ни тяжело его было начинать, — проведите его блестяще, в состоянии максимальной концентрации, как профессиональный спортсмен на олимпийской дорожке! Ваши лавры победителя обязательно найдут вас, своего героя! Рано или поздно!
- Оценка и отчётность:
Выше мы говорили про неизбежность проблем при организации деловых мероприятий. А также — про разумное использование того бюджета, которым вы располагаете. Так вот по окончании мероприятия обязательно нужно проводить анализ проведённого мероприятия, расспросить как своих сотрудников, так и участников и партнёров, которые с вами в нем участвовали. Оценить достижение цели мероприятия. Зафиксировать "косяки" и любые другие просчёты и недоработки. Сравнить бюджеты. Написать отчёты и благодарственные письма партнёрам и спонсорам. Применить воспитательные меры к нерадивым. исполнителям.
Если вам требуется больше информации или вы хотели бы связаться с автором — зайдите на его страницу.
Успехов!
