Онбординг (onboarding) — адаптация новых сотрудников или организационная социализация. Внедрение, цель которого помочь новичкам приобрести все необходимые знания и умения, чтобы стать полноценными членами организации и инсайдерами.
Онбордингом также называют начальную стадию отношений между компанией и клиентом. В связи с этим выделяют понятие HR-онбординг, хотя суть едина — помочь "освоиться на борту", сделать все возможное, чтобы адаптация прошла как можно быстрее и комфортнее, чтобы новоприбывший был хорошо принят и задержался надолго.
HR-онбординг сегодня стал популярным трендом, который включает в себя разнообразные корпоративные мероприятия для сотрудников, которые только начинают свою карьеру в организации.
Онбординг персонала часто трактуется не совсем верно. Многие считают, что это только ознакомление с рабочими процессами, командой и своими задачами, но онбординг включает в себя также и знакомство с корпоративной культурой и налаживание эффективного взаимодействия с командой.
От первых шагов сотрудника на новом месте зависит не только то, как быстро он вольётся в коллектив, но и то, как долго будет приносить пользу компании. Есть информация, что при неудачном онбординге около 50% сотрудников в течение полугода уходят в другую компанию.
Ключевые составляющие онбординга
В западных компаниях процесс идеального онбординга включает такие составляющие:
- Дать новому сотруднику общее представление о структуре и культуре компании ещё в процессе найма. Принимая решение о выборе работодателя, сотрудник должен чётко осознавать, куда идет.
- Сделать первый день сотрудника на работе особенным, чтобы это запомнилось ему навсегда.
- Разработать программу ориентирования человека в новой среде и следовать этой программе.
- Установить чёткие временные рамки для каждого шага адаптации и придерживаться их.
- Поддерживать нового сотрудника при возникновении трудностей и проблем, не оставлять его наедине с трудностями.
- Интересоваться успехами нового сотрудника и оказывать ему моральную поддержку.
- Согласовать планы онбординга с ЛПР компании.
- Уделять внимание процессу онбординга новых сотрудников на совещаниях.
- Отслеживать прогресс и своевременно реагировать на возникающие проблемы соответствующими мероприятиями для сотрудников.
Основные ошибки при онбординге
Полезно узнать об ошибках онбординга. Перечень основных факторов прекращения сотрудничества с компанией в первые месяцы подготовила команда Bamboo HR на основе своего исследования. Самые частые ответы опрошенных:
- Изменилось отношение к выполняемой работе.
- Не сошлись мнениями о выполняемой работе с прямым начальником.
- Условия труда не соответствуют ожидаемым.
- Недостаточно обучения.
- Скучно.
- Недостаточно ощущения нужности.
- Недостаточно навыков для выполняемой работы.
- Слишком сложная работа.
Как видим, ряда пунктов могло бы не быть, если бы в компании проводились тренинги для коллектива, и в частности, обучение новых сотрудников. Это исследование помогает сделать выводы: своевременное обучение поможет избежать сразу трёх причин преждевременного схода с дистанции новых сотрудников. Важно принимать подобное ко вниманию, поскольку неграмотный онбординг приносит вред компании. Речь не только о дополнительных затратах на подбор персонала, но и о репутационных потерях.
Результаты исследования подсказывают также, в каком направлении следует решать вопрос обучения. 56% опрошенных уверены, что наличие ментора, коуча, наставника или человека, с которым можно было бы сразу дружить и советоваться, помогло бы избежать разочарования. Менторство, коучинг, как и командообразующие мероприятия для коллектива, не стоит недооценивать.
При необходимости обучение поможет приобрести опыт использования всех инструментов, необходимых для работы и взаимодействия с командой. Периодически проводимые мероприятия для сплочения коллектива ускорят адаптацию. Если всего этого не учесть, велика вероятность увольнения нового сотрудника в ближайшее время. Выше уже говорилось, что около 50% сотрудников при неграмотном онбординге увольняются в течение полугода. 30% из них — в течение 45 дней с момента первого выхода на работу в компании. Есть над чем задуматься.
В то же время в 69% случаев правильный онбординг даёт шанс задержать сотрудника в компании как минимум на ближайшие 3 года. Для этого нужно не допускать таких ошибок:
- Недооценивание. Не откладывайте планирование обсуждений с участием нового сотрудника, составьте список встреч заранее. Новенький поймёт, как он важен и нужен в компании.
- Обман и недосказанность. Не умалчивайте о некоторых составляющих должности. Все роли и обязанности озвучиваются в ходе онбординга или даже ещё на собеседовании.
- Процесс на самотек. Не забывайте контролировать процесс онбординга. Не отпускайте процесс "на самотек". Организуйте встречи один-на-один после окончания каждого этапа онбординга. Обеспечьте новичку помощь и поддержку, в которой он должен быть уверен.
- Отсутствие компании для новенького. Новичка нужно обеспечить компанией — наставником, помощником, приятелем. Быть одному в неизвестности — серьёзное испытание и некомфортное состояние для человека. Поэтому многие западные предприятия практикуют onboarding buddies — к новичкам "приставляют" людей, помогающих в адаптации.
- Обычный день для новенького. Первый день на работе должен запомниться новичку. Небольшой подарок, мини-вечеринка, позитивная активность — это поддержка, которая поможет получить новичку запас оптимизма для непростого этапа адаптации.
- Держать новичка в неведении. Информируйте новенького о предстоящих событиях в компании и с его участием, чтобы он мог подготовиться.
- Не знакомить новичка с ЛПР. Познакомьте новеньких с руководителями и отделами. Можно пройтись по отделам и представить нового сотрудника. Помогите новичку наладить первые контакты с ключевыми фигурами предприятия, если его должность предполагает взаимодействие с ними.
- Слишком короткий курс онбординга. Этап адаптации занимает время, не стоит втискивать весь процесс в один рабочий день.
- Не контролировать первые шаги. Держите под контролем первые шаги новичка и помогайте ему справляться с трудностями.
- Отсутствие обучения. Проводите мини-обучения уже в первые дни. Знакомьте новичка с процессами, процедурами, чтобы он мог выполнять свои первые задачи согласно существующим в компании стандартам. Обучение можно совместить с выполнением первых задач.
Уместными на этапе онбординга будут тимбилдинги, формы деловых игр на знакомство и сплочение — это поможет команде научиться взаимодействовать в новом составе.
Рассмотрим, как провести процесс онбординга правильно, чтобы учесть требования и не допустить ошибок.
Идеи по организации онбординга: чеклист, презентация компании, документы и обратная связь
Как воплотить все это в жизнь и ничего не пропустить? Специалисты Oracle дают такие рекомендации:
- Организовать чеклист осваивания новеньким важных знаний и умений. В чеклист вносится весь инструментарий компании, обязательный для освоения новым сотрудником. Сотруднику необходимо будет сдать мини-экзамен по каждому пункту. Разные сотрудники, взаимодействующие с новеньким, могут отмечать прогресс, комментировать и делать пометки. Ведение такого чеклиста поможет не пропустить ничего важного и держать руководство в курсе прогресса новенького.
- Подготовить презентацию компании, в которой будет описание корпоративной культуры, традиции, все необходимые данные о компании.
- Открыть для сотрудника документы компании, необходимые для его работы.
- Обеспечить новому сотруднику инструменты для обратной связи со специалистами по каждому вопросу, с которым он может столкнуться.
Что касается перечня мероприятий для адаптации сотрудника, можно использовать следующий чеклист:
- Заранее сообщите о точной дате и времени выхода на работу. При этом важно не забыть сообщить об удобном маршруте, местах парковки, принятом в компании дресс-коде или рекомендуемой форме одежды для первого дня.
- Проведите с новичком доверительную беседу о его хобби и биографии. Напишите письмо для всей компании, в котором отметьте некоторые привлекательные пункты биографии. Это поможет быстрее найти точки соприкосновения при знакомстве нового сотрудника с коллективом. Во многих компаниях есть практика рассылать Welcome email, если вы ещё не практикуете это — примите во внимание.
- Подготовьте рабочее место заранее. Убедитесь, что установлено все необходимое ПО, настроены доступы к принтерам, есть доступ к зарядке для телефона. Соберите комплект канцтоваров и всего необходимого для работы: визитки, ручка, карандаш, блокнот, бумага для записей, степлер, скрепки.
- Создайте новенькому электронную почту и добавьте его ко всем необходимым корпоративным рассылкам.
- Заведите новичку аккаунты в используемых компанией инструментах и платформах.
- Составьте список совещаний с участием нового сотрудника заблаговременно.
- Составьте и вышлите в первый день работы сотрудника расписание его активностей на первую неделю.
- Заблаговременно составьте график тренингов для нового сотрудника. Грамотно составить обучающую программу для новенького помогает качественная оценка сотрудников во время собеседований и разработанная в компании обучающая программа для адаптации. Вышлите график обучения в первые дни работы сотрудника.
- Проведите мини-праздник, чтобы отметить первый рабочий день нового сотрудника и представить его команде.
- Составьте план первого рабочего назначения для нового сотрудника.
Идеальный первый день на новом месте
Что желательно сделать и учесть в первый рабочий день?
Важно:
- Провести экскурсию по офису.
- Ознакомить с расположением кухни, туалетов, принтеров, запасов бумаги, необходимых расходных материалов.
- Показать, где находится аптечка.
- Объяснить отношение в компании к курению и показать места для курения.
Полезно:
- Сверить с бухгалтерией полноту пакета документов по новому сотруднику.
- Разослать письмо о новом сотруднике, познакомить сотрудника с коллегами и с ключевыми лицами компании.
- Ознакомить сотрудника с принятыми в компании процедурами: подключения проекторов, резервирования переговорной комнаты, обращения к системному администратору и подобное.
- Устроить праздник в честь нового сотрудника.
Будет уместно:
- Взять новичка на ланч с ключевыми лицами команды и обсудить стратегию его должности.
- Показать расположение ближайших мест для питания.
- Помочь приступить к первой задаче, которая вошла в план задач на первую неделю.
Первый день очень важен: он часто становится решающим, когда сотрудник задаёт себе вопрос "остаться или уйти". В нашем блоге можно найти идеи по геймификации онбординга и мотивации — это поможет задержать новенького надолго и помочь ему стать вовлечённым и эффективным.
