Знания — ценный актив, которым нужно грамотно распоряжаться. Классически востребована качественная продукция, произведённая с меньшими затратами и раньше конкурентов. Сегодня успех даётся сложнее, а чтобы управлять успехом, нужно управлять знаниями.
Конкурентоспособность всегда обеспечивалась экспертными знаниями и опытом, а в меняющемся мире особо востребованы новые знания и новые экспертные выводы в области создания востребованных продуктов, в проектировании, маркетинге, производстве, сбыте.
Информация и информационные технологии позволяют гигантским корпорациям делиться на отдельные структуры и объединяться в единое целое. Границы организаций становятся более открытыми за счёт объединения компетенций партнёров, а общее информационное пространство способствует взаимодействию.
Ещё в прошлом веке основной ценностью считалась недвижимость и производственное оборудование, сейчас же большинство крупных компаний капитализируют нематериальные активы.
К нематериальным активам можно отнести продукты интеллектуальной собственности, а также человеческий капитал — знания, опыт, квалификацию, творческий потенциал сотрудников.
Компании вкладываются в этот актив — проводят корпоративные тренинги, внедряют корпоративный коучинг, работают над корпоративной базой знаний.
Сотрудники более мобильны и менее лояльны
Со времён Генри Форда представление о развитии сотрудников изменилось кардинально. Задумайтесь: раньше обучал человека кто-то другой, места самообучению и саморазвитию отводилось совсем мало. Сначала обучали родители, потом школа и учебные заведения, государство или работодатель. Сейчас повышением своей квалификации занимается сам человек. Он отправляется на курсы, в вуз, на тренинг, ищет знания в сети, самостоятельно планируя свои дальнейшие шаги в профессии и оптимизируя свои затраты на обучение.
В связи с этим люди меняют и свои требования к работодателю, своему рабочему месту, смыслу и содержанию работы.
Рабочая сила уже не принадлежит предприятию, сотрудники более мобильны и менее лояльны. В таких условиях задача привлечения и удержания сотрудников — одна из самых ответственных и непростых.
Тем не менее компаниям важно, чтобы в них оставались высококвалифицированные сотрудники, чтобы на каждом рабочем месте всегда был специалист с необходимыми навыками. "Текучка" создаёт расходы на поиск и адаптацию, приводит к серьёзным потерям знаний и уникальных компетенций.
Управление знаниями, особенно на производственных предприятиях, сегодня не каприз, а жизненная необходимость. Руководители должны уметь обеспечить "интеллектуальных" работников эффективной организацией их деятельности — тренинги для руководителей должны включать эту необходимость.
Это необходимый минимум. Идеальной ситуацией и целью многих предприятий считается самообучающаяся организация. Такая цель требует непростого пути. Для начала нужно решить задачу мобилизации интеллекта, опыта и воли каждого сотрудника — это позволит компании выжить и достичь успеха, постоянно развиваясь. Необходима система управления знаниями.
Нужен системный подход
Компания получает информацию извне, изнутри, приобретая знания, разные по значимости и области применения. Чтобы получить работающий механизм управления знаниями, необходим системный подход. Классически в систему управления знаниями входят подсистемы:
- База. Знания, обеспечивающие формализацию процессов. Они аккумулируют накопленные знания и опыт, включают в себя стандарты, архивы, библиотеку.
- Обучение и развитие. Подсистема, обеспечивающая обмен знаниями, передачу опыта следующим поколениям сотрудников.
- Генерация знаний. Подсистема, обеспечивающая инновационную деятельность.
- Коммуникации. Подсистема, обеспечивающая обмен знаниями и опытом внутри компании и при взаимодействии с внешними источниками.
Раньше к сотрудникам поступали знания из архивов, а создавали новые знания признанные эксперты. Сегодня новые знания генерируют все сотрудники: благодаря работе в команде и микрообучению, каждый может быстро ознакомиться с актуально информацией и привнести свой вклад в создание чего-то нового — на своём рабочем месте, в своём отделе или на уровне всей компании.
Если все подсистемы работают исправно — эффективное управление знаниями обеспечено. Однако настройка системы требует некоторых изменений в процессах управления персоналом.
Основы эффективного управления знаниями
Для обеспечения эффективного управления знаниями, на предприятии необходимо решить следующие задачи:
- Разработка и внедрение системы оценки и мотивации. Система управления знаниями будет выполнять свою функцию, если каждый сотрудник будет стремиться к повышению своего профессионального уровня для достижения высоких результатов.
- Создание и внедрение корпоративной культуры, ориентированной на сотрудничество и взаимопомощь, творческий поиск, инициативность.
- Снижение внутренних организационных барьеров, мешающих свободному обмену знаниями, идеями и опытом.
- Создание современной информационной инфраструктуры и обучение сотрудников пользоваться ею для поиска знаний в ходе решения своих текущих задач.
Для реализации каждого пункта существуют программы корпоративного обучения персонала, тренинги для руководителей, такие инструменты как стратегические сессии и фасилитации корпоративных мероприятий с опытными фасилитаторами.
Если перед вами стоят подобные задачи — обращайтесь в ManGO! Games для поиска решений.
Система человеческих знаний — саморазвивающийся организм, ему нужно "сырье", которым выступает информация. Знания появляются в процессе переработки информации.
Интеллектуальное лидерство
Предприятие тем более перспективно, чем большим объёмом полезной накопленной информации располагает, а также чем эффективнее смогло организовать для своих сотрудников преобразование информации в знания и рациональное использование полученных знаний в своей работе. Это преимущество — интеллектуальное лидерство — будет основой конкурентоспособности в меняющемся мире.
Наличие информации — ещё недостаточное условие для появления нового знания. Необходимо научить людей пользоваться информацией, перерабатывать её и генерировать новые знания.
И это ещё не все — надо научить сотрудников формировать на основе новых знаний новые способности, индивидуальные и организационные.
Внедрение системы управления знаниями
Чтобы управление знаниями стало важным фактором производства и управления, понадобится два этапа:
- организация процедур сбора, обработки и передачи информации, в результате чего каждый работник должен быть обеспечен доступом к хранилищам информации, корпоративным и мировым;
- организация усвоения накопленного опыта и его творческого переосмысления. В результате сотрудники создают новые знания.
Новые знания появляются в разных формах:
- Самостоятельный продукт (маркетинговый проект и т.д.).
- Производственный ресурс (технология процесса обработки и т.д.).
- Средство контакта с потребителями (проект рекламной акции и т.д.).
- Ресурс принятия решений (анализ рынка и т.д.).
- Ресурс консолидации коллектива (кодекс корпоративной этики и т.д.) и других.
Чтобы легко искать информацию, компания должна создать единую информационную инфраструктуру, которая бы постоянно развивалась. В последние годы многие компании дополнили системы управления знаниями онлайн курсами для обучения сотрудников, усовершенствовали методы поиска информации.
Если система знаний не будет соответствовать новым подходам к поиску, подаче и содержанию информации, она останется невостребованной среди сотрудников.
Для конкретного сотрудника управление знаниями на практике выглядит так:
- Недостаёт данных — нужно найти информацию. Сотрудник производит поиск в общем фонде знаний предприятия.
- Полученную информацию нужно обработать и использовать для своей задачи — разработки новых решений. Сотрудник применяет найденные знания.
- Новая информация передаётся в общий фонд знаний компании. Сотрудник становится одним из авторов новых поступлений в фонд.
- Другие сотрудники используют новую информацию для своих задач.
Чтобы обеспечить такой процесс, сотрудники должны:
- Знать о существовании фонда знаний.
- Знать о структуре имеющейся информации.
- Узнавать о новых поступлениях.
- Быть обеспечены инструментами поиска информации.
На крупном предприятии часто можно наблюдать отсутствие единой системы знаний, наличие множества разных информационных систем с разными интерфейсами, поддерживаемых разными службами, отсутствие единых форматов отображения данных и универсальных механизмов извлечения данных.
Чтобы исправить ситуацию, нужно всю информацию перевести в единое информационное пространство, унифицировать форматы хранения информации, обеспечить взаимодействие сотрудников в ходе выполнения рабочих задач, оптимизировать внешние информационные потоки (информация от клиентов, поставщиков, из интернета).
Структура фонда знаний может быть любой, главное, чтобы она была удобна и понятна сотрудникам, и они могли найти нужное максимально быстро. В общей базе могут храниться самые разные данные:
- Системы показателей предприятия.
- Информация о корпоративной культуре.
- Номера корпоративной газеты.
- Научно-технические материалы.
- Нормативная документация.
- Информация о патентах.
- Информация, прошедшая анализ (знания).
- Авторские материалы.
- Информация по управлению качеством.
- Маркетинговые материалы.
- Бухгалтерский учет.
- Финансовая информация.
- Система дистанционного обучения.
- Новости.
- Мониторинг СМИ.
- Информация о конкурентах.
- Законодательство.
- Приказы, распоряжения, совместные решения.
- Справка.
- Календарь.
Для такой системы нужно провести работу по разграничению прав доступа, обеспечению трафика большого количества посетителей, информированию об изменениях в фонде знаний.
Важным направлением при работе с системой управления знаниями является работа по защите от недобросовестной конкуренции. Как защитить конфиденциальную информацию? Её нужно защищать патентами, авторским правом, путём регистрации торговых марок, или используя другой подход — хранить ноу-хау как коммерческую тайну. Такие вопросы на предприятии может решать специально созданная комиссия. Главное, чтобы защита от утечки информации не препятствовала работе с информацией всем сотрудникам компании.
