Как эффективно провести стратегическую сессию

В 2016 году большое количество заказов поступает на различного рода корпоративные сессии, которые компании проводят со своими сотрудниками, решая куда двигаться дальше, как менять собственную бизнес-модель, как становиться более гибкими и адаптивными. При этом клиенты называют "стратегическими" мероприятия с очень разными целями и составом участников. В статье я поделюсь опытом проведения таких сессий, сделав акцент на самых важных моментах, о которых должен не забыть организатор и о которых необходимо однозначно договориться с заказчиком.

Итак, представим, что есть запрос на проведение стратегической сессиипродолжительностью от одного до трёх дней для 20–50 или даже 100 участников. Может быть также сложный вариант, с участием менеджеров из материнской компании или клиентов, что добавляет больше подготовительной работы.

Что надо сделать до сессии

• Встретиться с заказчиком и обсудить его ожидания. Следующие вопросы вам будут в помощь:
  • Что такое для вас стратегическая сессия? Какие задачи вы хотите решить с её помощью?
  • Что важного хотите обсудить на сессии?
  • Что сейчас не так в текущей ситуации? Что хотелось бы изменить?
  • Что вы хотите чтобы ваша команда сделала на сессии?
  • Какой обязательный результат вы хотите? (Это может быть перечень идей и инициатив, или конкретный план изменений для компании)
  • Знакомы ли участвующие в сессии люди между собой?

В случае, если на сессии будут присутствовать люди из других компаний, стоит прояснить ещё несколько вопросов:

• Что вы хотите, чтобы они увидели, услышали или сделали на сессии, или сразу после неё?
• Есть ли какие-то темы/данные, обсуждать которые на сессии вы точно не хотите?

Важно также договориться о том, что главный заказчик откроет сессию и своими словами в течение минут пяти расскажет о целях и задачах, и почему так важно её провести здесь и сейчас. Для участников встречи — это подтверждение статуса и значимости данного мероприятия и зачастую дополнительная мотивация внести свой вклад в решение важных для компании вопросов. А для ведущего это подтверждение мандата на проведение мероприятия.

• Изучить имеющиеся материалы о компании. Если, например, сессия посвящена построению планов по развитию на ближайшие один-три года, то будут полезны данные о тех изменениях, что уже реализуются и тех проблемах, что возникают. Если есть возможность провести одно-два интервью с несколькими сотрудниками компании, очень советую вам это сделать, поскольку это максимально погрузит в контекст предстоящей работы.
• Следующим шагом в подготовке сессии будет разработка и согласование сценария с заказчиком. Здесь важно помнить правило о том, что максимальная длительность любого обсуждения — не более полутора часов. После чего стоит сменить активность или перемешать команды для продолжения дискуссий.

Сами формулировки вопросов для проработки командами очень полезно написать на языке, принятом в компании, узнаваемыми для них словами.

По моему опыту, в создаваемом сценарии мероприятия, сначала описывается максимальное количество активностей в идеальных условиях, когда не возникает ни единого сбоя и командам не требуется дополнительное время, а также никто ничего не уточняет и не комментирует. На практике же обязательно возникают задержки: ожидание того, пока все соберутся; какая-то тема так увлечёт, что нужно больше времени; разъяснение какой-то задачи. Поэтому ведущему надо быть готовым в любой момент перекроить план, понимая, какие обсуждения в командах обязательны, а чем можно пожертвовать. Нужен заранее проработанный запасной сценарий, сокращённая на половину версия основного плана.

• Прояснить организационные вопросы.
  • Как выглядит пространство, в котором пройдёт сессия? В идеале важно заранее увидеть его вживую или на фото.
  • Есть ли флипчарты, можно ли вешать заполненные листы на стены?
  • Есть ли компьютер, колонки, переходники?
  • Насколько жёстко регламентировано время обеда и кофе-брейка?
  • В каком виде заказчик ждёт ваш отчёт?

Что надо сделать во время сессии

Первые полчаса сессии обычно уходят на озвучивание её целей и задач, основных этапов предстоящей работы и правил работы.

Вот несколько полезных общих правил взаимодействия:

• Перевести мобильники на беззвучный режим.
• Выделять на комментарии и вопросы не более двух минут.
• Практиковать "я-высказывания". Предложить участникам говорить о своих наблюдениях, впечатлениях и мнении. Не использовать слова "общеизвестно", "все", "каждый" и тому подобные.

По мере того, как будет развиваться дискуссия, вам, возможно, нужно будет возвращаться к этим правилам и напоминать о них.

Для начала нужно растопить лёд и побудить участников сессии включать воображение. Этот инструмент очень важно задействовать, помимо строгой логики, которой придерживаются почти все сотрудники больших компаний. Могу порекомендовать работу с фотографиями. Как бы люди не были хорошо знакомы друг с другом, им нужно начать общаться и настроиться на проработку темы. Для этого лучше всего работает тема выбора фотообраза.

На этом этапе использовать фото можно для необычного представления участников и лучшего знакомства друг с другом. Например, можно предложить участникам выбрать из разных картинок мостов, зданий и механизмов то, что больше всего понравится, и рассказать, что привлекло внимание и похоже ли оно в чем-то на самого человека.

Если нет времени или задачи знакомить людей, то с помощью тех же фотографий можно сразу перейти к обсуждению темы работы группы. Самой простой вариант — попросить каждого участника выбрать две фотографии: как есть сейчас и как мы хотим, чтобы было в будущем. После чего начать создавать на стене общую картину: слева вывешивать образы как есть, а справа — как должно быть, и просить каждого кратко прокомментировать. Можно также зафиксировать ключевые слова к выбранным фото-образам. Это очень наглядно продемонстрирует всей группе то, как каждый понимает текущую ситуацию, есть ли похожие образы, и самое главное — начнётся процесс создание общего видения будущего всей командой.

Фотографии можно и нужно использовать самые разные, с разными эмоциями и красками жизни, поскольку люди, выбрав созвучный себе образ, обязательно расскажут свои ассоциации. После этого можно переходить непосредственно к проработке актуальных для компании вопросов.

В ходе сессии крайне важно отслеживать время на каждую из дискуссий и уметь управлять обсуждением, особенно если вдруг команданачинает уходить от темы. Бывает, что сам заказчик начинает "подруливать" и пытаться по привычке управлять ходом сессии самостоятельно. Здесь мягко и настойчиво стоит обозначить, что структура сессии и её ведение — ваша зона ответственности, а вот содержание получаемых результатов — его и его команды. Этого обычно бывает достаточно, чтобы все сфокусировались на своей теме.

Что происходит после сессии

Основное внимание на этом этапе нужно сделать на том, чтобы не упустить ничего ценного из предложенного командой и передать это заказчику в том формате, который максимально привычен и полезен ему.

Вспоминаю одну из первых своих сессий, перед которой я не уточнила, а в каком виде нужно предоставить итоги. Подготовив презентацию с большим количеством фото и видеоматериалов и подробный Excel-файл с планом действий, я была очень удивлена, когда узнала, что итоговый отчёт никуда не годится. Оказалось, что и для бухгалтерии, и для менеджера, который отслеживал реализацию договорённостей по сессии, было достаточно простого документа в Word, в котором зафиксированы основные решения команды. Обсудив это заранее, я бы сэкономила очень много времени на формировании и переделывании отчета.

В заключение хочу ещё раз отметить, что подготовка и проведение стратегической сессии — очень живой и динамичный процесс. Он очень похож на джазовую импровизацию: вы много готовитесь, разучиваете ноты и джазовые композиции. А в момент начала выступления доверяетесь музыкальному потоку и следуете своей интуиции и ощущению момента. Также и проведение стратегической сессии: очень важно организационно и содержательно подготовиться к ней, иметь как минимум два сценария в запасе, а уже по ходу сессии, наблюдая за тем как команды справляются с задачами, быть готовым следовать за потоком командной работы и оперативно вносить изменения.