Разработка организационной структуры

Программа консультирования компаний Ольги Берегович.

Частая проблема сегодняшних компаний малого бизнеса в России — недоорганизованность.

"Симптомы" этой организационной болезни следующие:

• Сотрудники, даже сидящие друг напротив друга, могут одновременно выполнять одну и ту же задачу (не согласованные, дублирующие функции). Как следствие, компания тратит время и деньги (как минимум, окладная зарплаты).
• Сотрудники время от времени выполняют задачи, которые в принципе выполнять не нужно, и тратят на это рабочее время. Например, сначала складывают бухгалтерские документы в общую стопку, а потом в отдельное время в ней наводят порядок, хотя проще сразу все разложить по папкам.
• Много времени уходит на согласование дел, задач, функций между сотрудниками.
• Компания сталкивается с неравномерной загрузкой сотрудника. Один выполняет более 20 функций, второй сидит на 2–3 функциях. При этом зарплата у них мало отличается.
• Часть функций, которые необходимы, не выполняются регулярно. Их не видно. Но они потеряны. А когда возникает необходимость выполнить задачу, каждый раз думаем, кому же её поручить, вместо того, чтобы закрепить данный тип задач за рабочим местом.
• Сотрудники выдают результаты в разное время, не синхронно, итогом является то, что окончательный продукт для клиента изготавливается с опозданием.
• Ответственность сотрудника не прописана, и в случае сбоя каждый сотрудник перекладывает вину на другого. Складывается ситуация: "у семи нянек дитя без глаза".
• В некоторых компаниях руководитель всю ответственность за окончательный результат и множество функций берет на себя, и сотрудникам нет никакого дела до компании в целом. "Сколько зарабатывает компания? Сколько лично я заработал для компании? Какую пользу для компании я принёс?" — такие вопросы у них не возникают.

Как правило, управление в компании, в которой не разработана организационная структура, осуществляется в ручном режиме, по задачам, а не целым процессом.

Руководитель такой компании не очень понимает, как делегировать, кому и какие функции передавать. В такой ситуации у руководителя и у сотрудников накапливается усталость. Живя в хаосе, Вы чувствуете, что начинаете буксовать. В такой компании уже не хватает сил, чтобы расти.

Разработав организационную структуру, вы можете уменьшить и сократить как минимум 30% потерь времени и сил.

В компании с неразработанной организационной структурой мы имеем следующие последствия:

• Неправильное распределение финансов.
• Низкая мотивация сотрудников на рост из-за того, что сотрудник не понимает, к чему стремиться, у него нет видения в целом.
• Колоссальные потери сил, времени, денег.

Разработка организационной структуры:

1. Является первым шагом к грамотному делегированию. Если вы хотите построить компанию вместо того, чтобы тащить груз множества функций на себе одном, необходимо разработать организационную структуру.
2. Благодаря построению организационной структуры вы поймёте, какие функции в вашей компании являются регулярными, какие появляются время от времени. Поймёте, как часто разные функции требуются, какие из функций легко или какие сложно делегировать. Какие делегировать необходимо, а какие — ни в коем случае нельзя.
3. Вносит порядок и ясность. Когда у вас разработана организационная структура, вы чётко знаете, с кого, что и когда нужно спросить. Вы понимаете, какие именно показатели проверять, как часто это делать, какие именно нормативы должны быть по каждому показателю.
4. Является основой для внедрения системы ключевых показателей эффективности.

Конкретные этапы и инструменты разработки орг. структуры вышлю по запросу при обсуждении коммерческого предложения.