Итак, вам необходимо решить очень немаловажный вопрос — как именно будут выглядеть ваши документы.
Почему это важно?
В ближайшее время вам предстоит создать десятки (если не больше) самых различных документов — от рабочих инструкций до технологических регламентов. Если вы начнёте это делать без конкретного стандарта, что получится в итоге?
Целая куча, не похожих друг на друга документов. Каждый отдел или участок, каждый отдельный человек — будет писать так, как удобно именно ему или так как он уже умеет. Без скандалов не обойдётся. Поверьте.
Кто-то может сказать, что это не очень важно. Да конечно, стилистика и оформление документов не являются критичными для функционирования системы. Важнее чтобы сами документы были.
Но мы так устроены, что уважительно относится к тому — что называем документом. А документом мы называем не любые бумажки. А только те, которые выглядят, как настоящие документы.
Ну и ещё один момент. Единообразные стандарты оформления регламентов позволяют создавать именно те документы, которые необходимы. Устанавливая изначально правила по содержанию, оформлению титульного листа, наличию листов согласования и утверждения — мы сразу устанавливаем и конкретные требования.
Так прописав требование по наличию, допустим, в верхнем колонтитуле строки "Ред № …", мы автоматически устанавливаем требование об обязательном указании редакции каждого документов. Что очень сильно облегчит Вам жизнь в будущем. Ну и то же самое по остальным разделам.
Итак, что именно Вы должны прописать в стандарты оформления регламентов (приводим минимальные требования, вы можете дополнять их так, как считаете нужным).
Титульный лист
- Утверждение документа. Должен содержать в себе данные о должности, ФИО и дате утверждения документа.
- Наименование как самого документа, так и вида документа (инструкция, положение, регламент и т.п.).
- Реквизиты документа, такие как дата / ФИО разработчика или автора документа / номер редакции и т.п.
Содержание
- Раздел "Назначение и область применения", в которых должно быть прописано, кто именно должен выполнять эти требования, зачем нужен этот документ и какие именно вопросы он отражает.
- Нормативные ссылки — могут быть как на внешнюю нормативную документацию и законодательство, так и на внутренние инструкции.
- Термины и определения, возможно добавления наиболее часто употребляемых сокращений.
- Самое содержание документа, которое может делиться либо на главы, разделы и т.п. Их количество может быт любое.
- Входы и выхода бизнес-процесса — применяются только в случае если Вы описываете регламенты бизнес-процессов. В данном случае Вы фиксируете конкретные входы в процессы и требования к ним, ну и соответственно аналогично выходы. Также желательно указывать условия возникновения обоих.
- Формы записей — если документ подразумевает или прямо говорит об утверждении некоторой стандартной (типовой) форме записей, выделите в табличном формате их в самом конце документа, чтобы сразу можно было с ними ознакомиться.
Обязательные страницы
- Список согласования — если Вы подразумеваете согласовывать каждый документ с широким кругом сотрудников.
- Список ознакомления, где должны расписываться все, кто будет знакомиться с данным документом.
Если считает необходимым, можете дополнять каждый пункт своими требованиями.
Также ваши стандарты оформления регламентов должны содержать систему кодировки документации, по которой сразу можно определить к какому вопросу или участку относится данный документ.
Каких-то конкретных требований тут не существует, приведём Вам примеры некоторых часто используемых систем.
- Сокращения — СТП или СТО или СТК, то есть это сокращённо стандарт предприятия или организации или компании.
- Ссылка на пункт стандарта ХАССП (ISO), то есть допустим СТП 4.2.2 — Стандарт описания производства. и т.д.
- Просто нумерация документов. Когда Вы каждому документу присваиваете некий последовательный код, допустим СТО 001 или СТК 12.. Не рекомендуем данный формат.
- Кодировка подразделений и нумерация документов. Вы делаете общий список ваших подразделений и присваиваете каждому из них код, в двухзначной системе (01,02 и т.п.). Потом каждый документ, который разрабатывается для данного подразделения Вы присваиваете обычный последовательный код. Получается что-то вроде этого — СТО 01.003. или СТП 11.02. Ну и т.п.
- Кодировка процессов и нумерация документов. Аналогично предыдущему, только кода присваиваются не подразделениям, а списку процессов.
После создания всего вышеуказанного вы получаете полноценную систему стилизации ваших документов. Вы можете на титульный лист добавить свой логотип, какие-нибудь визуальные знаки и символы. Здесь уже вопрос вашей творческой фантазии. Главное, включайте это все в ваши стандарты оформления регламентов.
