Проблемой многих компаний является не только и не столько отсутствие самой работы по мотивации сотрудников, сколько отсутствие информации об этой работе у этих самых работников. Руководство тратит деньги на реализацию весьма недешёвых мотивационных программ, но люди зачастую даже не догадываются о том, что в их компании реализовываются новые практики, и как можно ими воспользоваться.
Идеей для написания данного поста послужили мои выводы из недавно реализованного проекта по диагностике системы управления персоналом, включающего в себя исследование вовлеченности в крупной ритейлинговой компании.
Одними из ключевых факторов, влияющих на вовлеченность линейного персонала, были выявлены "Признание" и "Неформальные отношения с коллегами" с низкой оценкой степени удовлетворённостью их реализацией в Компании. То есть, сотрудники в ходе исследования и в личных беседах отметили, что руководство недостаточно внимания уделяет признанию заслуг своих подчинённых, проводит мало конкурсов, соревнований, корпоративных мероприятий, где сотрудники могли бы пообщаться в неформальной обстановке и т.д. При этом в Компании реализуется более чем достаточное количество мотивационных программ, включающих в себя все те мероприятия, о которых мечтают сотрудники, просто не все о них знают: часть сотрудников владеет одной информацией, часть — другой.
Проблемой данной компании и многих других, с которыми я работала, является не только и не столько отсутствие самой работы по мотивации сотрудников, сколько отсутствие информации об этой работе у этих самых работников. Да, именно так: руководство тратит деньги на реализацию весьма недешёвых мотивационных программ, но люди зачастую даже не догадываются о том, что в их компании реализовываются новые практики, и как можно ими воспользоваться.
Одно из решений данной проблемы мне видится в разработке системы мероприятий по продвижению практик компании в области управления персоналом. Для этого руководству необходимо договориться какую информацию, и с какой периодичностью следует предоставлять соответствующим категориям персонала, какие каналы для передачи информации могут быть задействованы (планёрки и собрания, оформление досок, выпуск корпоративного вестника, информация в соц. сетях, на портале компании и т.д.), кто будет ответственным за работу по информационному обеспечению персонала и т.д.
К каналам коммуникации, используемым в HR, можно отнести:
- Личное общение — беседы с сотрудниками, планёрки, собрания, телефонные разговоры, личные письменные сообщения.
- Интранет — внутренний корпоративный портал (используется как для оптимизации бизнес-процессов, так и непосредственно для решения HR-задач: адаптации новых сотрудников, вовлечения, информирования с помощью размещения любой справочной и обучающей информации, дополнительной возможности общения в корпоративном чате и много другого).
- Интернет — группы в социальных сетях, блоги сотрудников и руководителей.
- Newsletter — корпоративное периодическое издание (он может быть любого формата в зависимости от масштабов и специфики деятельности компании: электронным или печатным, еженедельным, ежемесячным или ежеквартальным, в виде газеты, бюллетеня, информационного листка и т.д.).
- Электронная почта — регулярные информационные рассылки HR-службы, которые могут быть использованы не только для информирования, но и для получения обратной связи (например, при анкетировании, проведении конкурсов и опросов с применением сервиса голосования).
- Наружная информация — объявления, плакаты, информационные доски.
- Сбор информации от сотрудников — ящики для голосования/сбора предложений, конкурс "идей".
- Видео-ролики о компании, о мероприятиях, видео обращение руководителей, сотрудников.
- Прямая линия с руководством компании.
- Корпоративные опросы — вовлеченности, лояльности, удовлетворённости и другие.
Почему я сегодня решила остановиться именно на информационных досках? Пожалуй, потому что этот канал мне видится одним из самых простых, повсеместных, легкодоступных и при этом эффективным. И, возможно, в погоне за техническим прогрессом некоторые компании исключают из своего арсенала этот довольно банальный, но по-прежнему действенный инструмент. И, конечно, поступают опрометчиво.
В пользу своей позиции приведу простую аналогию из мира внешних коммуникаций. Несмотря на появление новых технологий и постоянное их усовершенствование, специалисты рекламного рынка до сих пор более чем серьёзно относятся к такому каналу распространения информации, как наружная реклама. Да, с каждым днём она становится более технологичной, интересной, необычной, яркой. Но никому не придёт в голову назвать её неактуальной.
При правильном использовании в числе её неоспоримых преимуществ:
- Наглядность (используйте яркие образы и вас заметят).
- Ненавязчивость (она существует фоном, становясь частью окружающего рельефа).
- Доступность (вам не нужно искать контакта с каждым отдельным потребителем информации).
При организации информационной доски, прежде всего, необходимо определить цель её присутствия, какая информация должна на ней размещаться, как часто она будет обновляться, кто будет ответственным за её состояние.
Выделяю несколько принципов, следуя которым ваша доска будет "работать":
- Принцип единообразия:
- Внешний вид доски и размещённая на ней информация должны соответствовать фирменному стилю Компании (цвет, логотип, шрифт и т.д.).
- Информация должна быть написана единым шрифтом (стиль, размер текста и заголовков), определены размеры фотографий, текстовых материалов.
- Опрятность, "читабельность" представленной информации — не только гарантирует то, что она будет замечена и прочтена, но продемонстрирует уважение к коллективу.
- Принцип структурированности:
- Размещаемая информация должна быть структурирована по разделам.
- Для каждого раздела нужно выделить определённое место на доске, тогда сотрудники не будут тратить время на поиск нужной информации.
В зависимости от объёма информации и количества таких разделов, лучше оформить не одну, а несколько информационных стендов.
Примеры разделов/информационных стендов:
- Информация о компании (миссия, ценности, история, цели, фото руководителей, достижения).
- Решения и приказы руководства.
- Результаты по выполнению плановых.
- Поздравления сотрудников с днём рождения, праздниками, карьерными достижениями и другими знаменательными событиями.
- Лучшие сотрудники по результатам конкурсов, соревнований, по объёму продаж и т.п.
- Результаты конкурсов, соревнований.
- Фотоотчёты с корпоративных мероприятий.
- Открытые вакансии и т.д.
Не старайтесь уместить на вашей доске максимум информации, отбирайте еженедельно только самое важное, актуальное и наглядное.
- Принцип наглядности (читаемости):
- Люди не будут читать, стоя у доски сплошной текст, написанный мелким шрифтом. Поэтому информационные блоки должны быть короткими и хорошо считываемыми.
- Лучше воспринимается информация, написанная тезисно, оформленная рисунками, диаграммами, в виде таблиц и графиков.
- Принцип актуальности:
- Регулярно обновляйте информацию: не давайте сотрудникам возможности привыкнуть и не замечать доску.
- Приучите их к тому, что на ней с определённой периодичностью (в идеале — каждую неделю) можно прочесть что-то новое и актуальное.
- Заставьте информацию "говорить": например, если в компании проводится конкурс — под заголовком постоянной рубрики обновляйте еженедельно рейтинги сотрудников и т.д.
Важно помнить, что осведомлённость сотрудников о том, что происходит в Компании, о перспективах развития, о действующих практиках в отношении персонала способны повысить доверие к руководству и вовлеченность сотрудников в целом.
Я уверена, используя данный способ продвижения практик компании в комплексе с другими инструментами, вы повысите эффективность ваших коммуникаций с сотрудниками, добьётесь так называемого эффекта синергии.
