Кодекс организации — что такое хорошо и что такое плохо.
Пишу об организационной идеологии и трансформации корпоративной культуры, на этот раз раскрываю тему Корпоративного кодекса с примерами и алгоритмом создания, который поможет в самостоятельной разработке Кодекса Организации — одного из основ фундамента организационной идеологии и корпоративной культуры.
Рекомендую начинать разработку и внедрение организационной идеологии или оптимизацию бизнеса с принятия "Кодекса Организации".
Кодекс организации — это рабочее название документа, какое название принять в конечном варианте, будь то корпоративная конституция, декларация компании, конституция организации — вопрос второстепенный, для общего обсуждения. Мне привычнее на этом этапе называть кодексом организации. Принцип будет один — это основополагающий документ организации, имеющий высшую силу, определяющий основные нормы, ценности, цели, отвечает на вопрос — а что такое хорошо и что такое плохо.
Примеры кодексов организации приведу ниже.
Есть два варианта написания кодексов организации.
Первый вариант разработки.
Кодекс пишет один человек или малая группа, а затем, то что написали принимается в организации. Можно взять уже имеющиеся известные конституции, кодексы организаций, чуть подправить и все готово — быстро, недорого и некачественно — как мы любим. Дальше пойдут попытки навязать это персоналу — проводится презентация, феерично представляется результат и объявляется решение, что "мы будем жить теперь по-новому". И всë это благополучно забывается. Кодекс стал очередным мертворождённым, ничего не значащим документом, принятым для галочки, скорее всего, потому что такую задачу поставил директор, в разработке которого он сам не принимал участия. Таким документом во многих компаниях является "Этический кодекс", о существовании которого большинство в компании и не догадывается. Ну если надо так надо, всякое бывает.
И этот вариант работает в том случае, если организация только появилась и состоит из небольшой группы единомышленников или одного Создателя. В этом случае, подбор персонала производится под разработанные принципы.
Второй вариант разработки Кодекса организации.
Кодекс компании создают совместными усилиями, чем больше сотрудников будет вовлечëно тем лучше. Прежде чем создавать, надо ответить на вопрос зачем это нам нужно, то есть идёт формирование цели и идеологии. Правильный ответ (±):
"Для того чтобы решить имеющиеся проблемы, снизить потери, минимизировать прогнозируемые риски, повысить эффективность и достичь амбициозных целей".
Если такой ответ есть, значит организация пришла к тому, что проблемы явные, прозрачные, о них можно говорить, а не скрывать, создано общее информационное пространство. Достигается через стратегические сессии, кто-то их называет управленческими, которые и проводят что бы создать безопасное пространство, в котором можно говорить о проблемах касающихся всех в организации и целях, к которым идёт компания. В вашей компании можно говорить о проблемах?
Простейший сценарий сессии: SWOT-анализ, проблематизирующий и вовлекающий в процесс решения проблем широкий круг сотрудников. Ну что такое SWOT и стратсессия должен знать любой руководитель.
И тогда выстраивается логика, например такая:
"Мы видим наши проблемы, мы их принимаем. Мы представляем наши цели — и они нам интересны. Нам надо что-то, что будет удерживать нас в этом векторе — решении проблем и достижении целей. Нам нужно что-то, что будет нам об этом напоминать. Так как мы живые люди и можем отвлекаться. И мы видим смысл, разработать и принять наш внутренний Кодекс Организации, которому мы будем следовать".
И это не значит, что надо за один день написать и согласовать, и принять данные принципы и оформить кодекс организации.
Можно сделать столько итераций согласования и корректировок сколько нужно. Не обязательно всем собираться каждый раз вместе, через электронную почту это делается весьма эффективно. Можно использовать для примера опыт других, мне нравится, как эта идея производственной декларации (по сути кодекса организации) реализована, например, на "Камазе".
Пример: декларация производственной системы "Камаз".
Основой Производственной системы "Камаз" являются непрерывные улучшения процессов управления, разработки, создания, продвижения и обслуживания продукции, процессов мотивации, подготовки и развития персонала.
Принципы:
- Постоянно меняться к лучшему.
- Создавать продукт, предвосхищая ожидания клиентов.
- Качественно и точно в срок удовлетворять потребности клиентов.
- Лидерство — ключ к успеху в создании механизма вовлечения персонала в процесс постоянных и непрерывных улучшений.
- Сокращать время на внедрение улучшений, передовых методов и технологий.
- Поддерживать высоко эффективную, готовую к постоянному совершенствованию, организационную структуру.
- Эффективно использовать человеческие ресурсы за счёт освоения новых профессий и ротации персонала.
- Выстраивать отношения персонала в компании на принципах партнёрства доверия, безусловного выполнения взятых на себя обязательств.
- Обеспечивать постоянный и открытый обмен опытом между службами, подразделениями и организациями ОАО "Камаз", беспрепятственный доступ персонала к необходимой информации.
- Исполнять и совершенствовать стандарты, корпоративную культуру и базовые ценности предприятия — личная ответственность каждого сотрудника компании.
Обязательства администрации:
- Демонстрировать личным примером участие в улучшении ситуаций на рабочих местах, высокие стандарты командной работы и культуры постоянного обучения.
- Создавать персоналу условия, обеспечивающие позитивные изменения.
- Обучать весь вновь принятый персонал работе в соответствии с принципами "Производственной системы "Камаз".
- Поддерживать и стимулировать сотрудников, стремящихся к самореализации, профессиональному и карьерному росту.
- Обеспечивать справедливую систему оценки и мотивации персонала к достижению индивидуальных целей.
- Беречь каждого сотрудника, вносящего вклад в совершенствование и развитие компании, предлагать ему дело, позволяющее реализовывать свои возможности и получать соответствующее вознаграждение
- Проводить улучшения, опираясь на поддержку профессионального союза.
Здесь и об основных по сути идеологических принципах, и о том, каким надо быть руководителю, как модели поведения. Руководитель как мы помним является носителем и хранителем ценностей организации. Если он этого не делает, значит он либо не обучен, либо он не подходит данной организации и скорее всего сможет себя проявить в другой и чем раньше, тем лучше.
Экспресс-диагностика по кодексу организации (чужому, но толковому):
- На основании данной декларации, оцените каждый пункт по 10-ти бальной шкале, относительно вашей компании.
- Задайте руководителям вопросы из второй части декларации, касающейся их. Можно тоже по 10-ти бальной шкале, с примерами.
- Проведите общий опрос (анонимный конечно) по этой же схеме.
Как результат?
Давайте посмотрим на ещё один удачный пример по сути кодекса организации, производственные предприятия называют это "Декларацией производственной системы", рассмотрим Декларацию "Росатома". В тексте её нет, будет в фото к статье или посмотрите у них на сайте — прекрасная декларация, все тот же принцип. Красота, отточенность формулировок, лаконичность. Тоже рекомендую к осмысливанию и возможной переработке в групповом формате.
Пример Конституция Студии Артемия Лебедева:
- Студия Лебедева является Центром Вселенной со своим флагом, гимном и логотипом. Внутренняя политика Студии направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие сотрудников.
- Суверенитет Студии Лебедева распространяется на всю её территорию, включая столовую и коврик перед входом.
- Студия Лебедева — светское предприятие. Никакая религия не может устанавливаться в качестве официальной или обязательной. Запрещается издеваться над постящимся Соловьевым.
- Запрещается любая деятельность, направленная на насильственное нарушение целостности Студии Лебедева, подрыв её безопасности, создание вооружённых формирований, разжигание социальной, расовой, национальной и религиозной розни.
- Студия гарантирует равенство прав и свобод сотрудника независимо от пола, расы, национальности, языка, происхождения, имущественного и должностного положения, места жительства, отношения к религии, убеждений, используемой операционной системы, длины волос, мнения о последнем альбоме Земфиры, пирсинга различных частей тела, а также других обстоятельств.
- В Студии Лебедева мужчины, женщины, кошки и менеджеры имеют равные права и свободы и равные возможности для их реализации.
- Никто из сотрудников Студии Лебедева не должен подвергаться пыткам, насилию, дефрагментированию, архивированию, подвешиванию за ребро, другому жестокому или унижающему человеческое достоинство обращению или наказанию. Никто не может быть без добровольного согласия подвергнут медицинским, научным или иным опытам.
- Сотрудники Студии Лебедева имеют право собираться мирно, без оружия, проводить собрания, тусовки, сейшны, попойки, мозговые штурмы, митинги и демонстрации, шествия и пикетирование.
- Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни сотрудника Студии Лебедева без его согласия не допускаются. Со своей стороны, Студия Лебедева рассчитывает на лояльность сотрудников и настоятельно просит не собирать, не хранить, не использовать и не распространять информацию о частной жизни Студии за её пределами. Если сотрудника что-то не устраивает, он может рассказать все руководству, и оно постарается помочь.
- Каждый сотрудник Студии Лебедева имеет право на персональный компьютер, подключённый к всемирной международной глобальной компьютерной сети интернет. К компьютеру дополнительно прилагаются стул, настольная лампа и коробочка со скрепками.
- Каждый сотрудник Студии Лебедева имеет право на еду. Право на еду включает в себя право на бесплатные ежедневные обеды, право на бесплатный кофе, право на кипяток из чайника, право на столовые принадлежности, право на холодильник и право на добавку.
- Каждый сотрудник Студии Лебедева имеет право на сон в Студии Лебедева — для этих целей существует специализированный диванчик. Никто из сотрудников Студии Лебедева не может быть измазан зубной пастой во время сна.
- Каждый сотрудник Студии Лебедева имеет право на 12-, 14-и 16-часовой рабочий день.
- Каждый сотрудник Студии Лебедева имеет право на шестидневную рабочую неделю.
- Каждый сотрудник Студии Лебедева имеет право оставаться работать на ночь.
- Каждый сотрудник Студии Лебедева имеет право на высокую заработную плату, выплачиваемую полностью и в срок. Каждый сотрудник имеет право сообщить размер своей заработной платы третьим лицам, но сделать это можно только один раз, так как после этого у Студии Лебедева автоматически становится одним сотрудником меньше.
- Каждый сотрудник Студии Лебедева имеет право принимать непосредственное участие в воспитании кошки Студии Лебедева.
- Каждый сотрудник имеет право на обустройство своего рабочего пространства в соответствии со своими профессиональными, религиозными и вкусовыми пристрастиями. Если вам нужен Zip, эргономичная клавиатура, зелёные дискеты, матричный принтер, плакат с Леонардо ди Каприо, противорадиационный кактус и тому подобное, следует составить соответствующий запрос. Все необходимое оборудование приобретается за счёт Студии Лебедева.
- Сотрудники Студии уважительно относятся к собственности компании и собственности коллег. Не допускается конфискация в безраздельное личное пользование чужих пепельниц, кофе, табачных изделий, чайных ложек, конных заводов, казённого и частного племенного скотоводства и птицеводства и проч. Если вам нужно одолжить компакт-диск или зубочистку — подойдите к владельцу и обратитесь с устным запросом. Отказывают редко.
- Студия Лебедева создана людьми, которых тошнит от любых проявлений старперства (история выглядит примерно так: отцы-основатели некоторое время проработали в старперских фирмах, пришли в ужас и решили организовать свою компанию, без старперства). Посему сотрудники Студии, независимо от физиологического возраста, профессионального опыта и прочих отличительных особенностей, ходят по офису как братья и сестры и обращаются друг с другом уважительно, но без пафоса. Поощряются короткие волосы, пирсинг, банданы, майки с вызывающими надписями, тапочки с помпонами, длинные волосы и все такое.
- Сотрудник Студии Лебедева — это звучит гордо. Сотрудник Студии Лебедева — всем ребятам пример. Студия вправе требовать от каждого сотрудника профессионализма всегда, везде и во всем.
Ещё один пример "Декларации принципов компании" большой производственной компании, лично модерировал разработку:
"Декларация принципов компании".
Наши принципы
- Основное внимание — снижение потерь.
- Главная ценность компании — работник.
- Залог успешной работы — удовлетворённость заказчика.
- Наша норма — открытость каждого руководителя, готовность к обсуждению проблем.
- Наш враг — бюрократия и замалчивание проблем.
- Фокус внимания должен быть направлен на решение и предотвращение проблемы. Решения необходимо искать совместно, быть готовым к их принятию и выполнению.
- Договорённости обязательны к исполнению.
- Все процессы прозрачны и измеримы.
- Важен вклад Каждого.
- Непрерывное стремление к улучшениям.
Кодекс организации пишется не навсегда (хотя кто знает), а преследует вполне конкретные цели и изменения в краткосрочном периоде. Никто не мешает его корректировать, актуализировать по мере продвижения.
Ещё один интересный пример кодекса организации, из наших кейсов, основанный на раскрытии выработанных ценностей: товарищество, открытость, результат. Стоит отметить, что данные ценности были приняты всеми участниками как результат серии управленческих сессий, на которых вскрылись проблемы разобщённости, конфликтности между подразделениями, отсутствии и непрозрачности общих целей.
Кодекс организации N.
Мы вместе развиваемся.
Мы вместе решаем проблемы.
Мы вместе радуемся успеху.
Мы вместе.
N — наше общее дело!
Результат.
Результат — наше общее дело.
Поиск потерь и их устранение — наша ежедневная задача.
Закрытие глаз на проблему — наш враг.
Оперативное решение проблем — наша сила.
Имитация бурной деятельности — стыд и позор.
Утаивать о браке и угрозах срыва — у нас неприемлемо.
Ясность, чёткость и гибкость — наш талант.
Говорить правду — наша смелость
Брать на себя ответственность — наш стиль.
Постоянно улучшать свои результаты — наш Путь
Товарищество
Отношения между сотрудниками формируются на принципе товарищества.
Товарищеский подход основывается на взаимном уважении, помощи в любом вопросе, общие интересы ставятся выше собственных.
Товарищеский суд в случае нарушения Кодекса.
Терпимость друг к другу — наша добродетель.
Уважение к труду — наш закон.
Открытость
Мы открыто говорим о проблемах и готовы принимать участие в их решении.
Мы открыты к взаимодействию со всеми коллегами, поставщиками и клиентами.
Мы открыты к конструктивной обратной связи и критике.
Деятельность подразделений понятна, предсказуема и прозрачна для коллег из других подразделений
Да, в этом кодексе организации прослеживаются другие мотивы, другая стилистика. И в этом большой плюс — можно делать кодекс "вкусным и сочным", сухая бюрократическая стилистика не даёт жизни, надо учитывать аудиторию, её возраст, темперамент, установки. Ида — формулировки можно допиливать без конца, надо где-то остановиться)
Для примера приведу многим известный бусидо — самурайский кодекс, его в принципе тоже можно осмыслить и адаптировать к современному бизнесу и кодексу организации.
— Настоящая смелость заключается в том, чтобы жить, когда нужно жить, и умереть, когда нужно умереть.
— Жить нужно с чётким осознанием того, что необходимо делать самураю и что позорит его честь.
— Необходимо взвешивать любое слово и всегда спрашивать у себя, является ли правдой то, что хочешь произнести.
— Нужно умеренно питаться и не допускать распущенности.
— В обычной жизни не забывать смерть и сохранять это слово в душе.
— Самурай должен почитать закон "ствола и ветвей". Нарушить его — означает никогда не познать добродетели, а человек, не принимающий во внимание добродетель сыновнего уважения, не является самураем. Родители это ствол дерева, а дети — его ветви.
— Самурай обязан быть не только безупречным сыном, но и преданным своему господину. Он не предаст сюзерена даже если количество его подданных уменьшится со ста до десяти и с десяти до одного.
— В битве преданность самурая выражается в том, чтобы без испуга идти на копья и стрелы врага, навстречу смерти, если таков зов долга.
— Преданность, честнось и храбрость — три главных качества самурая.
— Когда самурай спит, он не должен ложиться ногами в направлении дома господина. В сторону сюзерена запрещено целиться ни во время стрельбы из лука, ни во время тренировки с копьём.
— Когда самурай, находясь в постели, слышит беседу о своём сюзерене или хочет произнести что-то сам, он обязан встать и надеть одежду.
— Сокол не клюёт брошенные зёрна, даже если давно ничего не ел. Подобно ему и самурай обязан показывать, что сыт, даже если умирает от голода.
— Если самурай проиграл сражение и ему грозит смерть, ему нужно торжественно произнести своё имя и умереть улыбаясь, без позорной спешки.
— Если рана самурая смертельна, самураю нужно с почтением попрощаться со старшим по положению и безмятежно умереть.
— Имеющий только физическую силу не заслуживает титула самурая. Кроме потребности в освоении наук, самурай должен расходовать свободное время на поэзию и изучение чайной церемонии.
— Около своего жилища воин может построить небольшой чайный павильон, в котором следует поставить новые картины-какэмоно, новые бесхитростные чашки и нелакированный чайник из керамики.
— Самурай обязан, в первую очередь, всё время помнить, что смерть может прийти в любой момент, и если наступит время умирать, то сделать это самурай обязан с достоинством.
Примерно 1550 год, Япония.
Ещё раз подчёркиваю — создание и принятие кодекса организации, должно быть живым, вовлекающим процессом. Во многих компаниях с этим возникают проблемы. Если процесс не будет живой, если перейдёт на директиву сверху, то никакого внутреннего договора, легитимности и практического применения кодекс не найдет.
Познавательный и мотивирующий материал, который может помочь при создании Кодекса Организации:
1."От хорошего к великому", Джим Коллинз;
2."Построенные навечно", Джим Коллинз, Джерри Поррас;
3."Цели и ценности", Пригожин Аркадий Ильич;
4. "Методы развития организации", Пригожин Аркадий Ильич;
Заключение.
Если организация осмысленно подходит к разработке своего кодекса организации, то на разных этапах, появляется множество вопросов, поиск ответов на которые углубляет понимание собственной организационной идеологии и собственной уникальности и это хорошо. Сложность здесь одна — наличие ресурса, который поможет довести этот процесс до конца.
Может ли организация своими силами это сделать? Наверняка может, как можно сделать многое, не являясь специалистом в предметной области. По своей практике скажу, что нами данный процесс уже проработан, понятен и прозрачен. Ну и работа со специалистом минимизирует риски досадных ошибок, которые способны нивелировать результат.
Мы работаем в формате процессного консалтинга — создаём в организации рабочую группу из тех кому интересно данное направление изменений (она может быть немногочисленна) и запускаем проект. Это недирективный, творческий процесс, участники рабочей группы параллельно обучаются управлению изменений, подготовке и проведению стратегических сессий, разработке и внедрению организационной идеологии и т.д. В процессе работы над кодексом организации, решаются многие проблемы до каких не доходили руки, либо не получалось договориться, то есть мы можем наблюдать "синергетический эффект", потому что мы двигаемся в правильном направлении, что является благотворным для организации.
Желаю всем сил и мудрости в вопросе разработки и внедрения Кодекса Организации, а также построения крепких, интересных компаний, с правильной, притягательной организационной идеологией!
