Регулярность.
Для чего необходимо подводить итоги в бизнесе и личной жизни?
Однозначно — чтобы добиваться поставленных целей и знать, где ты сейчас находишься.
Однако важнейшей составляющей является — отсутствие "пожаров", т.е. их предотвращение. И правильная организация этого процесса позволяет это сделать.
Сколько раз необходимо в месяц подводить итоги?
Все зависит от специфики бизнеса и личных инициатив.
Например,
Ежедневно вы можете делать короткий курс, еженедельно — более ёмкий, а один раз в месяц основательный. Как только вы сможете регулярно, минимум 1 раз в месяц, подводить итоги со своей командой, то у вас сформируются и более краткосрочные митинги.
Что необходимо сделать на этом этапе для бизнеса?
- Сформировать план до конца года. Выбрать дни, в которые вы будете проводить это мероприятия и занести их в календарь;
- Оповестить своих сотрудников об этом плане собраний. Они уже в свою очередь точно будут планировать своё участие, т.е. не будет такого, что у меня командировка или отпуск;
- Чётко сформировать участников, и они обязаны присутствовать. Если по каким-то причинам не получается, то происходит делегирование (точно должен быть ответственный). Также не должно быть тех, кто просто слушает. Желательное участие в собрании протоколиста (секретарь) и тренера, который оценивает подготовку и эффективность собрания.
Формат отчёта.
Для подведения итогов очень важен формат!
Это не простой набор цифр и KPI, а строгая форма, которую нужно придерживаться.
Почему?
Все, потому что, процесс будет эффективным, если всё работает. Я могу вам сказать, что при помощи формата и остальных процессов, которые будут описаны на этой недели, мы смогли поднять результативность работы менеджмента целого региона центр (чуть больше, чем ПФО) на 29%! Если перевести в объем продаж, то примерно — 1% эффективности равен 1% объёму!
Как вам?
А все только из-за того, что наладили систему подведения итогов!
ТОР-11 блоков в форме:
- Какие ТОР 3 задачи, стояли у данного руководителя в прошлом месяце (статусы по ним);
- Какие ТОР 3 задачи руководитель ставит себе в следующем месяце;
- Название KPI;
- Светофор (показывает цветом выполнение или не выполнение KPI);
- Сравнение KPI с целью;
- Сравнение KPI с прошлым годом этого же месяца;
- Сравнение KPI с прошлым месяцем;
- Сравнение KPI, нарастающим итогом, в период с начала года по сегодняшний месяц с таким же периодом прошлого года и целью;
- Причина невыполнения KPI;
- План действия для выполнения в следующем месяце;
- Проекты этого года и месяца.
Очень важными пунктами являются 2-9-10. Мы их очень долго настраивали т. к. многие руководители не хотели системно разбирать причины (например, использую инструмент "Рыба Исикавы") и составлять конкретный план действий.
Однако нам это удалось и результаты говорят сами за себя!
Лидер собрания.
При наличии ресурсов, важно, чтобы организацией этого митинга занимался не сам лидер, а например, тренер или специализирующийся на этом человек.
Лидеру необходимо помогать и, если нужно включать административный ресурс, при необходимости.
В чём же его роль?
Основные действия лидера:
- Иметь вступительное слово с общей оценкой ситуации в бизнесе или подразделении, которым он руководит;
- Показывать направления развития;
- Сообщать фокусы, на которые сегодня он сделает акценты;
- Анализировать подготовку выступающих сотрудников (один из важных этапов. Нельзя закрывать глаза на неподготовленного выступающего — это и ваше время тоже);
- Важно смотреть на планы корректирующих действий, если KPI не выполнен;
- Подтверждать фокусы, которые себе поставил сотрудник отдела;
- Рассматривать проекты, которыми он занимается и статусы их реализации.
Выполняя эти пункты, Вы добьётесь более быстрых изменений результатов и время, которое затрачивается на эти митинги будет сокращено.
На моей практике мы смогли уйти от 2-х дней проведения данных собраний, до 4 часов.
Тайминг и обратная связь.
В повестке, которая у Вас есть, должен быть строгий график и период выступления участников.
Время на выступление одного участника не должно превышать 20 минут, идеально 15.
За 5 минут до конца выступления участник должен быть оповещён об этом.
В графике выступлений должна быть колонка "Факт времени выступления" и если она превышает план, то к этому человеку нужно будет вернуться для корректировки его выступления.
Это как в ораторском искусстве мы учимся выступать.
На презентации TED у вас есть только 18 минут, чтобы рассказать о самом главном в вашей жизни, а здесь только 15 минут, чтобы подвести итоги месяца — думаю, что вы должны успеть!
Что касается обратной связи.
Она делится на три составляющие:
- Лидер даёт её в конце совещания;
- Тренер отдельно даёт её людям, которые вышли за тайминг и отдельно лидеру;
- Лидер вызывает на отдельную встречу сотрудника, который совсем был не готов.
Обратная связь должна быть развивающая.
Учитывая этот формат, вы сможете настроить свой процесс, меньше находиться в офисе и быстрее реагировать на изменения.
А если планируете все сделать сразу и правильно, то я к вашим услугам.
