Курс "Секретарь руководителя"

Оптимальный вариант обучения помощников руководителя и ассистентов, в функционал которых не входит делопроизводство. Программа насыщена практическими заданиями, упражнениями, кейсами и примерами, которые позволят усвоить достаточно объёмный пласт информации за отведённое на обучение время.

Курсы в "Профи-Карьера" с 2002 года проходят лучшие помощники руководителей и ассистенты российских и международных компаний. С ценой, программой курса и отзывами можно ознакомиться в соответствующих вкладках на этой странице. Ждём Вас в лицензированном центре "Профи-Карьера"!

Для кого данный курс

Целевая аудитория курса "Секретарь — руководителя":

• руководители секретариатов;
• ассистенты первых лиц компаний;
• персональные ассистенты;
• бизнес-ассистенты;
• помощники руководителей;
• секретари-референты;
• офис-менеджеры;
• секретари подразделений, ассистенты отделов.

Краткое описание

Трёхдневный курс повышения квалификации для помощников руководителя. Программа курса составлена в соответствии с профстандартом секретаря. За 3 дня вы узнаете основы офисного гостеприимства, организации командировок, делового этикета и протокола, телефонных переговоров, тайм-менеджмента. Занятия проводятся с 11 до 17:00 с отрывом от работы.

Программа обучения

Модуль 1. Имидж и деловой этикет в деятельности секретаря

Профессиональный имидж

• Как нас оценивают как профессионала? Первое впечатление гостя/посетителя о секретаре и организации.
• Имидж = не только внешний вид. Разбор составляющих имиджа.
• Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу.
• Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде и аксессуарам.
• Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

Основы делового этикета

• Тренды современных организаций на деловой этикет и гостеприимство.
• Почему этикет — это важно? Разбираемся в понятии.
• Этикет и протокол: в чем различия?
• Поведенческие стандарты в этикете: как правильно здороваться, прощаться.
• Этикет как показатель уважения к посетителю/партнёру/клиенту.
• Визитная карточка: как она должна выглядеть и как её преподносить?
• Бизнес-подарки и деловой этикет. Культурные и национальные особенности дарения. Что можно и что нельзя дарить по этикету?

Офисное гостеприимство как составляющая этикета

• Приёмная как визитная карточка организации. На что обращают внимание посетители?
• Правила поведения при гостях и посетителях.
• Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения.
• Очерёдность подачи напитков: кого обслуживать первым?
• Ситуация ожидания: обеспечиваем комфорт посетителю.
• Искусство беседы. Запретные и рекомендованные темы.
• Этапы организации совещаний. Как грамотно организовать конкурентное мероприятие и ничего не упустить?

Выбрав тариф "Стандарт", вы получите авторские разработки наших тренеров и возьмёте в работу

• красочный и лаконичный чек-лист по организации совещаний, его легко распечатать и повесить перед собой;
• памятку по "подсобному хозяйству секретаря";
• раздаточный материал с иллюстрациями по приёму и обслуживанию посетителей;
• полное авторское пособие по деловому этикету и протоколу.

Модуль 2. Деловой телефонный разговор

Стандарты телефонного общения: принципы и правила, работа с голосом

• Принципы и правила грамотного собеседника. Как секретарю продемонстрировать свой профессионализм по телефону?
• Голос как инструмент. Учимся работать с тембром, тоном, темпом речи, интонацией
• Скрипты и речевые модули в деятельности секретаря. Как создать и использовать?
• Ситуации применения скриптов: ситуация ожидания на линии, перевод на сотрудника, приём сообщений для шефа.

Телефонный разговор и его эффективность

• Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и достоверно передавать информацию?
• Техника вопросов: виды вопросов и их использование.
• Искусство активного слушания. Показываем собеседнику, что мы его слушаем и слышим.
• Приёмы активного слушания для повышения эффективности разговора.
• Как сгладить возможные конфликтные ситуации в телефонном общении? Правила бесконфликтного поведения.

Выбрав тариф "Стандарт", вы получите в электронном виде готовые к работе:

• наглядный и лаконичный чек-лист по телефонному общению, важные правила телефонного этикета на одном листе: распечатайте, пользуйтесь, делитесь с коллегами;
• авторские статьи по телефонному общению для профильных журналов;
• раздаточный материал с описанными техниками и приёмами по повышению эффективности телефонного общения.

Модуль 3. Профессия "Ассистент". Административное и организационное сопровождение руководителя

Помощник руководителя, ассистент. Профстандарт, основные обязанности. личные качества идеального помощника

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: что это и зачем он нужен?
• Квалификационные требования, предъявляемые к ассистенту сегодня.
• Бизнес-ассистент и персональный ассистент: общее и различия.
• Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?

Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя

• Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника. Планируем свой день и день руководителя грамотно.
• Постановка умных целей. Цели и поручения: как помочь руководителю в поручениях и делегировании функций?
• Делегирование в работе ассистента: когда, как и кому передать свои функции?
• Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очерёдность выполнения поручений?
• 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя.
• Разбор основных мобильных и компьютерных планировщиков для планирования графика руководителя и ассистента.
• Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества.
• Работа с модулем "Задачи" в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника.
• Эффективная работа с цветовыми категориями. Оптимизируем список задач для удобной работы.
• Настройка пользовательского представления. Как сделать чек-лист в Outlook?
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте.

Travel-поддержка руководителя. организация командировок

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно? Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента.
• Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий.
• Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. На что обратить внимание?
• Прикладные инструменты, сайты, порталы и приложения в копилку ассистента.
• Организация досуга руководителя.
• Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта зарубежом и др.

Повышение эффективности работы ассистента. Мобильные программы и сервисы

• Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря: создаём полноценный офис на ноутбуке и в телефоне.
• Приложения по управлению финансами, созданию инфографик, презентаций, буклетов, схем и др.

Выбрав тариф "Стандарт", вы получаете уже оформленные и удобные в использовании:

• авторские статьи по работе с планировщиками времени, настройке календаря Outlook;
• карту-памятку организации командировки с 0, она пригодится при организации бизнес-поездки руководителя;
• список полезных приложений и программ для облегчения деятельности ассистента.