Как фирме работать без печати

С 7 апреля 2015 года компании в своей работе больше не обязаны использовать печати. Такое новшество установлено Федеральным законом от 06.04.2015 №82-ФЗ (далее — Закон №82-ФЗ), который внёс изменения в федеральные законы от 26.12.95 №208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее — Закон №208-ФЗ), от 08.02.98 №14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее — Закон №14-ФЗ) и в ряд других законов и кодексов. Вопросы о том, как теперь лучше работать, и стоит ли реагировать на появившуюся возможность отказаться от печати, мы адресовали юристу-практику.

— Сразу хочу отметить, что ликвидировать печать организации вовсе не обязаны. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от неё. Если же вы хотите и дальше работать с печатью, это ваше право. Однако сведения о том, что у вашего общества имеется печать, должны быть отражены в уставе (п. 7 ст. 2 Закона №208-ФЗи п. 5 ст. 2 Закона №14-ФЗ). Если их нет, необходимо внести изменения в устав и зарегистрировать их в ЕГРЮЛ (ст. 17–19 Федерального закона от 08.08.2001 №129-ФЗ). Для этого нужно подать в уполномоченную ИФНС заявление по форме № Р13001, утверждённой приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@, и приложить к нему сами изменения, вносимые в устав, решение акционеров или участников об их внесении и документ об уплате госпошлины (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 №129-ФЗ). Напомню, что госпошлина за регистрацию изменений в учредительных документах сейчас равна 800 руб. (подп. 1 и 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

— Что надо сделать фирмам, которые решили отказаться от круглой печати?

— Если вы решили, что печать вам больше не нужна, то действуйте следующим образом. В первую очередь проверьте, есть ли в уставе общества сведения о печати. Если есть, то внесите в него изменения. В частности укажите, что соответствующий пункт устава, в котором содержалась информация о печати, исключается. И изменения устава зарегистрируйте в ЕГРЮЛ, подав в налоговую инспекцию документы, отмеченные выше — заявление по форме № Р13001, изменения в устав или устав в новой редакции, решение акционеров или участников о внесении изменений и документ об уплате госпошлины. Если в уставе не было сведений о печати, то не требуется вносить в него никаких корректировок.

Кроме того, для упорядочения документооборота в обществе, руководитель может издать приказ об отказе от печати, в котором следует указать, что с даты гос. регистрации изменений в уставе печать больше не применяется и подлежит уничтожению. В ситуации, когда у кадровой службы общества нет своей печати, её придётся сделать, чтобы оформлять записи в трудовых книжках. Поэтому издайте приказ об утверждении эскиза печати, содержащей информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, после чего изготовьте печать.

— А должна ли организация уведомлять кого-то, помимо налоговой инспекции, об отмене печати?

— Да, разумеется. Об отказе от печати обязательно уведомите банки, в которых у вас открыты расчётные счета. Уведомление может быть составлено в произвольной форме. А если вы вносили изменения в устав, то приложите к уведомлению заверенную вашим руководителем копию этих изменений или нового устава с отметкой ИФНС о государственной регистрации. Также потребуется оформить новую банковскую карточку. Такая карточка оформляется при открытии расчётного счёта в банке, в ней указываются основные реквизиты организации и приводятся образцы подписей лиц, которые имеют право подписи в банковских документах, и оттиск печати. При отказе от печати новая карточка будет уже без оттиска печати (п. 7.11 Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 №153-И).

Кроме того об отмене печати следует уведомить всех своих контрагентов. Уведомление также может быть в произвольной форме, за подписью руководителя. В нём будет информация о том, что в соответствии с Законом №82-ФЗ, начиная с даты государственной регистрации изменений в уставе, общество не применяет печать на документах.

— Теперь давайте поговорим о документах. Как их оформлять при отмене печати? Например, как быть с унифицированной первичкой, в которой есть такой реквизит, как "место печати"?

— Действительно, некоторые унифицированные бланки содержат в качестве обязательного реквизита оттиск печати (аббревиатуру "М.П. "). К примеру, поле "М.П. " есть в форме товарной накладной № ТОРГ-12, акта приёмки-передачи (сдачи) основных средств № ОС-1. При этом удалять реквизиты из унифицированных документов нельзя (абз. 2 Порядка применения унифицированных форм, утверждённый постановлением Госкомстата России от 24.03.99 №20). И если оставить поле "М.П. " пустым, то не исключены претензии со стороны налоговых органов. Поэтому если вы отказались от печати, то лучше оформлять первичные документы по самостоятельно разработанным и утверждённым руководителем общества формам, не содержащим поля "М.П. ". Напомню, формы первичных учётных документов из альбомов унифицированных форм первичной учётной документации с 1 января 2013 года не обязательны к применению (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). При этом печать не относится к обязательным реквизитам документов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ).

— Понятно. А как быть с теми бумагами, которые нужно составлять только по унифицированным формам, например, с кассовыми документами? Ведь на некоторых из них тоже есть реквизит "М. П". Например, он проставляется на правой части приходного кассового ордера (форма № КО-1) и на последней странице кассовой книги (форма № КО-4)…

— Чтобы оформить приходный кассовый ордер, можно воспользоваться тем, что его унифицированная форма предполагает возможность вместо печати поставить и штамп, если он утверждён организацией для этих целей. Напомню, что штамп отличается от печати, прежде всего, формой. Печать обычно круглая, а штамп может быть квадратным, прямоугольным и т.п. На печати организации должно быть её наименование и место нахождения. Каких-либо специальных требований к штампу нет. Однако для того, чтобы по штампу можно установить, что документ исходит именно от компании, целесообразно чтобы он также содержал эти данные. Сведения о наличии печати нужно указывать в уставе. А наличие штампа не отражается в учредительных документах. Так что, если у вас есть штамп, вместо печати вы можете использовать его на приходном ордере. А вот как заполнять остальные обязательные унифицированные бланки компаниям, отказавшимся от печати, пока не ясно. Поэтому, пока лучше повременить с отменой печати, по крайней мере, до выхода официальных разъяснений чиновников по этому поводу.

— А банковские документы, например, платёжные поручения, можно оформлять без печати в случае отказа от неё?

— Печать на платёжке обязательна только при её наличии. Если от печати вы отказались, то и проставлять её не обязательно (приложение 1 к Положению Банка России от 19.06.2012 №383-П).

— Теперь перейдём к документам, которые заполняют все фирмы на УСН без исключения. Речь идёт о налоговых декларациях и расчётах по страховым взносам. Примут ли их без печати?

— Пока дать положительный ответ на этот вопрос нельзя. Здесь возникает правовая коллизия. С одной стороны печать на документах требуется (п. 3.3 Порядка заполнения, утверждённого приказом ФНС России от 04.07.2014 № ММВ-7-3/352@, п. 5.16 Порядка заполнения, утверждённого приказом ФСС РФ от 26.02.2015 №59 и п. 24 Регламента, утверждённого приказом Минтруда России от 22.10.2012 №329н). С другой — в статьях 2 и 6 Закона №82-ФЗ предусмотрено, что случаи обязательного использования печати должны быть установлены федеральными законами. Приказы же ФНС и внебюджетных фондов, которыми утверждены формы декларации и расчётов, являются подзаконными актами. При этом согласно общеправовому принципу иерархии нормы подзаконного акта, противоречащие закону, не применяются (ст. 3 ГК РФ). Поэтому вывод такой: сдавать перечисленные отчёты без печати можно. Но другое дело, что на практике у вас их скорее всего не примут (письмо Минфина России от 01.02.2013 №03-02-07/1/2031 и п. 24 Регламента, утверждённого приказом Минтруда России от 22.10.2012 №329н). Конечно, теоретически в таком случае, вы вправе оспорить подобные действия проверяющих в вышестоящей налоговой инспекции или в фонде, а затем в суде (ст. 137 и 138 НК РФ и ст. 54 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ). Однако практика такая на данный момент ещё не сложилась, и разрешится ли она в вашу пользу, неясно. Поэтому, если вы хотите работать без печатей, выход один: сдавать отчётность в электронной форме. Тогда вам понадобится специальная программа и электронная цифровая подпись, а не печать.

Кроме того, вероятно в ближайшее время должны появиться разъяснения контролирующих органов по поводу того, можно ли сдавать декларации без печати. Можете дождаться их, а уже потом отказываться от печати.

— А как обстоят дела с различными договорами, разрешается ли их оформлять без печати?

— Да, с этим проблем нет. Печать организации на трудовых и гражданско-правовых договорах и прочих сделках и раньше не была обязательной (ст. 160 и 434 ГК РФ и ст. 67 ТК РФ). То есть в этом плане норма об отмене требования о наличии печатей ничего не изменила (постановление ФАС Московского округа от 22.03.2012 № А40–62363/11-71-291). В то же время, судебная практика говорит о том, что наличие оттиска печати на договорах, доверенностях и других сделках в письменной форме, а также актах сдачи-приёмки — это дополнительное значимое доказательство того, что документ оформлен от имени организации. Особенно в случаях, когда есть сомнения в подлинности подписи уполномоченного лица (постановления ФАС Московского округа от 16.12.2009 № КГ-А41/13143–09, ФАС Уральского округа от 06.09.2010 № Ф09–2025/10-С2 и ФАС Западно-Сибирского округа от 18.02.2010 № А70–3716/2009).

— А как вносить записи в трудовые книжки работников, если нет печати, ведь там она необходима?

— Действительно, печать в трудовой книжке обязательна. Она проставляется там на первой странице — при оформлении книжки, на внутренней стороне обложки — при изменении записей, а также при увольнении работников (п. 2.2 и 2.3 Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69, п. 35 Постановления Правительства России от 16.04.2003 №225). Так вот, на первой странице и внутренней стороне обложки можно ставить не только основную печать организации, но и печать кадровой службы фирмы. Поэтому если вы отказались от общей печати, то можете использовать печать кадровой службы — если она есть. А если такой печати нет, введите её приказом руководителя. Либо оформляйте трудовые книжки без печати, поскольку инструкции и постановления Правительства, утверждающие правила заполнения трудовых книжек, являются подзаконными актами и в случае противоречия федеральным законам не применяются. Однако здесь существует другой риск. У работников, в трудовых книжках которых есть записи без печати, могут возникнуть проблемы с оформлением пенсии. Как показывает практика, специалисты ПФР нередко исключают из страхового стажа граждан периоды работы, если запись об увольнении не заверена печатью организации. Правда, суды в таких спорах поддерживают пенсионеров (апелляционные определения Орловского областного суда от 15.01.2015 №33–3042 и Астраханского областного суда от 29.10.2014 №33–3566/2014). Поэтому как быть — на данный момент окончательно не ясно.

— Ну и в заключении вопрос по документам от контрагентов. Как быть, если они оформляют бумаги без печати, принимать или нет?

— Может быть рекомендовано следующее. Документы по унифицированным формам, где есть реквизит "М.П. ", без печати лучше не принимать. Поясните контрагенту, что в них должна быть печать организации в обязательном порядке. Иначе налоговые органы могут отказать в признании расходов, подтверждённых данными документами (письмо Минфина России от 09.06.2011 №03-02-07/1–187 и постановление ФАС Дальневосточного округа от 14.11.2012 № Ф03–4749/2012). Если же они составлены по форме, разработанной контрагентом самостоятельно, то можете принять документы без печати. Но для подстраховки попросите у контрагента заверенную копию устава, из которого следует, что организация действительно отказалась от печати.