Как управлять личными знаниями

Восемь принципов personal knowledge management. Мария Мариничева — о новом инструментарии самопознания и развития

Термин "управление личными знаниями" уже можно встретить в зарубежной литературе. Хотя, по мнению специалистов, управление личными знаниями ещё находится в стадии "детства" и становления.

Личные знания — это совокупность навыков, умений, природных способностей и возможностей, личностные особенности человека. Это способы его взаимодействия с окружающим миром, его деловые и личные коммуникации. Классики управления знаниями Томас Дэвенпорт и Ларри Прусак определяют управление личными знаниями как "систематические действия по созданию, сбору, распространению и использованию своих знаний".

Почему важно управлять личными знаниями

Интересны два аспекта управления личными знаниями. Во-первых, это само по себе важно для каждого, независимо от наших профессиональных обязанностей, если мы хотим быть эффективными, достигать поставленных целей, наконец, просто быть счастливыми. Кроме того, только управляя своими знаниями, мы можем реально оценить свою ценность и компетентность и повысить самооценку.

Во-вторых, на личных знаниях базируются и знания организации: её успех зависит от того, сможет ли она использовать индивидуальные знания сотрудников. Иначе весь интеллектуальный багаж компании быстро превращается в данные и информацию.

В российских компаниях концепции управления знаниями зачастую только декларируются, поскольку в них не вписываются сами "создатели знаний". На практике участие самих "носителей" знаний оказывается минимальным, даже несмотря на использование мотивационных механизмов.

Управление личными знаниями изначально предназначалось для формирования знания организации и выполнения какой-либо профессиональной задачи. Но наша жизнь не ограничивается работой и профессиональными обязанностями. Поэтому мы подходим к вопросу управления личными знаниями шире.

Управлять личными знаниями — это значит использовать принципы и инструментарий получения, организации, анализа, оценки, распространения и применения своих знаний в целях развития и самопознания. Для большинства эффективных людей управление личными знаниями означает постоянный процесс самопознания и саморазвития. Тактические действия — это повседневно решаемые профессиональные и личные задачи.

Нас окружает много непознанного. Поэтому стоит принять за данность некоторую интригу неопределённости — термин, который используется для обозначения информационной неопределённости окружающего нас мира. Невозможно все знать и маловероятно точно предугадать, какой именно интеллектуальный багаж может понадобиться в будущем, несмотря на то, что в компаниях это часто декларируется. Однако можно создать такие условия, при которых нужные знания и информация будут приходить к нам в нужное время.

Алгоритм действий

Для эффективного управления своими знаниями необходимы следующие качества и навыки:

• Желание, стремление к постоянному совершенствованию.
• Информационная грамотность. Понимание, какая информация нужна, где и как её искать.
• Организационные навыки. Информационные потоки необходимо структурировать и организовать;
• Навыки коммуникации. Новые знания создаются только в диалогах.

Вот тот алгоритм получения, создания, организации знаний и информации, который поможет вам эффективно создавать и использовать свой интеллектуальный багаж:

1. Сверяем задачи с информационным потоком. В любой момент времени каждый из нас находится в информационном потоке, напоминающем реку. В русле реки всегда есть то самое течение, которое поможет нам эффективно и быстро продвигаться к цели. Когда наши задачи и желания "вписываются" в этот информационный поток", нам легко удаётся получить необходимые знания и информацию.
2. Запускаем свой информационный поток, создаём образы задачи. Пусть наш образ будет ярким и многогранным. Важно изобразить его графически, в виде картинки или схемы. Например, управление знаниями часто представляют в виде паутинки, с человеком в центре, где взаимосвязаны все ключевые или экспертные знания и способы их получения, а также единицы информации. Это важно и при решении профессиональных задач.
3. Набрасываем план действий, планируем успех. Это также один из способов увеличения скорости информационного потока. Важно не то, что именно мы планируем, а то, что мы это делаем. Когда мы планируем, мы создаём маршрут движения к успеху.
4. Ищем необходимую информацию. Помним об интриге неопределённости: неизвестно, где и каким путём нужные знания и информация придут к нам. Когда мы запускаем поток, информация сама начинает стекаться к нам. Но этого недостаточно: нужно придать процессам ускорение. Для этого можно разбирать и просматривать (иногда реорганизовывать) уже существующие информационные файлы, директории, картотеку контактов, адресную книгу.
5. Организуем знания, информацию и контакты в систему. Организацию информационных потоков в большей степени можно отнести к процессам управления информацией. Однако, организуя и приводя в порядок файлы, директории, контакты и прочее содержимое интеллектуального багажа, мы ускоряем процессы управления личными знаниями. Например, структурируя и группируя информационные файлы, мы можем увидеть те взаимосвязи, которых не замечали прежде. Когда мы организуем интересные для нас ресурсы интернета в директории, нас посещают новые идеи и решения. Способов организации информации и знаний великое множество. Каждый может применять те из них, которые ему подходят.
6. Обмениваемся знаниями через диалог. Обмен знаниями — один из основных элементов процесса создания нового. Производственные задачи решаются при помощи личных знаний, поэтому стоит привлекать тех, кто может помочь в решении этих задач. В то же время не забываем и об интриге неопределённости", что в данном случае означает, что интересные идеи мы можем услышать и от тех, кого мы не принимаем во внимание как экспертов. Эффективный обмен производственными знаниями — весьма непростой процесс. Как показал опрос "Управление знаниями в России", проведённый "КМ Клубом", 26% респондентов считают обмен знаниями в организациях трудновыполнимой задачей.
7. Устраняем препятствия, мешающие продвижению к цели. Если мы чувствуем, что наши информационные потоки как будто иссякают, поможет метод работы с незавершенностями: что-то все время откладывается, выполнение какой-то задачи "застряло"; что-то повторяется вновь и вновь, идут поиски нужных контактов в неупорядоченной базе контактов. Например, если долго откладывается приведение в порядок бумаг, документов в компьютере или контактов в адресной книге, то в момент решения какой-то сложной задачи упорядочивание такой информации поможет найти то самое недостающее информационное звено.
8. Включаем "акселераторы" процессов управления личными знаниями. Один человек недостаточно хорошо организует своё время, другой недоволен своей памятью, третий хотел бы эффективнее анализировать информацию, четвёртый медленно читает, пятый неэффективно коммуницирует. Поэтому могут потребоваться свои собственные "акселераторы" процессов управления личными знаниями, свой собственный набор действий и используемых инструментов: Time Management, Mind Maps, тренировка навыков коммуникации и запоминания информации. В итоге каждый формирует свой личный "мир управления знаниями".

Мир управления личными знаниями

Когда сотрудники эффективно используют свои знания и информацию, то ответственность за их развитие можно перенести с компании на самого сотрудника. Поэтому на организационном уровне управление личными знаниями может и должно стать ядром всех программ развития сотрудников.