Онлайн-интенсив: Электронные документы. Электронные архивы

О курсе

В эпоху цифровизации электронный архив становится ключевым элементом системы хранения документов любой организации. Традиционные методы уже не отвечают современным требованиям к безопасности, доступности и удобству работы с архивными материалами. Дистанционный курс по электронному архиву — это комплексное погружение в современные технологии и подходы к хранению и управлению документами. Обучение ориентировано на руководителей, специалистов по документообороту, архивариусов и всех, кто заинтересован в эффективном управлении электронными документами. Вы освоите:

• Актуальные требования законодательства в сфере электронных архивов
• Принципы организации и функционирования электронных архивов
• Методы обеспечения юридической значимости электронных документов
• Практические навыки работы с современными системами хранения
• Стратегии перехода от бумажного к электронному формату и др.

После прохождения семинара вы сможете:

• Грамотно организовать электронный архив в соответствии с российским законодательством законодательством
• Создать удобную и логичную структуру электронного архива
• Эффективно обеспечивать сохранность важных документов
• Внедрить современные системы хранения и управления документами
• Выстроить процедуры работы с электронными документами: от сдачи в архив до уничтожения
• Оптимизировать процессы работы с электронными документами
• Защитить информацию от несанкционированного доступа

Для кого данный курс?

• Руководители и специалисты архивов/ДОУ
• Специалисты по ЭДО
• Операционные руководители
• Сотрудники секретариата/канцелярии

Чему участники научатся на курсе

В результате прохождения онлайн-интентсива участники:

Программа обучения

Нормативно-правовая база по хранению электронных документов

В результате модуля вы разберётесь в законах, подзаконных актах и ГОСТах

• Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с электронными архивными документами
• Федеральное законодательство: обзор основных законов и подзаконных актов, регламентирующих работу с электронными документами
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования электронных документов
• Нормативно-методические документы, государственные стандарты, локально нормативные акты
• Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения

Электронные документы

В результате модуля вы поймёте отличие ЭД от бумажных, их состав и форматы, требования к аутентичности/целостности/пригодности

• ГОСТ Р 7.0.8–2025 термины и определения
• Понятие электронного документа (ЭД)
• Особенности электронных документов по сравнению с бумажными
• Требования к электронным архивным документам (ЭАД). Защита аутентичности, достоверности, целостности. Пригодность для использования
• Состав электронного архивного документа
• Форматы электронных архивных документов
• Обеспечение долговременной сохранности электронных документов
• Юридическая сила электронного документа
• Электронная подпись. Виды электронной подписи. Особенности использования
• Электронная квалифицированная подпись
• Оформление машиночитаемых доверенностей (МЧД)
• Юридически значимый электронный документооборот
• Обеспечение юридической силы архивного документа при долговременном хранении
• Требования к юридически значимым электронным архивным документам
• Порядок и сроки хранения электронных документов
• Обеспечение долговременной сохранности и юридической значимости электронных документов

Система хранения электронных документов СХЭД

В результате модуля вы сформулируете отличите СХЭД от СЭД, проведёте сравнительную оценку вендоров с обоснованием выбора и наметите план внедрения электронного архива

• Системы хранения документов в электронной форме (СХЭД)
• Обязательные функциональные требования к системам хранения электронных документов
• Нормативно-правовые и методические требования к системам хранения СХЭД
• Отличия СХЭД от СЭД: сравнение и особенности применения
• Цели и преимущества создания электронного архива
• Выбор программного обеспечения СХЭД от разных разработчиков
• Сравнительный анализ и рейтинг систем СХЭД
• План внедрения электронного архива

Электронный архив

В результате модуля вы построите структуру архива и номенклатуру дел, научитесь готовить и передавать электронные дела, вести описи и учёт, поддерживать условия хранения, проводить проверки состояния и корректно оформлять уничтожение

• Классификация архивных документов и структура архива
• Номенклатура дел электронных и гибридных дел
• Подготовка электронного дела к сдаче в архив
• Процедура передачи электронных документов в архив
• Приём документов в архив. Составление описей электронных дел
• Среда хранения электронных документов
• Организация хранения электронных документов. Систематизация электронных дел в архиве
• Оптимальные условия хранения
• Проверка состояния электронных архивных документов
• Организация учёта электронных архивных документов
• Обеспечение сохранности электронных документов
• Обеспечение юридической силы ЭД при долговременном хранении
• Уничтожение архивных электронных документов

Бонусы для скачивания

(материалы для скачивания в бессрочное пользование)

• Презентации и конспекты к урокам
• Перечень базовых терминов
• Список нормативно-правовой базы
• Гайд по электронным архивам
• Схемы и таблицы по темам