Как правило, ваше время на зарубежной выставке приобретает особенную ценность и требует специального планирования и моделирования вашего пребывания в стране.
Предлагаем, основываясь на собственном, более чем 20-летнем опыте, несколько советов, которые вероятно помогут вам эффективно спланировать своё участие в зарубежной выставке.
- Попытайтесь сначала мысленно, а затем на бумаге тщательно смоделировать вашу поездку, уделив особое внимание планированию вашего времени на выставке.
Прежде всего, рекомендуем составить список целей, обязательно включив в него не только цели служебного характера, но и личного (это может быть необходимо вам в случае, если вы желаете посетить какой-либо музей, театр, ознакомиться с городом, т.к. это в свою очередь тоже требует планирования и моделирования).
Поручите вашему ассистенту собрать как можно больше детальной информации о предстоящей поездке и внимательно ознакомьтесь с ней. Особое внимание уделяйте информационным материалам о выставке.
- Составьте список экспонентов, стенды которых вы планируете посетить и разделите его на 3 группы:
- 1 группа. Экспоненты, посещение которых обязательно в любом случае.
- 2 группа. Экспоненты, посетить которых желательно.
- 3 группа. Экспоненты, которых можно посетить в случае, если останется время.
- По каждой из групп экспонентов рекомендуем составить список вопросов, которые вас интересуют, а также мысленно представить ваш разговор в целом.
Оцените, сколько времени он может занять, при этом желательно добавить к этому времени возможные потери в случае, если на стенде экспонента будет много посетителей или же специалист, интересующий Вас, будет по какой-либо причине отсутствовать на месте и т.д.
- Далее можно составить как минимум 2 сценария: пессимистический, исходя из минимального количества стендов, которые вы точно успеете посетить, и реалистический, исходя из наиболее вероятного количества стендов, которые вы успеете посетить. Отталкиваясь от пессимистического сценария, выделите наиболее важных для вас экспонентов и запланируйте их посещение в самом начале вашего посещения выставки. А также, рекомендуем связаться с ними и постараться договориться о встрече заранее.
- При посещении стендов не старайтесь собирать как можно больше каталогов и брошюр, спросите у экспонентов, есть ли эта информация в электронной форме, на СD или DVD, если нет, то попросите их выслать вам информацию по электронной почте.
- Если вам во время бесед с экспонентами необходимо делать заметки, то хорошо использовать ваш ноутбук или специальный записной блокнот. Возможен вариант, что персонал на стенде не сможет дать вам нужную информацию, в таком случае не теряйте времени и постарайтесь найти то конкретное контактное лицо, к кому можно подойти с этим вопросом после выставки. С разрешения персонала экспонента на стенде можно использовать фото и видео запись.
- Если вас очень интересует программа мероприятий выставки (деловые встречи, семинары, конференции), то желательно связаться с организаторами заранее. В случае, если несколько семинаров проходят в одно и то же время, то можно разделить их с вашими коллегами, учитывая для каждого тематику и приоритет вопросов. Потом собранную каждым в отдельности информацию можно будет обсудить и составить отчёт для целой компании.
- В большинстве случаев у вас будут спрашивать визитку, поэтому нужно иметь их в достаточном количестве, желательно на языке экспонента. Иногда ответ, что визитки закончились, может быть трактован так — вы не хотите иметь дело с этой компанией, и рассчитывать на получение Вами нужной информации уже не приходится.
- Для лучшего планирования вам потребуется не только карта города, но и план выставки. Хождение по выставке без чётких ориентиров и плана может быть не только утомительным занятием, но и заставит вас потерять много времени впустую.
Вечером вспомните ваш выставочный день и постарайтесь проанализировать насколько успешным он был, что было не так, как вы предполагали, что завтра нужно сделать иначе и мысленно продумайте, промоделируйте деталях ваш завтрашний день.
Верьте, что он принесёт вам успех!
