Dashboard для бухгалтера
"Как-то к нам Главбух зашёл и спросил со вздохом: "Что я сделал хорошо? И что я сделал плохо?" У меня секретов нет — слушайте, коллеги! Напишите KPI — посчитайте деньги!", — Неизв. В. Маяковский.
Один мой знакомый Генеральный Директор как-то раз выдал наболевшее. Лично я, говорит, не боюсь летать на самолёте! Меня вдохновляет тот факт, что экипаж самолёта знает, что делает. Потому что у экипажа — огромный опыт и невероятное количество приборов!
Только одних указателей скорости не меньше трёх! Я готов доверять людям, которые разбираются во всех этих показателях, работают не "по наитию", а "по науке".
Но! Лично я побоялся бы работать в большинстве российских компаний. И совсем-совсем побоялся бы работать Главным Бухгалтером.
Нет, с опытом у меня все в порядке. А побоялся бы потому, что совсем-совсем не понимаю, как будут оценивать работу мою и работу бухгалтерии в целом. Делаешь, казалось бы, классную вещь — зачитываешь три миллиона НДС из четырёх в последний день. А тебе говорят: "почему мы всё время "авралим"?
А "мы" авралим — потому что документы принесли совсем не вовремя. Или не совсем принесли. Потому что программу переустановили. Потому что налоговая проверка потребовала выборочно две "Газели" документов за три последних года и масса других реальных, объективных, не прогнозируемых заранее "потому что".
Хотя, говорят, есть такое волшебное слово из трёх букв — KPI. Key Performance Indicators. Ключевые Показатели Эффективности. Это — как приборы в самолёте, в машине или на яхте. Посмотрел — и сразу стало объективно ясно, "что такое хорошо, и что такое плохо". Как говаривал Киса Воробьянинов, "спор здесь неуместен!"
Потому что — все ясно, конкретно, измеримо, точно. Это две большие разницы!
Единственная серьёзная проблема — приборы с самолёта не очень подходят к автомобилю, и наоборот. Более того, приборы от отечественной "девятки" не подходят к "Мерседесу" — и даже к "Форду Фокусу".
Поэтому для каждого подразделения нужны свои KPI. Для отдела продаж — свои, для производства — свои, и для бухгалтерии — свои. Кроме того, в разных компаниях бухгалтерия выполняет существенно различные функции. И для таких разных бухгалтерий — нужны разные пакеты KPI.
Потому что, скажем, одна бухгалтерия отвечает за дебиторку, а другая — только за учёт дебиторки. Одна отвечает за своевременность предоставления документов — а другая — только за своевременный учёт своевременно предоставленных документов. Разные позиции, разные задачи — разные показатели, оценивающие работу. Ну, об организации работы мы говорили на семинаре "Бухгалтерии без авралов и проблем", а сейчас речь о показателях.
Если вы сооружаете сложную машину, то вы вынуждены разрабатывать для неё контрольные приборы. Иначе эффективно управлять машиной — не получится. Иначе — машина будет ехать, но только вот как? Пыхтеть, а не ехать. С повышенным расходом топлива и повышенным износом узлов. И не всегда туда, куда хочется.
И ещё не забывайте, у водителя есть природные "приборы" — глаза и уши. Поэтому тем, кто разрабатывает машины — работать проще. У бухгалтерии и Генерального тоже есть глаза и уши — только вот для управления бухгалтерией этого явно недостаточно. Нужны более тонкие средства управления.
Если вы оптимизируете работу бухгалтерии — вы вынуждены создавать прозрачную и адекватную систему KPI. Нужно отслеживать эффективность работы бухгалтерии в целом, оценивая её профессиональный уровень и качество организации работы. Это KPI бухгалтерии для Генерального Директора.
Кроме того, на уровне Главного Бухгалтера нужна объективная информация о качестве работы отдельных сотрудников и структурных подразделений бухгалтерии. Это KPI бухгалтерии для Главбуха.
В общем, для управления бухгалтерией нужны "приборы". Приспособленные к условиям конкретной фирмы и конкретным обязанностям бухгалтерии.
Для того, чтобы создать "контрольные приборы", или систему KPI, есть два пути. Первый — посмотреть на те "приборы", которые уже существуют. Но! их обязательно нужно будет адаптировать, приспособить к своей машине. То есть — к своей бухгалтерии. Присмотреться к уже наработанным, стандартным KPI и модифицировать их под свои нужды.
Второй — разработать приборы "с нуля", ориентируясь на те свойства, которые нужно контролировать.
Собственно, необходимо найти ответы на следующие вопросы:
Как приспособить к реальной жизни реальной бухгалтерии те KPI, которые разбросаны по "Стране Интернет". И какие KPI для конкретной бухгалтерии из этого получаются;
Как разработать собственные KPI, специфичные для той деятельности, которой занимается именно ваша бухгалтерия и именно ваша компания. И как эти KPI будут выглядеть;
Как объяснить руководству — ГД и Владельцам — что и почему от бухгалтерии требовать можно и нужно, а что — не следует;
Как донести смежным подразделениям и ГД "инструкцию по использованию" бухгалтерии — чтобы они перестали воспринимать её как "инородное тело" и смогли использовать бухгалтерию на сто процентов её возможностей;
Как объяснить своим сотрудникам и сотрудникам "соседей", почему и как Вы будете оценивать их работу. И "на сколько", в рублях;
И как эффективно организовать свою собственную работу с использованием "родной" системы KPI.
