Показатели нужны не для красоты, а для управления. В том числе каждый показатель KPIB — системы KPI для бухгалтерии — нужен для того, чтобы управлять бухгалтерией, повышая её эффективность и снижая риски компании. Каждый показатель, как правило, отражает одну из сторон деятельности бухгалтерии. Каждый показатель помогает управлять конкретному ответственному лицу.
Основное управление деятельностью подразделения производится в разрезах активы/риски и качество-время-себестоимость. Что имеется в виду?
Дело в том, что действия по управлению напрямую направлены либо на регулирование характеристик активов, либо на регулирование рисков. Разумеется, активы генерируют риски, а конкретные риски всегда связаны с конкретными активами. Но управление рисками и управление активами — две разных задачи именно потому, что одному активу соответствует несколько рисков, а один риск может быть порождён несколькими разными активами.
С другой стороны, и в работе по улучшению активов, и в работе по снижению рисков присутствуют три важные составляющие, несводимые одна к другой. Это качество, время и себестоимость.
Полезно понимать, какой показатель что показывает. Потому что, отслеживая значения этого показателя, мы получаем информацию о состоянии дел в соответствующем месте. А выставляя плановые-контрольные значения — мы даём конкретную задачу, намечаем явные ориентиры для работы.
В таблице ниже показатели KPIB разбиты по группам преимущественного влияния. Рассмотрим несколько примеров.
KPIB-2 — показатель "Количества доначислений по данным налоговой инспекции, не опротестованное в суде или при досудебном урегулировании без применения спец. средств". Это показатель, характеризующий прежде всего совокупное качество такого актива как "Бухгалтерия в целом". Чем ниже значение этого показателя — тем выше качество актива. С другой стороны, требуя снижения показателя KPIB-2, мы требуем повышения качества бухгалтерии — но не эмоционально-словесно, а конкретно, на проверяемых цифрах.
KPIB-24 — показатель "Степени документированности бизнес-процессов бухгалтерии". Этот показатель, указывает прежде всего на степень рисков компании. Чем глубже документированы бизнес-процессы, тем выше шансы на то, что они будут соблюдаться, тем ниже риск ошибок, связанных со словами "не знали". Поэтому, повышая требования по показателю KPIB-24, мы по сути конкретно и проверяемо требуем снизить риски компании, связанные с ошибками в бухгалтерском и налоговом учёте.
KPIB-39 — показатель "Уровня автоматизации работы бухгалтерии". Этот показатель иллюстрирует состояние дел как по рискам, так и по активам — и именно в разрезе "себестоимость", прежде всего. Чем выше уровень автоматизации — тем ниже вероятность "случайной" ошибки и тем проще исправить системную ошибку. Кроме того, высокий уровень автоматизации экономит ручной труд — и как следствие, снижает себестоимость работы.
В заключении этого краткого разговора, хочу отметить, что очень полезно заполнять такую таблицу самостоятельно, советуясь и обсуждая своё мнение с коллегами и специалистами по KPIB. Это позволяет как углубить и конкретизировать своё понимание ситуации в бухгалтерии, её роли и места в компании, так и "заточить" систему KPIB под потребности конкретной фирмы и конкретного подразделения.
