Обсуждение рабочих вопросов может быть разным и может принимать разные формы: заседание, совещание, конференция. Однако любой тип встреч, на котором каждый должен выступить в порядке своей очереди, не позволяет спокойно выслушать другого. Нужно сосредоточиться на собственном выступлении, ожидать своей очереди.
Это снижает эффективность встречи, поскольку многие идеи, которые могли бы быть озвученными, так и не появляются. Люди скучают, бывают раздражены, стремятся избежать подобных обсуждений. Но метод фасилитации все меняет кардинальным образом.
Приходилось ли вам вести процесс обсуждения рабочих вопросов? Не всегда удаётся расшевелить участников на новые идеи и решения? Многие откровенно скучают? Поучимся у фасилитаторов!
Помочь, направить, облегчить
Метод фасилитации заключается в том, чтобы помочь участникам раскрыться и поделиться идеями, направить собравшихся на поиск совместных решений, облегчить процесс консолидации разных позиций. Как фасилитатору это удаётся?
Фасилитация — это инструмент, который может применяться при проведении разных форм обсуждений — совещаний, сессий стратегического планирования, семинаров, воркшопов. Эффективность фасилитации не в форме, а в особенностях этого инструмента.
Сам термин произошёл от английского слова facilitate, которое имеет значения: помогать, направлять, облегчать. Понятие "фасилитация" обозначает процесс, совокупность навыков, а также набор инструментов для эффективного группового обсуждения.
Цель фасилитации — поиск и нахождение правильного метода, который даст возможность получить результат в ходе групповой работы. Фасилитация — это действия и усилия, направленные на организацию групповой работы.
Обычно рабочие вопросы обсуждают группой. Основная особенность групповой фасилитации — позиция лидера, который нейтрален и не берет на себя роль принимающего решения, он только помогает участникам это сделать самостоятельно. Он помогает собравшимся:
- идентифицировать проблемы,
- провести конструктивное обсуждение,
- в результате обсуждения принять оптимальное решение.
Этот лидер — фасилитатор, а подобное обсуждение — фасилитация.
Каким должен быть фасилитатор
Многие спрашивают у экспертов по фасилитации — может ли каждый стать фасилитатором, каким должен быть фасилитатор. Научиться может каждый, но для этого нужно стать лидером и освоить ряд навыков. Просто принять на себя роль фасилитатора и добиться ожидаемых результатов сможет не каждый. Дело в том, что фасилитатор как личность — это уже инструмент воздействия на группу участников. Фасилитатор должен быть влиятельным, иначе получить результат будет намного труднее вплоть до невозможного.
Фасилитатор — это опытный бизнес-тренер, который обладает технологиями эффективных коммуникаций. Автор ряда книг по фасилитации Тони Манн так выделил требования к фасилитатору. Фасилитатор должен уметь:
- Вести дискуссию в нужное русло.
- Анализировать предложенные решения и выбирать существенные.
- Принимать на себя риск и выводить участников из зоны комфорта, включая себя самого.
- Работать с разными группами, разных социальных и культурных типов и уровней.
- Легко ориентироваться в различных форматах бесед и встреч.
- Использовать и уместно сочетать различные инструменты и техники при работе с группой.
- Быстро реагировать на смену обстановки, преодолевать сложности и затруднения.
- Противостоять стрессу.
- Быть открытым и мотивировать людей на личностные изменения.
Профессиональный фасилитатор не станет пытаться навязать группе свои идеи, он на первое место ставит интересы группы. Он умеет воздержаться от собственной экспертизы, способен быть терпимым к участникам, не оказывать давление и не позволять им увязнуть в отдельных вопросах. Он умеет выдерживать динамику и умело ведёт к результату.
Он не несёт ответственности за принятые решения, но отвечает за качество обсуждения, позволяющее проявиться каждому участнику, принять решения на основе логики и разумных аргументов. Он создаёт условия, при которых каждый участник максимально сосредоточен на предмете дискуссии и вовлечён достаточно для участия в принятии важных решений.
Фасилитатор обязан поддерживать конструктивный диалог и уделять равное внимание всем участникам, управляя дискуссией, но не вступая в неё. Он обеспечивает принятие группой решения, лучшего из возможных.
Почему фасилитация не приравнивается к модерации
Казалось бы, люди дискутируют, а ведущий не включается в дискуссию — это описание модерации. Однако между фасилитацией и модерацией существенная разница.
Начнём с того, что существуют разные трактования модерации и фасилитации. Сложности в трактовании отчасти связаны с происхождением этих слов. Слово фасилитация — произошло из английского, а модерация — из немецкого. Но происхождение содержит и ответ. Фасилитация буквально значит "облегчение", а модерация — "обуздывание". И то и другое связано с ведением обсуждения, оба предусматривают ответственность за организацию переговоров, их ход, течение. Держать в руках течение переговоров нужно и модератору, и фасилитатору. Но фасилитация — более широкое понятие. Оно предусматривает обеспечение выхода, решения, разрешения трудного поиска.
После фасилитации участникам становится понятнее, легче, теперь у них есть выход. В то же время модерация обеспечит обсуждение, но не гарантирует, что само обсуждение не зайдёт в тупик.
Модерация гарантирует, что обсуждение не перепрыгнет на другую тему, останется в установленных рамках.
Фасилитация сложнее и результативнее. Это гибкая технология, состоящая их множества приёмов и техник. В процессе могут применяться плакаты, коллажи, зарисовки, даже конструкторы. Участники не ограничиваются темой, главное — найти решение.
Модерацию часто используют для обсуждения проблем, совещаний. Фасилитация необходима при решении конфликтных ситуаций, при принятии сложных решений, внедрении новшеств.
Пять правил фасилитатора
Фасилитация подчинена ряду принципов и правил. Рассмотрим 5 правил фасилитатора:
- Исследование процесса в противовес всеведению.
- Искренность, открытость участникам.
- Равенство всех участников независимо от их статуса в жизни и в бизнесе.
- Учёт мнения каждого.
- Установка, что все люди умны и способны решать задачи эффективно.
Техники фасилитации
Существует много различных инструментов фасилитации, но можно отметить несколько базовых техник:
Поиск будущего — техника, которую применяют, если собравшиеся ищут общую основу и планируют будущее своей организации.
Выход за рамки — метод, который применяется для разработки инновационных коммуникаций, отказа от устаревших способов взаимодействия, для поиска новых эффективных методов и совершенствования бизнес-процессов, а также поиска путей повышения эффективности.
Мозговой штурм — популярный метод, применяемый для поиска решений, в результате которого участникам удаётся найти совершенно новые идеи, даже если тема кажется тупиковой.
Поляризация мнений — метод, применяемый при необходимости перезагрузки — выливания негатива в связи с темой, и последующего конструктивного обсуждения темы. В результате удаётся определить пессимистичный и оптимистичный прогноз развития ситуации.
Открытое пространство — метод, позволяющий большой группе ответить на множество частных вопросов или решить много проблем в пределах одной темы. Техника предусматривает пошаговую работу в группе по следующей схеме:
- Формулировка ключевого вопроса. Что мы хотим? Как нам улучшить …? Как добиться …?
- Фокусировка на обсуждении. Что у нас есть сейчас?
- Генерация идей. Участник начинает, другие развивают его идеи. Каждый высказывается.
- Кластеризация идей. Все идеи совместно делят на группы и присваивают каждой группе название.
- Оценка идей. Участники оценивают идеи по следующим характеристикам: конструктивность, эффективность, результативность.
- План действий по внедрению решения. Составление дорожной карты исполнения решения.
Использование фасилитации в бизнесе
Фасилитацию все чаще применяют на совещаниях, при проведении круглых столов, в мозговых штурмах.
Как именно фасилитация в таких случаях используется? Чаще всего она нужна для следующих задач: поднять эффективность персонала, повысить мотивацию, развить персонал интеллектуально и создать более комфортные психологические условия при принятии сложных решений.
В бизнесе фасилитация все больше востребована в связи со следующими процессами.
Ответы на возникающие вопросы в современном мире нужно находить быстро. Уже нельзя себе позволить думать долго, чтобы прийти к взвешенному решению. Фасилитация позволяет провести те же процессы отбора, поиска, взвешивания, только в приемлемом темпе. Одна фасилитационная сессия может приравниваться к нескольким месяцам поиска решения. Такие вопросы, как привлечение клиентов, сохранение лояльности существующих клиентов, поднятие мотивации сотрудников могут обсуждаться более эффективно. Сложные и быстрые решения эффективнее, а иногда и единственно возможные только при применении техник фасилитации.
Актуальными становятся технологии совместных решений, групповых обсуждений, и если ими не пользоваться, можно потерять конкурентные преимущества.
Кроме того, какой бы ни была компания или команда, фасилитация способна поднять её эффективность. Участники, которые бывали вовлечены в процесс принятия решения путём фасилитации, работают после этого эффективнее и более мотивированы.
Тренды управления предлагают современным лидерам присмотреться к техникам, позволяющим получать быструю обратную связь от рынка. Именно технологии фасилитации помогают реализовать такие подходы.
Среди тенденций — и ценность человеческого капитала. Сотрудники, которые находятся в комфортных для себя условиях, имеют сильную мотивацию, способны генерировать идеи, создавать надёжные и конкурентные продукты. Фасилитация позволяет развивать сотрудников в подобном направлении, укрепляя таким образом компанию.
Любая успешная фасилитация — это результат совместной работы участников и фасилитатора. Участники увлечённо обсуждают важные для себя вопросы, воодушевляясь результатами обсуждения. Фасилитатор регулирует темп и уровень, направляя участников в правильное русло. В таком тандеме можно прийти к сильным и взвешенным решениям, которые поднимают компанию на более высокий уровень.
Команда ManGO! Games готова провести для вашей компании фасилитацию. Готовы обсудить — оставьте заявку на обратный звонок, заполните форму обратной связи или свяжитесь с нами по телефону!
