Увеличение прибыли и оптимизация затрат с помощью технологий внутреннего контроля и апгрейда бизнес-процессов

Иногда проще спросить, чем разбираться самому.

Есть повод для конструктивного разговора, если в вашей компании, бизнес-процессе или бизнесе наблюдаются следующие симптомы-вопросы (первая консультация — бесплатно):

• Отсутствует понимание (полностью или частично) как именно работает бизнес-процесс?
• В работе бизнес-процесса или компании периодически возникают неприятные неожиданности, часть из которых нелогичны?
• Конкуренты постоянно на шаг впереди?
• Выполнены рекомендации консультантов, но не видно результата?
• Сотрудники проходят регулярное обучение и повышение квалификации, но эффективность их работы не меняется?
• Установлено новое оборудование, но производительность выросла несущественно?
• Заменили руководителя, но работа подразделения не стала лучше?
• Прошли популярную международную сертификацию, но все осталось по-прежнему?
• Утвердили регламент процесса, но проблемы в его работе возникают с той же регулярностью?
• Тратите все больше денег на ремонт, но создаётся ощущение, что поломки и аварийные простои только увеличились?
• Продажи увеличились, но прибыль продолжает падать?
• Сократили расходы, но финансовый результат не улучшился?
• Копируете действия успешных конкурентов, но это не приносит результата?
• Чтобы вы ни делали, но на работе постоянный аврал?
• Тратятся огромные деньге на инвестиции в основное производство, но финансовые показатели стоят на месте, либо вообще ухудшаются?
• На складе постоянно не хватает необходимых ТМЦ?
• Высокая "текучка" персонала?
• На складе валяется много невостребованных ТМЦ, объем которых постоянно растёт?
• Производится качественная и востребованная продукция, но продажи топчутся на месте?
• Предоставляются скидки, проводятся промо-акции, даётся реклама, но продажи не растут?
• Все постоянно делается не вовремя?
• Есть ощущение, что нет полной отдачи от процесса (или даже компании в целом), но нет понимания что конкретно надо поменять?
• Постоянно нарушаются условия договоров как со своей стороны, так и со стороны контрагента?
• Планы постоянно не выполняются?

В зависимости от ситуации, могут помочь следующие мероприятия (на основании 20-летнего опыта и более 200 проектов):

1. Корпоративное обучение — внутренний контроль бизнес-процессов, внутренний аудит и "мягкие" методы оптимизации бизнес-процессов.
2. Оценка системы внутреннего контроля как компании в целом (включая состояние контрольной среды), так и отдельных бизнес-процессов, разработка/внедрение мер по повышению эффективности контрольных процедур.
3. Мониторинг проведения отдельных контрольных процедур.
4. Оценка дизайна и/или эффективности отдельных контрольных процедур.
5. Создание отдельных контрольных процедур в рамках бизнес-процессов.
6. Обучение методологии внутреннего контроля, от постановки задачи по контролю до разработки мер реагирования на результаты контроля.
7. Оценка состояния системы методов управления вариативностью (МУВ) результатов бизнес-процессов организации.
8. Совершенствование как отдельных МУВ, так и системы МУВ в целом.
9. Внедрение МУВ в практику управления бизнес-процессами.
10. Описание/моделирование бизнес-процессов.
11. Разработка КПЭ бизнес-процессов.
12. Создание регламентов бизнес-процессов.
13. Формирование/оптимизация организационной структуры.
14. Создание шаблонов и методик формирования отчетов.
15. Создание системы управленческой отчётности как по отдельным бизнес-процессам, так для организации в целом.
16. Совершенствование "мягких" навыков сотрудников — описание и моделирование бизнес-процессов, управленческий анализ финансовой отчётности, создание отчётов и регламентов, бизнес коммуникация (устная и письменная).
17. Создание службы внутреннего аудита.
18. Планирование деятельности функции внутреннего аудита с учётом требований внешней среды, текущего состояния системы внутренних контролей компании и ожиданий руководства.
19. Обучение специалистов службы внутреннего аудита необходимым профессиональным и техническим навыкам.
20. Оценка эффективности работы внутреннего аудита.
21. Анализ плановых и фактических технологических потерь (обоснованность, точность расчёта и т.д.).
22. Анализ нормативов для ресурсов, используемых в производственном процессе.
23. Оценка/разработка/реализация мер по сокращению затрат как в целом по компании, так и по отдельным бизнес-процессам.
24. Оценка/мониторинг системы исполнения поручений руководителя.
25. Анализ избыточности системы отчётности по отдельным бизнес-процессам и процедурам.
26. Оценка достоверности отчётов и презентаций для совета директоров и акционеров/собственников компании.
27. Оценка выполнения бизнес-процессов и процедур на соответствие внутренним регламентам.
28. Формирование перечня антикризисных мер управления, мониторинг их реализации.
29. Анализ выполнения КПЭ.
30. Внутрикорпоративный бенчмаркинг (для компаний, в состав которых входят сопоставимые структурные единицы).
31. Экспертиза внутренних нормативных документов на предмет наличия механизмов, обеспечивающих их исполнение.
32. Оценка соблюдения принципа разграничения полномочий (segregation of duties) с созданием карты рискобразующих комбинаций полномочий, разработка/внедрение мер по повышению эффективности процесса управления полномочиями.
33. Оценка процессов принятия/согласования/авторизации управленческих решений, разработка/внедрение мер по повышению эффективности процессов принятия/согласования/авторизации управленческих решений.
34. Оценка управления доступом к информации, разработка/внедрение мер по эффективному управлению доступом.
35. Комплексная оценка бизнес-процессов (модель по методике Toyota Production System, 4 основных состояния развития БП, 11 драйверов развития и функционирования, 178 показателей), разработка "дорожной карты" развития бизнес-процесса.
36. Формирование и оценка сводных показателей бизнес-процесса "Закупки" (динамика расхода, оборачиваемости и остатков ТМЦ, динамика цен закупки, ABC-XYZ анализ, оценка и т.д.).
37. Выборочный анализ и оценка закупочных цен и условий сделок.
38. Проведение пилотных тендеров с участием консультанта как независимого наблюдателя.
39. Оценка обоснованности объёмов для закупки.
40. Сверка результатов тендеров с условиями заключаемых договоров.
41. Оценка обоснованности срочности закупки.
42. Оценка структуры контрагентов (например, с целью увеличения доли производителей, снижения доли посредников).
43. Консолидация закупок с целью оптимизации и централизации (для компаний, в состав которых входят сопоставимые структурные единицы, например, филиалы или заводы).
44. Оптимизация затрат на закупаемые ТМЦ.
45. Оценка процесса заключения (квалификация контрагентов, организация и проведение тендера, полнота участников и т.д.) и исполнения договоров (увеличение сроков, стоимости, обоснованность допсоглашений, применение штрафных санкций, оптимальность разовой партии для закупки конкретного ТМЦ и т.д.).
46. Разработка методологии/создание/мониторинг использования базы данных контрагентов.
47. Оценка состояния дебиторской задолженности (в первую очередь на предмет её ликвидности) и процедур управления ДЗ, разработка/внедрение мер по эффективному управлению ДЗ.
48. Оценка процедуры приёмки заказов (например, заказы принимаются не в полном объёме, неправильно расставляются приоритеты при ограниченном объёме предложения).
49. Оценка завышения/занижения плановых цен продаж при планировании.

50. Выявление и анализ применения экономически необоснованных скидок и прочих преференций (отсрочки платежа, фиксация цены, отказ от применения штрафных санкций и т.д.) покупателям, разработка/внедрение процессов управления скидками/преференциями.

51. Оценка фактически выполненных объёмов работ (сметы vs акты vs факт).
52. Оценка аффилированности подрядчиков с сотрудниками компании (потенциальные "карманные" подрядчики).
53. Оценка обоснованности использования услуг подрядчиков (подрядчики vs штат).
54. Выборочный анализ актов сдачи-приёмки выполненных работ (приёмка по актам КС-2 более дорогостоящего оборудования по сравнению с фактически установленным, приёмка по актам КС-2 материалов и оборудования по завышенным ценам (по сравнению с рыночными) и т.д.).
55. Анализ стоимости материалов в сметах/актах (своё vs куплено подрядчиком).
56. Разработка методологии/создание/мониторинг использования базы данных подрядчиков.
57. Анализ смет (необоснованное применение повышающих индексов, необоснованное использование старых баз единичных расценок на работы, применение завышенных по сравнению с утверждёнными в компании индексов изменения сметной стоимости, применение неправильных расценок и т.д.).
58. Оценка реальности использования основных средств (обоснованность начисления амортизации, текущих расходов на обслуживание и т.д.)
59. Оценка реальности списания ГСМ.
60. Оценка полной стоимости владения основным средством.
61. Оценка оптимальности текущих расходов на обслуживание основных средств.
62. Расчёт аварийного запаса основных средств.
63. Анализ аренды основных средств (аренда vs собственные основные средства).
64. Оценка состояния складского хозяйства — надлежащее хранение, быстрый поиск, отпуск и проверка наличия, наличие идентификаторов (ярлыки и т.д.) и т.д.
65. Мониторинг проведения/создание процедуры инвентаризации (оценка соблюдения всех положенных процедур, на основании чек-листа, 55 пунктов).
66. Оценка правильности итогов инвентаризации (обоснованность оценки стоимости неликвидов, обоснованность и правильность подсчёта и оценки стоимости недостач и излишков, а также повреждённых и залежалых ТМЦ).
67. Оценка оптимальности остатков ТМЦ, разработка/внедрение мер по эффективному управлению запасами, включая расчёт нормативов неснижаемых остатков.
68. Оценка процедур управления нормативными справочниками ТМЦ (SKU).
69. Поиск/анализ причин образования неликвидных/залежалых ТМЦ.
70. Оценка/разработка методологии расчёта инвестпроектов.
71. Анализ расчётов по инвестпроекту.
72. Управление/мониторинг рисков инвестпроектов.
73. Оценка реальности результатов инвестпроектов.
74. Оценка достижения цели инвестпроектов.
75. Построение системы контроля выполнения проектов: показатели контроля хода проектов, методика их учёта и формирования, отчётность по проектам и т.д.
76. Мониторинг выполнения проектов: показатели контроля хода проектов, методика их учёта и формирования, отчётность по проектам.
77. Оценка системы внутреннего контроля (СВК) бизнес-процесса, разработка "дорожной карты" оптимизации СВК.